Co wymaga Twojej uwagi w finansach – Księgowość cz.1

Słonia w całości nie zjemy więc podzielmy go na kawałki

 
Aby było łatwiej ugryźć temat, ale także aby potem pokazać kolejne etapy organizowania finansów firmowych wydzielmy 3 obszary działania:

Księgowość – nazwijmy to tak w uproszczeniu aby było łatwiej, jednak de facto oznacza to spełnienie wymogów prawnych, zbieranie danych i operacyjną obsługę finansową:

1. Część spraw tutaj przynależnych wymusza na nas prawo tzn. musimy prowadzić wymagane prawem ewidencje księgowe i kadrowo-płacowe, musimy liczyć podatki, musimy raportować do urzędów państwowych (Urząd Skarbowy, ZUS, GUS, KRS, itd.).
2. Także, niejako przy okazji zbieramy dane, które są nam potrzebne aby prowadzić biznes a więc zbieramy dane aby wiedzieć :
   • jakie mamy mamy przychody, koszty i ile zarabiamy,
   • jaki mamy majątek (ile pieniędzy na kontach, ile towaru na magazynie, itd.)
   • jakie mamy niezapłacone należności od klientów i do kiedy
   • jakie mamy niezapłacone zobowiązania do dostawców i do kiedy
   • itd.
3. W ramach tej grupy jest też trzeci element a więc wszystkie czynności operacyjno-administracyjne, które musimy wykonywać aby firma normalnie funkcjonowała, a więc:
   • wystawianie faktur sprzedaży, zbieranie faktur zakupu i innych dokumentów
   • płatności podatków i płatności zobowiązań dostawcom
   • prowadzenie ewidencji obecności
   • prowadzenie ewidencji pomocniczych potrzebnym finansom (wartości magazynów, rejestr środków trwałych, kartoteka pracownicza, itd.)

Zarządzanie finansami – upraszczając sprawę to kontrola od strony finansowej czy biznes zarabia tak jak tego oczekujemy. Np. sprawdzamy jaka jest marża na danym produkcie, czy wybrany koszt nie jest zbyt wysoki, ile gotówki wygenerowaliśmy w ostatnim miesiącu. itp. Gdy biznes jest w rozmiarze mikro to właściciel liczy takie rzeczy samodzielnie na kalkulatorze czy wręcz przysłowiowej serwetce. Gdy natomiast biznes rośnie to … zazwyczaj pojawia się tutaj pustka (o tym później) niemniej powinno mieć to formę powtarzalnych procedur przeglądu danych wraz z ich interpretacją. Ktoś kompetentny to powinien przygotowywać, używając odpowiednich narzędzi do obróbki danych a potem do ich prezentacji a zarządzający powinni te informacje regularnie (co nie znaczy pracochłonnie) przeglądać i w ślad za nimi korygować kurs firmy.

Warto dodać, że nie mając uporządkowanej i zbierającej odpowiednie dane poprzedniej sfery „Ksiegowości” trudno się tutaj dorobić sensownych efektów.

Doradztwo – akcje (często związane z jednorazowym zdarzeniem) albo nakierowane na rozwiązanie konkretnego problemu albo na usprawnienie dwóch wcześniejszych obszarów. Zazwyczaj do ich realizacji są potrzebne bardzo specjalistyczne kompetencje dlatego przeważnie realizują je zewnętrzni doradcy, prawnicy, audytorzy, konsultanci. Sztuką tutaj jest odpowiednio zdiagnozować istnienie problemu, zdefiniować co trzeba zrobić, dobrać odpowiedniego wykonawcę oraz współpracując z nim doprowadzić sprawę do końca. Przykłady:

• optymalizacja podatkowa (specyficzna transakcja, zmiana formy działalności, itp.),
• analiza opłacalności inwestycji
• wdrożenie budżetowania (przygotowywanie budżetów, analiza odchyleń, korekty)
• wdrażanie nowych rozwiązań we wcześniejszych obszarach (elektroniczny obieg faktur, monitoring marżowości produktów, cykliczne planowanie stanu gotówki, itd.)

