Co wymaga Twojej uwagi w finansach firmowych – Doradztwo

Krok 3 -Doradztwo

 
W tym obszarze finansów potrzeba działania albo pojawia się sama (chcesz coś wykonać, a nie wiesz jak) albo zarządzając / monitorując dwa wcześniejsze obszary okazuje się, że coś nie działa jak powinno i w naturalny sposób wiadomo czym należy się zająć. Zawsze jednak będzie tak, że konieczna będzie współpraca z osobą, która co miesiąc zbiera dane finansowe (księgowa/kadrowa), a często po ustaleniu z wykonawcą będzie wręcz realizować wiele prac. Dlatego też pamiętaj, że zagadnienia tutaj zawarte nie funkcjonują w próżni i dotyczą wcześniejszych obszarów. Role powinny być rozpisane tak, że to Ty określasz co trzeba zrobić, typujesz wykonawcę, kontaktujesz z księgową/kadrową i wspólnie z nimi to realizujesz bądź tylko nadzorujesz.

Poniżej zagadnienia, które są typowymi kandydatami dla Twoich działań:

Z pomocą Doradcy podatkowego:

• zakładasz nową firmę / przedsięwzięcie – musisz zdecydować jaką formę działalności przyjąć (z czym m.in. wiąże się jak będą opodatkowane dochody) oraz zdecydować np. o opodatkowaniu VAT. Czym większa skala działalności tym możliwości rosną (zwłaszcza z uwzględnieniem spółek zagranicznych)
• realizujesz specyficzną, wartościową transakcję, która ma wpływ na podatki np. podział/przejęcie przedsiębiorstwa, wykup z leasingu, przeniesienie dochodów między podmiotami, … i w wyniku tej transakcji podatki powinny być jak najmniejsze

Z pomocą Audytora:

• chcesz się upewnić, że księgi są prowadzone zgodnie z prawem lub potrzebujesz takiego potwierdzenia ze względu na wymogi prawne (wielkość firmy, przynależność do grupy kapitałowej objętej takimi wymogami) lub wymogi instytucji zewnętrznych (np. bank jako warunek udzielenia kredytu) – wtedy należy zlecić audyt ksiąg / rocznego sprawozdania finansowego

Z pomocą Kontrolera finansowego / Analityka / Zewnętrznego dyrektora finansowego:

• chcesz poprawnie wyliczać koszt produkcji swojego wyrobu więc najpierw musisz zbudować model (formułę / „wzór”) według którego to będzie robione oraz potrzebujesz do tego modelu aktualne parametry. Z pozoru proste zadanie dodania do siebie kosztów materiałów i kosztów procesu produkcyjnego szybko okaże niebanalnym przedsięwzięciem gdzie przede wszystkim trzeba wyznaczyć stawki kosztowe stanowisk produkcyjnych, narzuty kosztów pośrednich i ogólnych.
• zadajesz sobie pytania jak duży mogę dać rabat na to zamówienie aby wciąż się opłacało, lub gdy zwiększę obroty do takiego poziomu przy takiej to inwestycji to jaki będzie zysk ? Jako odpowiedzi potrzebujesz tzw. analizy progu rentowności która Ci graficznie odpowie na te pytania
• próbujesz wdrożyć zarządzanie finansami choć w podstawowym zakresie, prosisz księgową o zestawienia i analizy i często odpowiedź kończy się na stwierdzeniu, że brakuje danych ? Oznacza to, że dane nie są zbierane w taki sposób jak powinny, a podstawowym narzędziem do zbierania danych jest plan kont. Potrzebujesz przebudowy planu kont i procedur zbierania danych aby ewidencjonować dane w takich układach w jakich są potrzebne
• jako zarządzający wiesz/czujesz, że powinieneś wydać pieniądze na pewną inwestycję. Czasami tez wiąże się to z zewnętrznym finansowaniem i albo jako warunek konieczny albo po prostu aby nie działać na wyczucie potrzebujesz symulacji jak inwestycja wpłynie na biznes a przede wszystkim na przychody, koszty, zyski czy stan gotówki. Rozwiązaniem jest analiza opłacalności inwestycji.
• w średnich i większych firmach stosuje się metodę zarządzania przez porównanie z planem. Dzięki niej możesz po pierwsze szybko wychwytywać niepożądane sytuacje przez monitorowanie odchyleń od tego planu oraz możesz panować nad ponoszeniem części niechcianych kosztów przez wcześniejsze (raz do roku) autoryzowane umieszczanie ich w planie i zakaz zakupów nie objętych planem. Jeżeli potrzebna jest Ci taka metoda zarządzania zwłaszcza sferą kosztową to potrzebujesz wdrożenia procesu budżetowania (przygotowywania budżetów, analizy odchyleń, dopuszczania korekt)
• chciałbyś aby zagadnienia opisane w poprzednich 2 obszarach (Księgowość i Zarządzanie Finansami) funkcjonowały w prawidłowy sposób, a tak nie jest. Czasami jest to kwestia jednej decyzji ale czasami jest to cały proces wdrożenia bo potrzebujesz narzędzi informatycznych, ich parametryzacji, szkoleń, rozwiązania pierwszych problemów po uruchomieniu itp. Np. elektroniczny obieg faktur w firmie, monitoring marżowości produktów czy cykliczne plany stanu gotówki są zagadnieniami, które wymagają procesu wdrożeniowego (a nie przełączenia magicznego włącznika „Start”) i tylko osoba z praktyczną wiedzą jak to zorganizować może Ci w tym pomóc

Z pomocą Konsultanta wdrożeniowego systemów informatycznych

• w większości wcześniej omawianych rozwiązań w Księgowości i Zarządzaniu Finansami poza nową organizacją pracy wymagane jest wdrożenie specjalizowanych systemów (np. elektroniczny obieg dokumentów, autoryzacja faktur, prezentacja informacji zarządczych) i do tego potrzebujesz pomocy konsultanta systemowego, który wdraża takie rozwiązania.

Sprawniej, na czas i taniej jeśli zrobi to zespół, a nie zebrani wolni strzelcy

Jak widzisz w zależności od zagadnienia potrzebni są różni specjaliści, a Ci wymienieni powyżej nie wyczerpują tematu. Jeżeli finanse są realizowane wewnętrznie to naturalnie będziesz poszukiwał tych specjalistów na zewnątrz, jeśli jednak współpracujesz z zewnętrzną firmą (np. biurem rachunkowym) to najwygodniejszym rozwiązaniem jest gdy posiada ono tego typu specjalistów (w swoim zespole lub współpracujących). Zaletą jest to, że zespół współpracujących ze sobą na stałe osób zrealizuje prace w przewidywalny (czasowo i kosztowo) sposób, a posiadając różnych, nie powiązanych ze sobą specjalistów skończysz jako ktoś, kto próbuje ich wszystkich ze sobą zsynchronizować i będzie zaskakiwany kolejnymi obszarami „ziemi niczyjej” czyli tematami, w których każdy powie „to nie do mnie należy” (dodatkowe koszty i czas).