Co wymaga Twojej uwagi w finansach – Księgowość cz.3

Krok 1 – Księgowość

Terminowość

Skąd się bierze terminowość wykonania prac ? Jak to jest, że jedni księgowi „dowożą” na czas a inni nie (lub robią na ostatni moment)? Wyjaśnię kilka kwestii, abyś wiedział co sprawdzić i czego oczekiwać aby w przyszłości nie kląć na czym świat stoi gdy kolejny raz nie dostaniesz informacji wtedy gdy powinieneś dostać, gdy kwoty przelewów dostaniesz po południu ostatniego dnia terminu płatności, itd.

• zacznijmy od mniej istotnych drobiazgów, które zgłaszamy na bieżąco i zazwyczaj oczekujemy aby też na bieżąco były realizowane. Tutaj sprawa jest oczywista i zależy od dwóch rzeczy:
  • osobowość – albo ktoś jest sprawny i zaradny i drobiazgi robi od ręki, albo nie jest i sprawy się ślimaczą
  • obłożenie pracą – jeśli ktoś jest zawalony robotą to nawet drobne rzeczy będą czekały i czekały i czekały

   
  Dodam, że tutaj swoją przewagę pokazują wewnętrzne działy księgowości, które mogą po prostu rzucić inne prace i zająć się prośbą szefa (ale oczywiście ma to swoją cenę – dosłownie wyższą 😉 Tak więc gdy angażujesz księgowego najlepiej zapytaj jego wcześniejszych/innych pracodawców lub klientów jak sprawnie realizuje bieżące „wrzutki”.

• druga i duuuuużo ważniejsza sprawa to terminowość wykonywania głównych, cyklicznych prac. Jeśli się zastanowisz to niezależnie od branży terminowość bierze się z umiejętności oszacowania ile dana praca zajmie, rozłożenia jej pośród innych w czasie (czyli zaplanowania) oraz zadbania o to, że wsad potrzebny do wykonania pracy będzie gotowy na czas i kompletny. Praktycznie rzecz biorąc księgowa/kadrowa powinna odpowiednio wcześnie zaplanować sobie kiedy będzie wykonywać właściwą robotę i cofając się w tył kiedy musi skomunikować się z „dostawcami dokumentów/informacji” w firmie, aby zebrać odpowiednio wcześnie potrzebne informacje w komplecie. Oczywiście całość powinna być tak zaplanowana aby nie kolidowała z innymi obowiązkami (ma to znaczenie szczególnie w biurach rachunkowych = inni klienci, których też trzeba obsłużyć).

  Czyli wniosek jest podobny jak w przypadku opisywanej wcześniej jakości pracy – aby prace były robione terminowo potrzebne są plany i procedury pracy oraz narzędzia do tego potrzebne.
   
  Tak więc jeśli chcesz się upewnić, że Twoja księgowa / kadrowa będzie terminowa to poproś aby pokazała Ci:

  • jak planuje swoją pracę (czy ma i stosuje harmonogramy / plany prac uwzględniające co i kiedy wykona)
  • jak dba o to aby przystępując do pracy miała komplet dokumentów/informacji (tutaj zwróć uwagę czy ma i stosuje narzędzia i procedury opisane wcześniej w punkcie „Zbieranie informacji dla księgowości/kadr”)
  • jak bardzo jest odporna na sytuacje niestandardowe (o ile w ogóle), tzn. czy proste sprawy mogą być wykonane przez inne osoby, czy ma zastępstwo w przypadku urlopu/choroby czy też wszystko stoi, czy prośba o drobną rzecz będzie czekała tydzień czy też w ciągu 24-48h każdy drobiazg będzie zrobiony. To co prawda ciężko sprawdzić i zazwyczaj wychodzi w praniu, ale warto chociażby o to zapytać u innych osób dla których pracowała.

   
  Ostatni wątek tej kwestii to wpływ osób po stronie firmy na terminowość. Łatwo sobie wyobrazić, że jeżeli wsad do pracy dotrze do wykonawcy zbyt późno to nie ma możliwości aby efekty tej pracy były o czasie – no może z wyjątkiem tych wykonawców co praktykują „allnighter”-y ;-). Tak więc pamiętaj, że Ty i inne osoby po stronie firmy też jesteście częścią tego procesu i także wpływacie na terminowość. Jeżeli zakładasz wymaganie terminowości po drugiej stronie, a samemu jej nie dotrzymujesz to całość nie będzie działać.

Przykłady

 
Aby lepiej wyobrazić sobie co oznacza w praktyce stosowanie tych zaleceń zobacz na jednym przykładzie (a takich procesów w firmie jest wiele) jak wygląda porównanie 2 dwóch wariantów: tak jak to wygląda zazwyczaj i jak mogłoby wyglądać gdyby praca była zorganizowana w powyższych reguł:

Miesięczne księgowania i raportowania (tzw. zamknięcie miesiąca)