Od czego zacząć

Jaka kolejność

Natura sprawy jest taka, że niższe warstwy tej piramidy muszą funkcjonować jak trzeba, aby brać się za wyższe. Na przykład jeśli w ramach księgowości w księgach nie zbieramy w rzetelny i odpowiednio sklasyfikowany sposób danych o przychodach i kosztach to w ramach zarządzania finansami nie będziemy mieli danych do analiz wyniku finansowego czy marżowości produktów. Albo jeżeli będziemy na etapie zmagania się z tematem komu, kiedy i za co zapłacić czy też z dostarczaniem dokumentów do księgowości na czas to nie będziemy mieli głowy/czasu aby spędzać czas nad analizami i zastanawianiem się jak skorygować kurs firmy bo tu czy tam nie zarabiamy.

Niestety wiele firm permanentnie jest na tym etapie. Są jak w tym żarcie z bieganiem z pustą taczką – tak zajęci bieżącymi sprawami i związanymi z nimi problemami, że nie mają czasu się zorientować dlaczego na tej całej bieganinie nie zarabiają. Po prostu nie „poukładali” wielu obszarów firmy (w tym finansów) i goniąc za maksymalizacją skali działania / przychodów problemy czy wręcz bałagan z innych obszarów ich absorbują czy wręcz zatrzymują w dalszym wzroście (i często nie zdają sobie z tego sprawy, zrzucając winę na rynek, konkurencję, pracowników).

Dalej w górę piramidy z drobnymi wyjątkami jest podobnie tzn. jeżeli regularnie nie przeznaczamy choć trochę czasu na to aby pochylić się nad kilkoma zestawieniami z finansów pokazującymi czy zarabiamy jak trzeba, czy koszty nie są „przewalone”, czy i ile generujemy gotówki to nie ma sensu angażować czasu w np. wdrożenie budżetowania, badania progu rentowności, itp.
 
 

Założenie

Na wstępie przypomnijmy, że nie jest Twoją rolą umieć wykonać czy też samodzielnie zorganizować poniższe tematy. Twoją rolą jest wiedzieć co potrzebujesz / jakie efekty powinny się pojawiać aby tego wymagać od tych którzy, to realizują.

Krok 1 – Księgowość

 
Jeżeli przeraża Cię objętość poniższego materiału to przejdź od razu do podsumowania na końcu i cofnij się tylko do interesujących Cię zagadnień, a dociekliwych zapraszam do przejścia temat po temacie:
 

Spełnienie wymogów formalnych

Zacznijmy od tego co wydaje się oczywiste – jako szef firmy musisz zapewnić spełnienie wymogów prawnych dotyczących prowadzenia ewidencji księgowych i kadrowo-płacowych. Dodatkowo trzeba zadbać o terminowe raportowanie do instytucji państwowych na czele z urzędem skarbowym i ZUS.
Tak więc po prostu potrzebujesz kogoś kto zobowiąże się, że pokryje wszystkie obowiązki prawne w zakresie finansów. W tym miejscu nie ma co się rozpisywać nad szczegółami, bo odpowiedź jakie to są konkretnie obowiązki zależy od sytuacji konkretnej firmy. Powinieneś jednak zwrócić uwagę aby po pierwsze wykonawca był do tego zobowiązany bo zupełnie inne podejście do pracy będzie gdy będzie działać na zasadzie „ja poksięguję/policzę ale formalnie odpowiada i podpisuje się pod tym szef” (czyli wariant tzw. pomocy księgowej), a inaczej gdy samemu formalnie będzie za to odpowiadać.
Po drugie zwróć uwagę, zwłaszcza gdy spółka rośnie, że sprawy nie ograniczają się już tylko do prowadzenia ewidencji oraz raportowania do urzędu skarbowego czy ZUS. Raz w roku jest raportowanie do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), pojawia się raportowanie GUS, NBP, PFRON, Intrastat, giełdowe (spółki notowane na giełdzie), itd. Warto mieć jasną sytuację z wykonawcą czy wszystkie obowiązkowe raportowania finansowe są pokryte czy też nie, a jeśli nie to jakie są wyjątki.
 

Jakość efektów pracy – WAŻNE !

