Co wymaga Twojej uwagi w finansach – Księgowość cz.2

Krok 1 – Księgowość

Organizacja i wygoda współpracy

Na wstępie powinieneś uświadomić sobie 2 rzeczy:

1. praca księgowości/kadr to stały proces współpracy z resztą firmy, a nie jednorazowy akt przekazania drugiej stronie dokumentów/informacji.
   Problem z brakiem zrozumienia takiego podejścia to niestety spuścizna organizacji pracy we wczesnych etapach rozwoju firmy kiedy to ewidencja często była w uproszczonej formie (np. niewiele wymagająca księga przychodów i rozchodów) i całość współpracy sprowadzała się do schematu: „zrzuć księgowej stos dokumentów za ubiegły miesiąc i po jakimś czasie spodziewaj się emaila z kwotami podatków do zapłaty”. Do pewnego rozmiaru firmy to jest OK, ale w miarę gdy ona rośnie to wymiana dokumentów/informacji dotyczy coraz to nowych zagadnień (np. opisy/wyjaśnienia do faktur zakupu, wyjaśnienia dot. płatności do/od kontrahentów, zaliczki pracownicze w tym delegacje, stany zapasu, zmiany w środkach trwałych, itd.). Tak więc trzeba się pogodzić z faktem, że księgowość/kadry zbierają dokumenty/informacje w sposób ciągły oraz, że po stronie firmy „posiadacze informacji” muszą je po prostu dostarczać (na czas i kompletne).

 

2. sposób zorganizowania współpracy między księgowością, a resztą firmy:
   • bezpośrednio wpływa na jakość danych (patrz poprzedni punkt)
   • odbija się na ilości czasu, który Ty i Twoi ludzie w to angażujecie

Skoro tak, to powinieneś oczekiwać aby to całe „zamieszanie” 😉 związane z wzajemnym dostarczaniem sobie dokumentów/informacji było zorganizowane tak łatwo i szybko jak to możliwe czyli po prostu maksimum efektu przy minimum wysiłku.

Co jest do zrobienia – jak to zorganizować

 
Naturalnym sposobem wydaje się, aby księgowa po prostu przyszła, zadzwoniła lub wysłała emaila gdy coś potrzebuje. Ale czy aby na pewno to najlepsza metoda ?

Po pierwsze miej świadomość, że w księgowości jak i w innych cyklicznych usługach 90% spraw, które występują to te same zagadnienia, powtarzające się cyklicznie w tych samych momentach czasu (po zakończeniu miesiąca, w terminie zapłaty podatków, przed terminem wypłaty wynagrodzeń, itd.). W związku z tym czy aby na pewno wolisz aby ktoś Tobie lub innym pracownikom telefonem lub emailem „na zaraz” rozbijał Ci dzień czy możesz wolałbyś mieć z wyprzedzeniem czytelną listę spraw do wykonania, a dodatkowo abyś otrzymywał powiadomienie o nowej prośbie/zadaniu, a potem gdy zbliża się lub minął termin aby otrzymać przypomnienie ? Dodatkowo jeżeli te zadania miałyby być scedowane na inną osobę w firmie (zazwyczaj osobę od administracji) to czy nie było wygodnie móc podejrzeć listę takich spraw i zobaczyć czy wszystko jest zrobione i na czas ?
Lista zadań ma zastosowanie też w drugą stronę (szczególnie w średnich i dużych firmach) tzn. są na niej sprawy które są do wykonania po stronie księgowości / kadr. To pozwala na kontrolę tego o co poproszono, a jeszcze nie ukończono. Np. prosimy o raporty, informacje, zaświadczenia – jeśli takich tematów toczy się jednocześnie wiele warto móc podejrzeć to wszystko za pomocą jednej listy.

