Dlaczego

Mam księgowość więc w finansach więcej mi nic nie trzeba

Przepisy wymuszają, że księgowość pojawia się od pierwszego dnia istnienia firmy, a pozostałe sprawy finansowe kontrolujesz „w głowie” na wyczucie (marże, koszty, …). Gdy biznes przyśpiesza i zaczyna rosnąć trwanie w sytuacji gdzie finanse kończą się na księgowości przypomina sytuację w której kierowca dociska pedał gazu i jednocześnie ma opaskę na oczach. Jeśli nikt nie zamieni Twojej ręcznej kontroli na profesjonalne finanse to nie będziesz się rozwijał i zarabiał tak jak byś mógł i nawet nie będziesz tego świadom. Pamiętaj: finanse firmowe zaczynają się od księgowości ale na niej nie kończą.

Skoro księgowa, jakoś zajmuje się finansami to wszystko jest OK

Jesteś tak silny jak Twoje najsłabsze ogniwo – wiele firm upadło pomimo, że miało genialny produkt i sprzedaż, ale ktoś np. nie policzył jak na tym zarabiać. Finanse to obszar wspierający biznes jak informatyka, czy zarządzanie ludźmi, ale tak jak nie ma zwycięskich firm ze słabymi ludźmi i niezinformatyzowaną działalnością tak nie ma zwycięskich firm z kiepsko zorganizowanymi finansami. Finanse nie są wyjątkiem: jeśli są słabo zorganizowane to Cię hamują, a jeśli dobrze to wyprzedzasz konkurencję – dlatego nie łudź się, że jeśli się nimi nie interesujesz to, są prowadzone prawidłowo i wszystko jest wzorowo.

Moje finanse są wzorowe bo księgowa jest 'taka miła, komunikatywna i dobrze zna przepisy’

Sorry, ale zacznij odróżniać cechy, księgowego ważne przy personalnych kontaktach od cech, które są fundamentalne dla dobrej jakości pracy i wspierania Ciebie w biznesie. Nie potrafiąc ocenić nie znanej Ci dziedziny zaczynasz oceniać ją tylko po tym co możesz ocenicć a więc po tym co widzisz i słyszysz – to bardzo ludzkie, ale jednocześnie prowadzi na manowce. Skoro nie potrafisz ocenić samemu to zwróć się do kogoś kto potrafi to ocenić.

Obowiązki na styku z księgowością to zawsze dużo zaangażowania, zamieszania i niekończących się emaili
i telefonów

Z racji, że nie znamy innych rozwiązań zakładamy, że „tak już musi być”. Dopiero gdy zobaczymy, że ktoś to robi inaczej pojawia się „aha moment” i chcemy tak samo. Naprawdę księgowość czy szerzej finanse nie muszą oznaczać przede wszystkim żmudnych i nudnych emaili czy telefonów dotyczących kolejnych faktur, płatności, umów, itp. To można poukładać w sprawne procesy, a uwagę i energię skierować na finanse podpowiadające jak się szybciej rozwijać

W moich danych finansowych nie ma błędów (małe/średnie firmy)

Ktoś powiedział, że gdyby motoryzacja odpowiadała poziomem, który widać w finansach firmowych to większość właścicieli aut zamiast jeździć czekałaby, aż mechanik skończy przy nim dłubać, większość uwagi poświęcając na utrzymanie samochodu w sprawności zamiast na korzystanie z niego, a pod maską byłaby cała fura usterek, o których kierowca nie ma pojęcia (do czasu). Niestety to porównanie czasami jest zaskakująco trafne dlatego warto zawczasu wybrać odpowiedniego „mechanika”.

Najpierw rzetelne podstawy

Trzeba rozpocząć od podstaw czyli uporządkowanej i rzetelnej księgowości. Dopiero wtedy są podstawy (rzetelne dane i głowa wolna od spraw ewidencyjnych) aby wdrożyć cykliczne monitorowanie i zarządzanie finansami. Równolegle uruchamiamy trzeci element – stały proces optymalizacji finansów. Często spotykane próby pójścia na skróty, gdzie na bazie „kulejącej” księgowości, chce się punktowo gasić pożary, które można było wykryć dużo wcześniej to „droga przez mękę”. W finansach jak w innych dziedzinach: łatwiej i taniej jest zapobiegać niż leczyć.