Powiedzmy sobie szczerze – jeśli nie jesteśmy specjalistą to ciężko Ci ocenić jakość pracy księgowego i zaczynasz ją oceniać przez dostrzeganie lub nie widocznych przez Ciebie problemów (np. dostałem karę z urzędu czy nie) oraz to co łatwo Tobie ocenić, a więc komunikatywność / „responsywność”. A to błąd! Nie chcę deprecjonować dobrej komunikacji, bo ona też jest potrzebna jednak w finansach jest jak i w innych dziedzinach życia – podam przykład: wyobrażam sobie mrukliwego, mało przyjemnego w kontakcie chirurga, który jest mistrzem w swoim fachu na sali operacyjnej i odwrotnie bardzo elokwentnego i empatycznego lekarza partacza. Wolałbyś aby który Cię operował ? Przyznasz, że fachowość / jakość pracy jest tutaj priorytetem, a istotna ale drugorzędna cecha (komunikatywność) nie powinna być decydująca.

Skoro tak to rozprawmy się jeszcze z drugim mitem, który polega na tym że najlepszy księgowy to przede wszystkim najlepszy znawca prawa finansowego. Zastanów się: 99% faktur i innych ewidencjonowanych dokumentów to popularne, trywialne schematy, które każdy student księgowości opanowuje na pierwszych dwóch latach studiów. W końcu faktura za materiały czy paliwo w średniej wielkości spółce nie różni się od takiej faktury rejestrowanej w mikrobiznesie z prostą ewidencją księgową. Dopiero gdy firma rośnie to częściej zdarzają się skomplikowane transakcje, które wymagają zbadania jak to zaksięgować. Do czasu gdy nie masz skali gdzie operujesz miesięcznie grubymi setkami faktur, grubymi milionami obrotu (najczęściej zagranicznego) to Cię to prawie nie dotyczy. Więc nie zrozum mnie źle – wiedza na temat aktualnego stanu prawnego jest ważna i nie można jej bagatelizować, jednak nie jest to główny czynnik odróżniający dobrze i źle prowadzoną księgowość.

No to co wpływa głównie na jakość efektów pracy ? Otóż w skrócie jest to ścisłe trzymanie się reguł pracy i „nie chodzenie na skróty”. Hmm… brzmi enigmatycznie ? Na wstępie porównam to do pracy kucharza, który albo trzyma się ściśle przepisu albo … „zaoszczędzi” na tym czy tamtym składniku, będzie mieszał/mielił/kroił trochę mniej niż trzeba, szybciej wyjmie z pieca, itd. Efekt jest wiadomy – być może na pozór będzie wyglądało tak samo (zwłaszcza dla laika), ale jak się wgryziemy to różnicę zaraz poczujemy. W księgowości ten dobry przepis polega na posiadaniu i co ważniejsze stosowaniu formalnych, spisanych procedur pracy (jakie kroki wykonać, jak często, kiedy, co w ramach nich wykonać, itd.). Sednem jest aby istniał system pracy, który nie pozwala pomijać kroków których brak wykonania jest na pierwszy rzut oka niezauważalny dla firmy/zarządzających, ale niewykonanie niesie ze sobą błędy/ryzyka. Co więcej procedury powinny być tak skonstruowane aby ich stosowanie było równoznaczne z „dowiezieniem rezultatów” i pozwalało przełożonym sprawdzenie ich wykonania.

W tym miejscu zapewne typowi księgowi się wzburzą (ale po co, ja przez tyle lat bez tego, itd.). Prawda jest jednak taka, że aby zapewnić jakość przy rozsądnych kosztach w wielu branżach (i księgowość nie jest wyjątkiem) wymagane jest stosowanie procedur. Przykłady ?

• W małym hotelu pokojówka sprzątając kilka pokojów po prostu robi porządek wg uznania, wymienia pościel, odkurza, itp. W dobrych/dużych hotelach gdy pokojówki mają do posprzątania kilkadziesiąt/kilkaset pokojów to mają listy tych pokojów gdzie przy każdym z nich jest są pozycje do wykonania „wymiana pościeli”, „dołożenie mydełka”, „uzupełnienie lodówki” itd. Ta lista jest jej procedurą działania, a sprawdzanie list na koniec dnia przez szefową metodą zapewnienia jakości. Czy robiąc to metodami z małego hoteliku (na pamięć, wg uznania) uzyskano by odpowiednią jakość przygotowania pokoi ? Oczywiście nie.
   
