Wybór księgowego – co sprawdzić i jak cz.1

Jak zazwyczaj wybieramy i jakie popełniamy błędy

 
Ten artykuł potraktuj jak opinię na temat zatrudniania zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych księgowych (w tym biur księgowych). Traktujemy w końcu o tym jak wybrać swojego partnera w finansach.

Zastanawiasz się jak wybrać właściwego ? Problem robi się tym trudniejszy jeśli nie jesteś ekspertem w tej branży i ciężko Ci ocenić kompetencje merytoryczne, które siłą rzeczy są kluczowym składnikiem oceny. Więc jak to zazwyczaj robimy:

• „ładna otoczka” i „miła osoba” – często tak jak w przypadku innych profesji specjalistycznych (prawnicy, lekarze, architekci, …) oceniamy na podstawie „otoczki” czyli prezencji osoby, biura, strony internetowej, image-u oraz pierwszego wrażenia w kontakcie personalnym czyli czy ktoś jest komunikatywny, dobrze się z nim rozmawia, czy mamy wrażenie że to „taka miła osoba”. Dzieje się tak ponieważ jeśli nie jesteśmy w stanie dokonać oceny parametrów pierwszorzędnych to oceniamy po cechach, które są ich pewnym predyktorem (np. w okazałym biurze na pewno pracuje profesjonalny księgowy) lub wręcz po cechach drugoplanowych. Nie twierdzę, że to złe metody jednak miej świadomość ich ułomności, a raczej drugorzędności w ocenie końcowej
   
• opinia znajomych – jeżeli Twój znajomy (rekomendujący) :
  1. przeszedł z tą osobą/biurem księgowym minimum dwuletni okres współpracy
  2. wielkość i profil jego biznesu jest podobny do Twojego
  3. jego punkt startu w momencie rozpoczęcia współpracy było podobny jak Twój (w sensie uporządkowania sfery finansów, istniejących procedur, itp.) oraz to co osiągnął w finansach w sensie ich organizacji (np. comiesięczne badanie marżowości, wdrożony elektroniczny obieg dokumentów, itp.) są podobne jak Twoje

  to taka opinia może być bardzo dobrym (znaczącym) składnikiem oceny. Po prostu ktoś ma takie same potrzeby jak Ty, a ten księgowy / biuro księgowe pokazało, że takie potrzeby potrafi spełnić.

  W przeciwnym wypadku musisz zachować pewną dozę sceptycyzmu bo może się okazać, że ktoś Ci poleca super samochód osobowy, a Ty musisz wybierać spośród ciężarówek. W innych branżach tego typu opinie łatwo filtrujemy no bo np. opinia o dobrym okuliście będzie przez Ciebie niezauważona gdy szukasz ortopedy pomimo, że obydwaj są lekarzami, ale w finansach już nie wszyscy zdają sobie sprawę, że do różnych sytuacji potrzebni są różni finansiści
   

• artykuły z mało profesjonalnych źródeł – gdy wygooglujemy ten temat to natrafimy na różne porady. Te „ciekawsze” wyglądają tak:
  • księgowy powinien mieć certyfikat Ministerstwa Finansów
  • biuro księgowe powinno mieć wykupioną polisę OC
  • biuro księgowe powinno mieć wdrożoną politykę RODO (ochrona danych osobistych)
  • cena powinna być niekoniecznie najniższa (bo niska cena to często niska jakość)
  • pozycja rynkowa

   
  Tego typu twierdzenia trudno negować, powstaje jednak pytanie czy aby to są te kryteria na których należy się skupić przy wyborze? Odpowiem takim przykładem: załóżmy że prowadzimy restaurację i poszukujemy dobrego kucharza. Znaleźliśmy odpowiadające powyższym punktom porady:

  • dobry kucharz powinien mieć dokumenty potwierdzające jego kompetencje (np. dyplom średniej szkoły gastronomicznej ?)
  • dobry kucharz powinien przestrzegać zasad higieny, BHP a także trzymać się przepisów kulinarnych (tzn. nie być brudasem, nie oszczędzać na składnikach potraw ?)
  • dobry kucharz nie powinien wymagać niskiego wynagrodzenia (truizm, który ma nam przypomnieć, że dobrzy specjaliści się cenią ? truizm którymi mówi, że zazwyczaj jest korelacja miedzy ceną i jakością)
  • itd.