Zazwyczaj – ponieważ nie ma planów i procedur pracy to gdzieś po 10-tym księgowa z wolna zabiera się za prace dot. minionego miesiąca rozpoczynając pracę na tych dokumentach, które już dostała. Z racji, że nie pracuje na formularzach do zbierania danych i nie przekazała zadań innym pracownikom to gdy zbliża się pierwszy termin urzędowy (20-tego) zaczyna się zawracanie głowy innym pracownikom aby pilnie wyjaśnili fakturę, podali dane magazynowe, odszukali jakiś tam dokument, itd. Ktoś jest zajęty, a ktoś inny w delegacji – nerwówka się wszystkim udziela, ale wszyscy są przekonani, że tak musi być. Wtedy na ostatni na „ostatniej prostej” księgowa siedzi do późna aby zakończyć wyścig z czasem, jest wtedy niedostępna dla nikogo i kończy go wyliczeniem kwot podatków do zapłaty (zazwyczaj ostatniego dnia terminu ich płatności). Z racji spiętrzenia prac w końcówce (często praca do późna) księgowa jak każdy człowiek potrzebuje chwili oddechu, więc inne sprawy niepilne (ale często ważne !) są odłożone na później. To „później” mija (inne sprawy, nikt się teraz to niezrobione rzeczy nie upomina), wkrótce zaczyna się kolejny cykl miesięczny i okazuje się że nie są zrobione w ogóle bo „przecież to można załatwić także przy okazji kolejnego miesiąca …”.
Później gdy spojrzymy przykładowo na poprawność i aktualność listy niezapłaconych faktur, czy rozliczeń z pracownikami to się okazuje, że sterta niewyjaśnionych rzeczy urosła. Gdy chcemy zestaw raportów zarządczych to nic samemu nie zrobimy. Gdy poprosimy o niego to niestety nie ma co liczyć na po prostu jego wydrukowanie – trzeba odczekać aż, grube rozbieżności zostaną poprawione bo dane w systemie pobrane ad hoc nie byłyby poprawne.

A gdyby tak … – księgowa zaplanowała, że zajmie się tymi pracami między 8-mym a 12-tym. Plan prac pokazał jej także, że trzeba zlecić zadania pozbierania danych z innych obszarów firmy do 7-ego. W związku z tym przekazała z tygodniowym wyprzedzeniem innym osobom w firmie zadania dot. przekazania tych danych. Zadania są widoczne na liście zadań, a dodatkowo każdy otrzymuje informacje i przypomnienie emailem. Nie ma wątpliwości co trzeba zrobić i robi się to szybko bo praca polega na wypełnieniu czytelnych formularzy. Co więcej każdy może to zrobić wtedy gdy mamy na to czas, a nie gdy jest po murem bo księgowej skończył się czas.
Księgowa zaczyna prace o czasie (z wyprzedzeniem względem terminów) bo tak wynika z planu prac. Wykonuje nie tylko czynności, które grożą zawaleniem terminów ale także te które gwarantują poprawność wszystkich danych choć nie są konieczne aby zdążyć z pracą przed ustawowymi terminami. Kwoty podatków i składek do zapłaty poza informacją mailową trafiają do archiwum skąd można wygodnie załadować je do systemu bankowego oraz kontrolować co już zapłacono. To samo dzieje się z raportami – są dostępne on-line albo w systemie albo w formie przygotowanych wydruków/zestawień. Zero czekania – gdy potrzebujemy informacje to po nie sięgamy. Wszystkie dane są wiarygodne i poprawne bo księgowa „nie poszła na skróty”, więc można się na nich oprzeć zarządzając firmą nie mówiąc o eliminacji ryzyk. Jeżeli natomiast wyszły problemy i wymagają wyjaśnień to zainteresowane osoby od razu gdy tematy są „świeże” otrzymują zadania dostarczenia brakujących informacji.

Podsumowanie – Wartość dla biznesu

 
Na koniec zastanów się jaką wartość dla biznesu niesie ze sobą dobrze poukładana sfera księgowości ? Jak wpłynie to na Twój biznes ? (dodam, że jesteśmy dopiero na początku drogi bo dużo większy potencjał ma sfera Zarządzania finansami, ale o tym kolejny artykuł). W kontekście wyżej opisanych zagadnień, w pewnym uproszczeniu sprawa sprowadza się do tych punktów:

• podejmujesz lepsze decyzje finansowe – dzięki rzetelnym, terminowo dostarczanym informacjom oraz „wsadzie danych” do kolejnego etapu czyli zarządzania finansami
• nie tracisz / masz więcej czasu – dzięki minimalizacji zaangażowania we współpracę z księgowością przy wysokim poziomie jakości danych oraz wczesnemu wykrywaniu potencjalnych problemów
• nie tracisz / masz więcej kasy – dzięki szczelnym i terminowo realizowanym procedurom.
• minimalizujesz ryzyka i stres – dzięki procedurom kontrolnym ewidencja księgowa jest na takim poziomie jakości, że „jest odporna” na zewnętrzne kontrole (np. skarbowe) i pokazuje to co powinna pokazywać (a nie być pusta czy wręcz zaciemniać obraz).

Dodam, że zapewne już to słyszałeś od księgowych (obecnych czy innych próbujących oferować Tobie usługi) ale raczej w takiej formie: „ja się zajmę wszystkim, ty zajmij się biznesem”, „będziesz miał święty spokój”, „zadbam o wszystko …”, itd.
W takim razie zapytaj: Jak to chcesz osiągnąć ?, sprawdź czy aby to nie jest pusty frazes. To, że ktoś deklaruje czy nawet ma szczere chęci to jedno, a czy ma potrzebną wiedzę i narzędzia do zrobienia tego to drugie. Teraz stosując powyższe rady zweryfikuj czy tylko ktoś ćwiczy na Tobie hasła marketingowe czy też, za tymi deklaracjami stoją faktyczne możliwości zmiany na lepsze.