Wniosek jest taki: powinieneś od swojej księgowej/kadrowej oczekiwać zorganizowania łatwo dostępnej, na bieżąco aktualizowanej listy spraw do wykonania wraz z mechanizmem informowania o nowych sprawach i przypominania o tych do zrobienia. Forma tego może być różna – jeśli księgowość jest wewnętrzna to być może wewnątrzfirmowy system zarządzania zadaniami (jeśli istnieje), jeśli go nie ma to zwykła tabelka w Excelu na serwerze firmowym, a jeśli księgowość jest zewnętrzna to internetowy system z listą zadań.
Zauważ, że po stronie księgowości bez minimalnego zestawu procedur i narzędzi, które omówiono w części „JAKOŚĆ EFEKTÓW PRACY” ciężko to będzie zrealizować. Nikt ręcznymi metodami nie spamięta komu i w jakiej sprawie wysłać nowe zadanie (i to z wyprzedzeniem), nie utrzyma regularności codziennego sprawdzania statusów spraw aby dowiadywać się kto i czego nie zrobił i w ślad za tym wysyłać przypomnienia.

Zbieranie informacji dla księgowości/kadr

 
Naturalnym sposobem jest po prostu powiedzenie/napisanie przez księgową co jest potrzebne. To jest OK, tak długo jak:

• są to pojedyncze informacje
• udzielający informacji dobrze wie o co chodzi i w jakiej formie ma to dostarczyć

Przykłady to: „czego dotyczy ta faktura”, „jaka jest wartość magazynu towarów”, „data końca zatrudnienia osoby …”, itd. Ale gdy tych informacji zaczyna być na raz wiele i/lub nie ma jasności jak należy udzielić odpowiedzi (bo robimy to rzadko lub po raz pierwszy) to takie metody komunikacji po prostu są zawodne w tym sensie, że informacje spływają nie kompletne (potrzebnych było np. 11 danych a dostarczono 9) lub nie w takiej formie (proszono o konkretną datę a otrzymano tylko miesiąc). To naturalnie powoduje dopytywanie o brakujące rzeczy i zaczyna się robić ping-pong komunikacyjny.
Przykład: pracownik Janek odchodzi z firmy, więc informujesz kadrową, że odszedł, ona z kolei prosi o datę od kiedy i z jakiego powodu Janek odchodzi, Ty to podajesz, ona przygotowując dokumenty dla Janka i do ZUS dochodzi do wniosku, że potrzebuje informacje czy Janek był na urlopie w bieżącym miesiącu, więc Ty z racji na mijający termin rzucasz wszystko i się tym zajmujesz i ten ping-pong trwa dalej. Więc jak to powinno być zorganizowane ?

1. Po pierwsze powinieneś oczekiwać aby dostarczyć firmie spis najczęściej występujących sytuacji np. dla obszaru kadr: zatrudnienie nowego pracownika, zmiana warunków umowy, zakończenie zatrudnienia, itd. Spis jest po to abyś w 95% przypadków nie marnował energii i czasu na telefony w stylu „Droga Pani księgowo/kadrowo co mam zrobić gdy …” tylko wybrał z czytelnej listy pozycję, dzięki czemu zobaczysz co trzeba zrobić.

 

2. Po drugie dla każdego z przypadków powinien istnieć formularz, tabela czy inne dedykowane miejsce, za pomocą którego w jednym kroku zbiera się wszystkie potrzebne informacje. Co więcej jeśli pytania o dane nie są jasne to powinno być w nich czytelne wyjaśnienie o co chodzi. Często w takich przypadkach stosuje się listy wyboru, z której wybiera się adekwatny wariant.
   Formularz jest narzędziem, z natury kompletnym (ktoś wcześniej przemyślał aby umieścić wszystko w jednym miejscu), łatwo się nim operuje (można go przekazać innej osobie do wypełnienia) i łatwo się go archiwizuje (to nie jest rozmowa tel. czy też wątek emaili). Dlatego powinieneś zarządzić aby dla wszystkich, powtarzalnych akcji zbierania informacji przejść na formularze.

 

3. Po trzecie dopełnieniem tego rozwiązania powinna być integracja z listą zadań, tzn. jeśli dane wypełniliśmy i przekazaliśmy to tym samym zadanie jest wykonane, znika z naszej listy zadań i pojawia się do wykonania po stronie księgowej/kadrowej. Dzięki temu w przypadkach gdy w konsekwencji oczekujemy na jakiś rezultat np. raporty miesięczne, zaświadczenie o zarobkach, itp. to możemy śledzić czy zostało to wykonane, a jeśli nie to kiedy będzie.