  No i teraz zadaj sobie pytanie czy to są podstawowe kryteria zatrudniania kucharza, albo jak główny efekt jego pracy, a więc przygotowywane potrawy zależą od tych czynników ? … dalsze wyjaśnienia są chyba zbyteczne.

No to jaka jest alternatywa ?

 
W tym miejscu wstępna uwaga – dalsza treść nie będzie się odnosić do sytuacji, w której zatrudniamy pracownika (księgowego/kadrowego) w ramach istniejącego już zespołu. Wtedy po prostu jego organizacja pracy i wykorzystywane narzędzia podlegają decyzji szefa działu finansów i dlatego ma małe znaczenie jaką organizację pracy, rozwiązania i know-how ta osoba wniesie do firmy. Tutaj opiszę perspektywę zatrudniania czy to wewnętrznej, samodzielnej księgowej czy zewnętrznego biura, które to będzie odpowiedzialne za całościowe zorganizowanie i bieżącą obsługę sfery księgowej.

 
Przyjmijmy prosty model, w którym poniżej masz listę tego co zapewne oczekujesz, a obok podpowiedź jak zweryfikować czy Twój nowy księgowy jest w stanie Ci to dostarczyć (czy ma możliwości i praktyczne know-how aby tak się stało). Nie musisz obstawiać wszystkich punktów, nie wszystkie też mają takie same znaczenie. Wybierz to co uważasz za ważne i nadaj temu tak dużą wagą jak duże ma to dla Ciebie znaczenie:

 
Oczekujesz, że Twoja firma spełni wszystkie wymogi formalne w zakresie finansów (prowadzenie ksiąg i raportowanie do urzędów)
 
Na etapie wyboru nie wnikaj w szczegóły tych wymogów oraz jak to będzie wykonywane tylko szukaj księgowego, który po prostu zobowiąże się do tego w umowie (czy to o pracę jako zakres obowiązków czy w kontrakcie jeśli to firma). Przyjmij uproszczone założenie , że wzięcie na siebie odpowiedzialności za taki „pakiet” oznacza jego realizację. Oczywiście inna kwestia to kompletność i jakość wykonania tego, ale tę kwestię pokrywają, punkty poniżej.

 
Oczekujesz dobrej jakości pracy
Wiesz już, że jest to pochodna przede wszystkim sformalizowanej, organizacji pracy oraz w drugiej kolejności wiedzy merytorycznej tak więc:

• zapytaj czy i jak przyszły księgowy planuje pracę (czyli jak to się dzieje, że mając do wykonania całą tę robotę / w przypadku biur tylu klientów wykonuje ją na czas)
• zapytaj czy i jak kontroluje, że wszystko jest wykonane (czyli jak panuje nad tym, aby wykonać wszystko co jest do wykonania i ważne rzeczy nie są pomijane)
• poproś aby pokazał Ci jak w praktyce to jest stosowane (albo usłyszysz opowieść w stylu „przecież wiadomo co jest do zrobienia” i tu się powinna zapalić lampka ostrzegawcza albo zobaczysz jakieś narzędzie/system/organizację pracy, które po prostu działa)
• poproś aby pokazał Ci czy w i jaki sposób dba o jakość danych (czy robi tzw. uzgodnienia jeśli tak to jakie i jak często, zapytaj czy raporty można zrobić od ręki czy też trzeba poczekać na przygotowanie, itp.)