Nudne i żmudne obowiązki na styku z ksiegowością tak łatwe i wygodne jak tylko można

To, że przez lata w tysiącach firm wszyscy się przyzwyczaili, że współpraca z finansami to niekończące się maile i telefony dotyczące faktur, zapłat, deklaracji, itp. nie oznacza, że tak musi być. Współczesna technologia zmieniła wiele dziedzin, w księgowości i finansach dotychczas dotyczyła głównie usprawnień w pracy finansistów zamiast wygody i łatwości pracy użytkowników na styku z finansami. Dla nas ta wygoda i łatwość pracy klienta jest w „top 3” naszych priorytetów i bynajmniej nie jest to marketingowy truizm bez pokrycia w faktach

Profesjonalne finanse wychodzą poza sferę sprawozdawczości

w firmach finanse zazwyczaj są sprowadzone do księgowości nastawionej na raportowanie do urzędów (podatki, deklaracje, itp.). To jest OK, ale tylko na wczesnym etapie działania firmy. Gdy firmy rosną, ich właściciele zazwyczaj pozostawiają tę sferę nietkniętą i ich obecni księgowi również. Priorytety powinny być inne – obowiązki urzędowe realizowane w tle, a czas i uwaga skierowana na sprawy finansowe pomagające w zarabianiu pieniędzy tak samo jak w przypadku rozwoju produktów/usług, sprzedaży czy produkcji. My podpowiemy jak.

Procedury, plany, zadania, terminy, …

Jakość, terminowość, kompletność nie bieże się z przypadku. Krótkookresowo może wynikać z cech osobowych wykonawcy (księgowego) i sprzyjających okoliczności (brak spiętrzeń w pracy, zdarzeń losowych) ale to prędzej czy później zawodzi. Długookresowo jest to zawsze efekt przemyślanej organizacji pracy. Finanse nie są wyjątkiem i tak jak w innych dziedzinach jest to efekt wypracowanych formalnych procedur pracy, planowania, czytelnego przydziału zadań, monitorowania terminowości i dobrze wdrożonych narzędzi pracy. Zresztą czy widziałeś duże firmy gdzie ich sukces bazował wyłącznie na charakterach pracowników, a nie ogranizacji firmy ?

Najlepsi się specjalizują

Typowe biura księgowe i doradcze obsługują każdy typ podmiotu (spółki, działalności gosp., fundacje, itd) z każdą formą ewidencji i często w każdym aspekcie finansowym (księgowość, analizy, finansowanie, doradztwo prawne, audyt, itd.) – taki odpowiednik robienia wszystkiego dla wszystkich. Nie da się być najlepszym robiąc wszystko dla wszystkich – jeśli chcesz być najlepszy to musisz się określić co robisz a czego nie (chyba, że priorytetem jest maksymalizacja przychodów kosztem jakości usług)..

Jeśli nie można czegoś zrobić najlepiej to trzeba odddać komuś kto zrobi to najlepiej (a nie brać się za to samemu)

Konsekwencją wcześniejszego założenia, jest to że trzeba się oprzeć pokusie dodatkowych przychodów w komplecie z średnią jakością. Chcąc zapewnić klientom kompleksową usługę trzeba znaleźć dla nich najlepszych w danej dziedzinie fachowców i wesprzeć klienta jako jeden zespół. Dlatego w dziedzinach pobocznych grupa sprawdzonych partnerów sprawdza się najlepiej. Dlaczego ? Po prostu najlepsi prawnicy nie pracują w biurach rachunkowych tylko w kancelariach prawnych, najlepsi audytorzy w firmach audytorskich, a najlepszy kredyt bankowy znajdziemy u brokerów, którzy się tylko tym zajmują.