Otrzymywanie informacji z księgowości/kadr

1. Podobnie jak w poprzednim przypadku pierwszym pomysłem, który przychodzi do głowy jest otrzymanie informacji mailem, a jeśli potrzeba jest pilna to telefon do księgowej. To jest dobre rozwiązanie dla sytuacji nierutynowych i/lub pilnych. Jednak w większości przypadków potrzebujesz w cyklach miesięcznych (ale także tygodniowych, kwartalnych i rocznych) tych samych informacji w tym samym układzie. Przykładem są miesięczne zestawienia podatków do zapłaty, historyczne raporty typu rachunek wyników czy bilans, kwoty wypłat, listy niewykorzystanych urlopów, itd. Takie dane gromadzone i później wyszukiwane w mailach to koszmar. Obok/zamiast dostarczania ich emailem powinieneś oczekiwać dostępnego on-line archiwum informacji.
   W przypadku księgowości wewnętrznej w najprostszej formie powinna to być chociażby odpowiednio zorganizowana struktura folderów na serwerze firmowym z uporządkowanymi, jednoznacznie nazwanymi dokumentami. W przypadku zewnętrznej księgowości powinien to być dostęp on-line do archiwum księgowo-kadrowego.

 

2. Drugi element, raczej już dla średnich i większych firm to dostęp on-line do operacyjnych danych finansowych. Co to oznacza ?
   Potrzebujesz np. na bieżąco sprawdzać, którzy klienci zapłacili w terminie, którym dostawcom należy właśnie zapłacić, podejrzeć aktualne zestawienie kosztów, itp. Te potrzeby ciężko jest zrealizować w formule „codzienna ewidencja w systemie księgowym/kadrowym -> eksport i udostępnienie danych”. To się nie sprawdzi ponieważ potrzebujesz aktualnych danych ad hoc, a nie „zdjęcia” sprzed x dni i to wtedy gdy nadszedł czas dostarczenia danych. Typowym przykładem co powoduje brak takiego dostępu jest sytuacja gdzie jednym torem są dostarczane do księgowości faktury (często raz w miesiącu), a drugim równoległym torem powstaje wewnętrzna lista w excelu z fakturami do zapłacenia. Zazwyczaj jest to bardzo zawodne – braki zapłat lub podwójne zapłaty do dostawców i brak panowania nad opóźnieniami wpłat od klientów.
   W odróżnieniu od okresowych raportów te dane muszą być po prostu dostępne on-line i są tutaj dwa warianty realizacji:
   • księgowość jest prowadzona na systemie utrzymywanym w firmie (lokalnie przez wewnętrzną księgową lub zdalnie przez zewnętrzne biuro). W takim wypadku potrzebujesz po prostu dostępu do systemu i zdefiniowanych w nim raportów.
   • księgowość jest prowadzona na zewnętrznym systemie (przez zewnętrzną księgową/biuro księgowe). W takim wypadku potrzebujesz wglądu on-line w ten zewnętrzny system. Można to zrealizować tak:
   • najwygodniejsze jest zainstalowanie w firmie modułu do odczytu synchronizującego dane z zewnętrznego systemu (lokalna kopia danych). Większość dobrych systemów posiada możliwość synchronizacji danych z modułami zewnętrznymi
   • zdalne logowanie się do zewnętrznego systemu (najmniej wygodna opcja bo zazwyczaj jest to nieczytelne rozwiązanie)
   • zewnętrzny internetowy dostęp do portalu umożliwiającego podgląd danych

 

3. Trzeci element, także dla średnich i większych firm to dostęp on-line do okresowych raportów finansowych, np. rachunku wyników, bilansu, raportu kosztów w okresie, itp. W przypadku systemów raportowych sprawa jest bardzo indywidualna – jest wiele dedykowanych systemów raportowania, także producenci oprogramowania do ewidencji księgowo-kadrowej oferują specjalne moduły do tego celu. Także można to zrobić za pomocą tego samego narzędzia, które służy analizom w sferze Zarządzania Finansami gdzie de facto robi się pogłębioną analizę tych zagadnień.
    