 
Po takich pytaniach powinien Ci się rysować jeden z dwóch obrazów:

• „sprawny rzemieślnik” czyli w skrócie osoba, która przecież wie, pamięta, zadzwoni, napisze, itd. Czyli efekt / jakość będzie na tyle dobra na ile ta osoba jest dobra ale jednocześnie ma czas nie delegując pracy innym osobom. Praktyka pokazuje, że niestety co któryś miesiąc tego czasu nie będzie (bo urlop, bo spiętrzenie pracy) i dane, albo szerzej mówiąc jakość pracy będzie słabsza. Z reguły nie będziesz o tym wiedział, aż do czasu gdy konsekwencje będą bolesne.
• „mini fabryka” czyli w skrócie ludzie pracujący w oparciu o zbiór procedur, reguł, narzędzi, które to w efekcie mają dawać kontrolowaną jakość. Dodam, że w tym wypadku będzie dobrze tylko o ile te wszystkie mechanizmy faktycznie funkcjonują. Jeżeli tak jest, to ten model jest trudny do pobicia. Jeżeli napotkasz taką osobę/firmę to, to jest właściwy wybór.

 
 
Drugi czynnik to wiedza merytoryczna (znajomość prawa i praktyka jego stosowania). Tego oczywiście nie będąc ekspertem nie jesteś w stanie zweryfikować wprost, więc pozostaje weryfikacja metodą podobnych doświadczeń. Bazujemy więc na założeniu:

• jeżeli pokrywał się zakres pracy i odpowiedzialności np. realizacja całości wymogów formalnych (prowadzenie ksiąg, raportowanie do US/ZUS, raporty wewnętrzne, itd.)
• jeżeli środowisko pracy było podobne np. także firma produkcyjna, także w podobnym rozmiarze
• jeżeli okres pracy był min. kilkuletni (ewentualne problemy zazwyczaj wychodzą w horyzoncie 1-2 lat)

to ktoś kto to wykonywał posiada przynajmniej minimalny, wymagany poziom wiedzy.
 
Jak to w praktyce wykonać ? Po prostu poprosić przyszłego księgowego o przedstawienie doświadczenia (co robił, dla kogo) w przypadkach jak najbardziej zbliżonych do naszego. Albo to doświadczenie jest (wtedy odhaczamy ten punkt i idziemy dalej) albo go nie ma (wtedy mamy znak zapytania i ktoś z odpowiednią wiedzą musi nas wesprzeć).

Dodam, że w przypadku biur rachunkowych w większości przypadków musimy taką weryfikację robić na poziomie osoby, która będzie nas obsługiwać, a nie biura jako całości – niestety bardzo często w biurach nie istnieją mechanizmy zaplanowanej, kontrolowanej budowy kompetencji i bieżącej kontroli efektów pracy (częste podejście to – księgowy „rzucany” do pracy ma dostarczać rezultaty i jedynie zgłaszać problem gdy sobie nie radzi, a to nie gwarantuje, że wie to co powinien wiedzieć).

Jak wcześniej wspominałem – wbrew powszechnemu przekonaniu nie przykładałbym do kwestii znajomości przepisów prawa zbyt dużego znaczenia – oczywiście jest to warunek konieczny, jednak na pewno nie najważniejszy. Po pierwsze przepisy się w sposób ciągły zmieniają, po drugie poza wspólną „pulą” często stosowanych przepisów, w różnych firmach i w różnych specyficznych sytuacjach trzeba znać i umieć zastosować różne przepisy (których w danym momencie się po prostu nie zna). Dlatego raczej ważniejszym jest umiejętność aktualizacji tej wiedzy i jej uzupełniania w miarę pojawiania się nowych problemów niż pewien absolutny poziom wiedzy w danym punkcie czasu. To trochę tak jak z umiejętnością obsługi komputerów i elektroniki – specjalista powinien przede wszystkim nadążać za zmianami i szybko aktualizować wiedzę „pod konkretny problem”.

 
Oczekujesz wygody współpracy
 
Na wstępie zapytaj jak nowy księgowy proponuje zorganizować dwustronną wymianę dokumentów, informacji, raportów. Pytaj o dostarczanie do księgowego dokumentów, dostarczanie innych informacji (zwłaszcza w sferze kadr i płac), pytaj o dostęp do skanów faktur, do informacji o płatnościach podatków, do bieżącego wglądu w faktury dostawców do zapłacenia, do dostęp do raportów (bieżących i historycznych), itd. Po prostu poproś aby księgowy przedstawił Ci swoją propozycję i jeżeli coś z niej Ci się podoba to proś o pokazanie jak to działa na przykładzie innych.
To co zapewne usłyszysz i zobaczysz zapewne będzie jednym z poniższych wariantów:

