Dlaczego warto zainteresować się finansami firmowymi

Ale dlaczego ?

 
Masz firmę, a finansami zajmuje się księgowa. Dlaczego angażować w to czas ? Przecież prowadzenie firmy wymaga zaangażowania przede wszystkim w operacyjne sprawy produkcji/handlu/usług oraz sprzedaż. Do tego jeśli jesteś typowym przedsiębiorcą to pewnie jak większość po prostu się na tym nie znasz i tego nie lubisz. OK, pełna zgoda, że „solą tej ziemi” jest to czym się właśnie zajmujesz. Tylko, że finanse to nie tylko spełnienie ustawowego obowiązku prowadzenia ksiąg, a podejście na zasadzie „niech księgowa weźmie faktury i policzy podatki” czyli pozostawienie finansów samym sobie spowolni Cię i wystawi na ryzyka. Co więcej gdy te ryzyka się zmaterializują, będą Cię kosztowały na prawdę dużo dodatkowej energii i pieniędzy.

Typowy obrazek

 
Zadajesz sobie pewnie pytanie jak finanse mogą mnie spowolnić lub o jakie ryzyka chodzi ?

No to popatrz na taki obrazek, który z naszych doświadczeń popularny jest zwłaszcza w małych i średnich prywatnych biznesach:

„Zleciliśmy księgowość wykwalifikowanej księgowej, raz w miesiącu, zazwyczaj na ostatni moment po jej monitach przekazujemy faktury i czekamy, aż po zmaganiach tuż przed terminem wpłaty podatków ona je policzy i poda nam kwoty do zapłaty. Standardem jest, że wymiana dokumentów i informacji polega na zrzuceniu jej stosu faktur, a ona odeśle nam mailem kwoty podatków i ewentualnie pomęczy nas telefonicznie o jakąś zaległą fakturę. Generalnie kwoty do zapłaty dostajemy tuż przed terminem, a jakikolwiek dostęp do danych odbywa się przez „ludzki interfejs” naszej Pani księgowej w terminie kilku dni.

Jeśli nachodzą nas pytania np. gdzie przesadziłem z kosztami, na jakim produkcie / usłudze / kliencie zarabiam i ile, dlaczego pomimo dobrej sprzedaży nie mam kasy na koncie, itd. to zakładamy, że my jako szef biznesu powinniśmy sami znaleźć odpowiedzi na takie pytania. Przecież to co możemy oczekiwać to najwyżej porada czy/jak upchnąć fakturę z prywatnymi wydatkami w koszty firmowe.”

Cóż … można by to uznać za akceptowalną sytuację w przypadku mikrofirmy z powiedzmy 30 fakturami, na książce przychodów i rozchodów, w której natura zagadnień jest na tyle prosta, że ani księgowa ani właściciel aby efektywnie działać nie muszą wychodzić poza ten schemat. Ale gdy tak to wygląda w przypadku małej/średniej spółki już z grupką pracowników, z pełną księgowością, obrotach liczonych w milionach, szerokim portfolio produktów/usług to pokażmy też drugą stronę medalu, która odpowiada za wspomniane wcześniej spowolnienia i ryzyka.

Druga strona medalu

 
Podzielmy to sobie na kilka obszarów:

 
W księgowości często wykonawca (księgowa) koncentruje się na tym co w przypadku nie zrobienia wywoła natychmiastowe negatywne konsekwencje, a więc na czas liczy podatki i raportuje do urzędów państwowych. Jednak poza tym powinna być wykonywana niemała sfera czynności nazwijmy to porządkowo-sprawdzających, które co prawda nie są wymagane prawem ale bez których po prostu nie można utrzymać poprawność ksiąg. Jeśli brakowało czasu, determinacji lub formalnych procedur pracy i kontroli to po prostu one są niewykonywane i objawia się to np. w:

• niezidentyfikowaniu brakujących faktur (a więc firma płaci zawyżone podatki),
• niezidentyfikowaniu nadpłat (niesłuszny wypływ gotówki z firmy)
• niedopłatach podatków i składek (wezwania + finalnie kontrole skarbowe)
• zaniżone koszty amortyzacji (tym samym wyższe podatki)
• itd.

Czy coś takiego możesz dostrzec? Nie mając świadomości i wiedzy jak to zrobić – NIE, w większości przypadków nawet się o tym nie dowiesz…

 
W kadrach i płacach zasada jest podobna tzn. koncentracja na sprawach wywołujących natychmiastowe negatywne konsekwencje, a więc priorytet mają policzenie płac na czas oraz wysłanie deklaracji ZUS i PFRON. To co czeka na wolny czas, nie jest wymuszone przez procedury pracy (bo nie istnieją) i często się nie doczeka objawia się np. w:

• niekompletnych teczkach pracowniczych (w przypadku kontroli Inspekcji Pracy – problemy/kary)
• braku przypomnień o wygasających badaniach lekarskich/uprawnieniach (w przypadku kontroli problemy/kary)
• braku przypomnień o wygasających umowach o pracę (negatywne wewnętrzne i zewnętrzne konsekwencje)
• nieaktualnych stanach urlopów (pracownicy nie wiedzą ile wolnych dni pozostało)
• itd.