• W typowym warsztacie samochodowym mechanik demontując części złoży je na stertkę np. na podłodze i składając będzie dobierał tak jak dziecko dobiera klocki gdy coś buduje – jak część nie zadziała to montaż poprawi, jak zostaną części to sprawdzi gdzie ich nie wmontował, itp. To jak we wcześniejszym przykładzie praca na pamięć i wg uznania. Tu jest o tyle łatwiej, że część błędów zaraz się ujawni jako nie rozwiązanie usterki. A gdyby taką metodą miałaby pracować montownia samochodów (tysiące części na wielu stanowiskach) to jaka byłaby jakość tych aut ? Oczywistym jest, że w jednym aucie monter by zapomniał o czymś a w innym z pośpiechu np. wkręcił mniej śrub. Itd. Oczywistym jest, że muszą istnieć procedury, co i w jakiej kolejności i z jakich elementów składać.

Tak więc jeżeli pełna procedura np. zamknięcia księgowo-kadrowego miesiąca liczy kilkadziesiąt kroków i takich firm księgowa ma powiedzmy kilkanaście to wszystkich kroków będzie 500-1000. Jak myślisz czy można nad tym zapanować ręcznie ? Dodam, że tutaj nie jest tak łatwo jak w powyższych przykładach gdzie efekt jest widoczny gołym okiem – brakującego księgowania, nie wykonanego sprawdzenia po prostu nie widać. Wniosek jest oczywisty. W praktyce w takich sytuacjach jakość nie jest zapewniona przez procedury pracy ale przez skrupulatność danej osoby, a to jest czynnikiem niekontrolowalnym i zależnym od sytuacji (np. charakter danej osoby, skupienie w danym dniu, natężenie pracy, itd.). Niestety praktyka pokazuje, że to ruletka i jak to w życiu – często to czego nie widać nie jest robione.
 

Puenta

Dlatego wnioski z wątku są takie – poproś swojego księgowego aby pokazał Ci:

• czy ma plany prac i jak je stosuje (co i kiedy ma być wykonane aby zdążać na wymagane terminy, a nie pracować na ostatni moment)
• czy ma procedury pracy tzn. spis czynności (chociażby checklistę), które są do wykonania w ramach prac bieżących, w ramach prac zakończenia miesiąca, roku, itd.
• czy i jakie ma procedury tzw. uzgodnień czyli weryfikacji / testów poprawności danych

 
 
Łatwo możesz o istnieniu lub braku ich przekonać się samemu:

• czy jesteś informowany kiedy dokładnie Twoja księgowa rozpocznie prace nad Twoją firmą i tym samym do kiedy masz dostarczyć dokumenty ? Czy wiesz dokładnie kiedy zwrotnie otrzymasz informacje ?
• jeśli poprosisz o pilny raport typu bilans czy rachunek wyników to zaobserwuj czy jest to tylko kwestia wydrukowania czy też może właśnie rozpoczyna się kilku godzinna/dniowa akcja łatania braków, aby taki poprawny raport stworzyć
• jeśli poprosisz o wykaz niezapłaconych faktur dostawców, klientów czy też stan rozliczeń z urzędami/pracownikami to zobacz czy/ile jest tam dziwnych, często bardzo starych i niewyjaśnionych pozycji.

Jeżeli w powyższych punktach zauważysz, że musisz długo czekać na proste dane, a potem w tych danych zauważysz właśnie takie dziwne pozycje to znak, że procedur brak lub są tylko na papierze i po prostu nie funkcjonują. Trzeba też dodać, że czasami jest to wina osób współpracujących z księgową (bo prosiła ale one nie dostarczyły jej informacji) jednak na pewno całościowo jest to obszar do poprawy.
 
 
Pamiętaj, że to o co się tutaj bijesz to unikanie najczęściej występujących rezultatów „niedomagań” w tym obszarze:

• płacenia wyższych podatków (ponieważ nie zaliczono do kosztów wszystkie dokumenty, które można by zaliczyć – np. z brakujących faktur)
• utraty gotówki z tytułu nierozpoznanych i niewyjaśnionych płatności (nadpłaty, niedopłaty, korekty, itp.)
• błędów raportowanych do instytucji państwowych (zwłaszcza do urzędu skarbowego), które niosą ryzyko kar
• słabej jakości danych do zarządzania finansami