• wariant tradycyjny czyli całość oparta na mailu i telefonie, co i kiedy trzeba zrobić jest w głowie księgowego i on deklaruje, że się zadzwoni gdy coś będzie potrzebne. Jeśli czytałeś artykuł „Co wymaga Twojej uwagi w finansach” to już wiesz, że to jest dobre tylko dla mikro działalności, a potem bez minimalnego zestawu narzędzi (choćby współdzielona tabelka zadań, kalendarz, formularze na dane, itd.) nie da się tego zrobić szybko, kompletnie i wygodnie. Jeśli nie pracowałeś w inny sposób to wręcz trudno sobie wyobrazić aby zamiast metody „wszystko na email i telefon” proponowano Ci inne rozwiązania. Sugeruję unikać takich kandydatów, a jeśli jednak chcesz go zatrudnić to oceń czy po prostu to jest komunikatywna osoba.

 

• wariant mieszany (dotyczy on raczej tylko zewnętrznych biur rachunkowych niż księgowych zatrudnianych wewnętrznie) czyli to co powyżej z pojedynczymi elementami takimi jak „raporty dostępne on-line”, „możliwość wgrania skanów do systemu”, „lista płatności on-line”. Te elementy co prawda nie stanowią spójnej całości, ale na początku to może wystarczyć. Wsłuchaj się i oceń te, które są dla Ciebie ważne i/lub generują duże zaangażowanie czasowe lub pomyłki.
  Ważna uwaga: zweryfikuj na ile te rozwiązania realnie funkcjonują – często są to martwe, nieużywane funkcje i systemy, które mogą być tylko na pokaz. Skoro tak to albo są takiej jakości, że nikt nie chce ich używać albo Twój nowy księgowy nie potrafi ich wdrożyć – więc proś o przykłady użycia i referencje klientów w tym zakresie.

 

• wariant zintegrowany/pełny (jak wyżej dotyczy tylko zewnętrznych biur rachunkowych a nie księgowych zatrudnianych wewnętrznie) czyli taki w którym typowe, cyklicznie występujące, potrzeby czy czynności mają swój dedykowany, wygodny tryb realizacji zazwyczaj w ramach jakiegoś systemu online. Zorientujesz się o tym gdy pytając np. jak przesłać dokumenty, jaki jest dostęp do skanów dokumentów, jak uzyskam raporty, itd. nie usłyszysz „proszę przesłać emaila / przyślę emailem” tylko zobaczysz jak funkcjonuje dedykowane do tego celu rozwiązanie (system, organizacja pracy). Gdy zapytasz o aspekt organizacyjno-czasowy (planowanie, pamiętanie, kontrolowanie co jest do zrobienia i na jakim jest etapie) to nie zapadnie wymowna cisza lub odpowiedź w stylu, „że przecież wiadomo” tylko zobaczysz rozwiązanie, w którym te rzeczy są czytelnie poukładane i widoczne.
  Tego typu organizacja jest obowiązkowa w dużych centrach księgowych pracujących dla korporacji ale Ty także powinieneś oczekiwać organizacji pracy w tym charakterze. Jeżeli księgowy oferuje Ci takie rozwiązania to jest to najlepsza z przytoczonych tutaj trzech opcji z zdecydowanie największym potencjałem w miarę wzrostu skali działania firmy.

 
Oczekujesz terminowości
 
Oczywiście każdy będzie twierdził, że jest terminowy. Więc jak to zweryfikować ?

1. pierwsza metoda to poproszenie o referencje. Oczywiście nie spodziewajmy, że podany kontakt referencyjny powie nam wprost, że polecany księgowy jest nieterminowy (choć takie pytanie wprost też sugeruje zadać). Raczej zweryfikujmy :
   • dla głównych, cyklicznych prac kiedy prace są kończone (do którego dnia miesiąca) od dostarczenia kompletu dokumentów (biorąc też oczywiście pod uwagę oczekiwania stawiane księgowemu)
   • dla różnych prac bieżących w ciągu ilu dni prace są kończone

   To nam da pogląd czy tak samo rozumiemy terminowość jak nasz rozmówca i czy się nie rozmijamy w rozumieniu co oznacza „terminowy księgowy”.