 
W sferze wymiany dokumentów i informacji dominują na bieżąco wykonywane telefony i maile – taka forma wołania zza biurka gdy ktoś czegoś potrzebuje. OK, może na małą skalę jest to akceptowalne, jednak takie chaotyczne metody kosztują – czas, pomyłki, pieniądze, utracone szanse, oto przykłady:

• gdy potrzeba podejrzeć ostatnią fakturę od dostawcy – zamiast dostępu online do bazy skanów są telefony, maile, czekanie
• gdy w ostatnim miesiącu jest kilka brakujących faktur i niewyjaśnionych zapłat to zamiast czytelnego zestawienia całości razem z pytaniami (aby zrobić to raz i w dogodnym czasie) jest marnowanie czasu na osobne telefony/emaile robiąc zapiski co jeszcze wyjaśnić
• gdy trzeba sprawdzić jakie były do zapłaty podatki w poprzednich mies. bo w tym znacząco się różnią – zamiast dostępu do czytelnego zestawienia on-line jest niepotrzebne przeszukiwanie skrzynki mailowej
• gdy potrzeba zwykłe raporty finansowe (np. rachunek zysków czy zestawienie kosztów) aby zorientować się czy firma zarabia lub przekazać do banku „pod kredyt” – zamiast odczytać je z archiwum są prośby o przygotowanie i długie oczekiwanie (a związane z tym sprawy „cisną” …)
• mając informacje o płatnościach (wynagrodzenia, podatki, składki) zamiast wygodnego ładowania do systemu bankowego jest wklepywanie pozycja po pozycji i związane z tym błędy w kwotach, rachunkach
• zwłaszcza w kadrach gdy księgowa potrzebuje wielu informacji (dane pracowników, umów, itd.) cyklicznie dzwoni i mailuje po brakujące dane. Masa czasu jest marnowana na zbieranie danych zamiast zebrać je wszystkie w jednym kroku za pomocą wygodnych formularzy
• gdy księgowa i osoby w firmie potrzebują od drugiej strony dokumentów, informacji, załatwienia spraw to zamiast wygodnej listy spraw do załatwienia z systemem informowania, przypomnień, archiwizacją wątków korespondencji i załączników przyjmuje to formę chaotycznych maili i telefonów, gdzie nie daje się ogarnąć kto i co i na kiedy ma jeszcze zrobić – więc część spraw się nie wydarza.

 
Zarządcze wsparcie właściciela często ogranicza się do porad typu: jak „włożyć w koszty” jakiś tam zakup. Dlaczego ? Po prostu wiąże się to z kompetencjami merytorycznymi, których często księgowa czy kadrowa nie ma – zresztą nie ma co za to winić bo to inna specjalizacja. Tak więc zarządzający tracą czas, szanse biznesowe, pieniądze bo nie wiedzą:

• co wpływa na to, że osiągnęli taki a nie inny wynik finansowy i co należy skorygować
• na jakich produktach/klientach i ile dokładnie zarabiają
• co wpłynęło na to, że pomimo dużej sprzedaży jest mało gotówki
• jakiego poziomu stanu na koncie należy się spodziewać w najbliższych dniach/tygodniach
• jakie są warianty zewnętrznego finansowania i jak zaplanować finanse na większe inwestycje
• itd.

 
Jak widzisz nie zawsze prawdziwe jest stwierdzenie „moja księgowa to fajna babka, żadnych kar nie płaciłem więc finanse działają jak trzeba”. Jednak także nie zawsze prawdziwe jest to, że poprzestając na takim podejściu Twoje finanse firmowe są w opłakanym stanie. W tej dziedzinie jak i w innych obowiązuje zasada, że jeśli się czymś nie interesujemy to efekty są marne, a jeżeli zainwestujemy choć trochę czasu to efekty na pewno się poprawią.

Czy więc masz zostać finansistą ? Absolutnie nie.

Po prostu powinieneś wiedzieć jako zarządzający (tak jak w innych obszarach wykonywanych dla Ciebie przez współ/pracowników):

Jak to zrobić ?

 
Oczywistym jest, że w przypadku tak zwanych usług profesjonalnych (lekarze, prawnicy, informatycy, księgowi, itd.) nie będąc ekspertem w danej dziedzinie ciężko nam:

• określić jak powinna być wykonana dana praca,
• zdefiniować jakich konkretnie efektów oczekiwać
• nie wiemy jak ocenić fachowość danego eksperta.

No bo na przykład gdy prosimy prawnika o przygotowanie umowy handlowej to jak zmierzyć czy zabezpiecza ona należycie nasze interesy i czy on jest w tym fachowcem? Albo zlecając projekt domu prosimy konstruktora o zaprojektowanie stropu i skąd mamy wiedzieć czy zaprojektował go odpowiednio mocny.

Podobnie jest z księgowymi czy innymi finansistami, a sfera ta nie jest taka enigmatyczna jak by się mogło wydawać. Więc zamierzam pokazać Ci jak w podstawowy sposób zweryfikować czy finanse są poukładane w sposób optymalny, a Twój finansista/księgowy się do tego nadaje.

Na początek sugeruję takie postanowienie: 2% swojego czasu zawodowego przeznaczyć na działkę finansów. Wydaje się niedużo, a te 2% które zamienia się w zaledwie 3,5h w miesiącu, posuną Ciebie do przodu bardziej niż inne aktywności. Ujmując inaczej: jeżeli dotychczas nie zajmowałeś się finansami to zapewniam Cię, że stając przed wyborem gdzie zaangażowane moje 2% czasu przyniesie największy efekt finanse wygrają ten ranking.

Po prostu nie ulegaj złudzeniu, że finanse w 100% oddelegowane komuś będą działać prawidłowo. Te 100% pracy musisz podzielić jako 2% po Twojej stronie a 98% zostawić wykonawcy.