   Generalnie jest to temat na osobny artykuł, więc tutaj ograniczę się do kilku wytycznych abyś potrafił sformułować swoje potrzeby:
    
   • zacznij nie od narzędzia ale od decyzji co (jakie informacje), jak (forma prezentacji) i kiedy (jak często) chcesz oglądać. Odwrotna kolejność może oznaczać kupno drogiej zabawki, której nie będziesz używać. Można zauważyć częsty schemat gdzie po obejrzeniu prezentacji / demo efektownie działającego systemu raportowego stwierdzamy, że też chcemy mieć takie raporty, kupujemy i wdrażamy system, a potem przychodzi rozczarowanie, że nie ma efektu (ale to osobna historia dlaczego tak się dzieje …).
     Tak więc zacznij od prostych potrzeb, które masz, choć często nie będziesz potrafił ich doprecyzować np. „chcę co miesiąc zobaczyć w tabelce jaki był zysk za ostatnie pół roku”, „chcę zobaczyć jakie były koszty w ubiegłym miesiącu”, itp. Wtedy Twój księgowy/kadrowy powinien podrążyć temat i zaproponować konkretny raport, formę i sposób dostarczania.
     Dodatkowo powinieneś oczekiwać, że księgowy/kadrowy przedstawi Ci jak tego typu zagadnienie zazwyczaj się realizuje lub po prostu zaproponuje Ci „startowy pakiet raportów” (aby nie wymyślać koła na nowo – na pewno już ktoś kiedyś był w takiej sytuacji jak Ty i istnieje know-how na ten temat).

    
   Pochodną potrzeb z poprzedniego punktu jest narzędzie i nie wchodząc w szczegóły jeżeli masz czy to decydować o systemie raportowym czy też w przypadku zewnętrznej księgowości/kadr określić swoje potrzeby ogranicz się do 3 aspektów (zostawiając zwłaszcza techniczne aspekty innym)
    

   • system powinien być łatwo dostępny (w sensie ergonomii dostania się do informacji). Unikaj systemów w których proces zalogowania i odszukania opcji/pozycji w której są informacje dla Ciebie jest długi lub skomplikowany bo w takim wypadku w praktyce nie będziesz z niego korzystał.

    

   • raporty / informacje powinny być czytelne – po prostu. Oczywiście nastaw się, że po raz pierwszy musisz nauczyć się jak je czytać, jednak później albo łatwo będziesz z nich odczytywał potrzebne Ci informacje, albo okaże się że ich po prostu nie znajdujesz, że do odczytania potrzebna jest pomoc autora, że informacje są gdzieś ukryte w gąszczu innych niepotrzebnych, itd. i skończy się jak w poprzednim przypadku, czyli nie będziesz z systemu korzystał. Unikaj systemów z milionem różnych opcji/możliwości. Nadmiar jest tak samo zły jak brak.

    

   • upewnij się, że przygotowujący raporty może sprawnie te raporty wykonać – (oczywiście w przypadku zewnętrznej księgowości to już nie Twój problem). Chodzi o to, że jeżeli technicznie rzecz biorąc dane z źródłowego systemu/modułu księgowego/kadrowego nie mogą być łatwo pobrane i przekształcone w formę raportów to bądź pewien, że będą opóźnienia i błędy, wtedy Ty stracisz do tych raportów zaufanie i finalnie ten temat „umrze”.

    

4. Czwarty element to rozwiązania dedykowane dla konkretnych obszarów, np.
   • przy większej ilości faktur zakupu, które spływają do księgowości stałym strumieniem w trakcie miesiąca i/lub rozproszonej w firmie odpowiedzialności za zakupy z tych faktur powstaje potrzeba aby różne osoby w firmie te faktury autoryzowały (sprawdzali czy są zgodne z zamówieniem/rzeczywistością – często ma to formę parafki / pieczątki). Wtedy stosuje się elektroniczny obieg faktur – skany faktur są za pomocą odpowiedniego systemu kierowane do różnych osób i finalnie do księgowości
   • przy większej ilości pracowników, wygodnie jest udostępnić każdemu pracownikowi na jego telefonie wgląd w sprawy pracownicze jego i jego podwładnych (plany pracy, wnioski o urlopy, kwitki z wypłat wynagrodzeń, delegacje, itd.)

To są tylko przykłady. Ty natomiast powinieneś oczekiwać, że dla Twojego księgowego/kadrowego to nie jest nowość i będzie potrafił takie rozwiązanie Ci dostarczyć o ile okaże się potrzebne. W przypadku zewnętrznych biur księgowych po prostu pytaj czy i jakie rozwiązania stosują.