2. druga metoda to weryfikacja nie tyle efektów ile sposobu (o ile w ogóle jest) panowania nad terminami. Tutaj znowu wracamy do posiadania i aktywnego stosowania planów pracy. Zapytajmy więc o ich istnienie i poprośmy o pokazanie jak w praktyce je stosuje.
   Nie wchodząc w szczegóły konkretnych rozwiązań, które możesz zobaczyć można założyć, że osoba która stara się planować, która wdrożyła takie czy inne procedury i narzędzia panowania nad swoim harmonogramem prac będzie „o dwie długości do przodu” w stosunku do takiej, która sprawę terminowości zostawiła samej sobie

Czego odradzam – ślepej wiary, że deklaracja terminowości przez księgowego oznacza regularne dotrzymywanie terminów. W takim wypadku schodzimy w obszary na krótką metę nieweryfikowalne (sumienność osoby, poczucie obowiązku, wewnętrzne zorganizowanie, itp.) oraz losowe (chwilowe spiętrzenia pracy, sytuacje rodzinne, wypadki losowe).

 
Oczekujesz doradztwa i wsparcia w zarządzaniu firmą w aspektach finansowych
 
Zanim przejdziemy do szczegółów jak weryfikować czy Twój nowy księgowy ma odpowiednie możliwości i kompetencje aby Cię w tym wesprzeć rozdzielmy dwa warianty tego zagadnienia:

1. twoim partnerem będzie wieloosobowa firma (z różnymi kompetencjami) – wtedy możesz oczekiwać i tym samym weryfikować kompetencje w całym powyższym obszarze
2. twoim partnerem będzie personalnie księgowy (pracownikiem lub zewnętrznym księgowym). W takim wariancie pamiętaj, że księgowy z natury rzeczy nie jest specjalistą od zarządzania finansami, doradcą podatkowym (tak, tak – pomimo istnienia wielu biur rachunkowych pod szyldem kancelarii doradztwa podatkowego to są dwie różne profesje), nie jest specjalistą od wdrażania rozwiązań informatycznych i tu można by wymienić jeszcze kilka innych specjalizacji. W związku z tym:
   • osobną sprawą będzie wiedzieć co trzeba zrobić (np. do kogo i z czym się zwrócić i potem sprawę pokooordynowwać)
   • osobną sprawą będzie wiedzieć jak to zrobić (wykonanie przez kogoś kto się tym zajmuje)

Jak sprawdzić czy ktoś ma odpowiednie kompetencje ?

W obszarze „co zrobić” niestety nie jest to łatwa sprawa i umiejętność dostrzeżenia problemu (np. marże na produktach są zbyt zróżnicowane i trzeba to zanalizować, są potencjalne możliwości obniżenia opodatkowania w obszarze …, trzeba wdrożyć obieg dokumentów) a potem wytypowania i skierowania do specjalisty to pochodna różnorodnych doświadczeń. Takie doświadczenia trudno zdobyć jeśli wiele lat spędziło się w jednorodnym środowisku (jedna firma lub firmy o podobnym profilu), trudno było zdobyć jeśli było się skupionym tylko na sferze księgowości. Sprzyja natomiast temu praca po stronie realizującego takie usługi zawodowo (konsulting, firmy typu zewnętrzny dyrektor finansowy, zewnętrzne dostarczanie analiz, itp.). Tak więc czy naszym kandydatem jest pojedyncza osoba czy cała firma świadcząca usługi księgowo-finansowe pozostaje nam pytanie o doświadczenie czy prośba o przykłady różnych przypadków z tego zakresu.

W obszarze „jak zrobić” weryfikacja jest dużo łatwiejsza. (Przypomnę, że tu mówimy o osobach, którzy to wykonują i poza obszarem księgowości zazwyczaj to już nie będzie Twój księgowy tylko inny specjalista. Może on być wprost zatrudniony w biurze rachunkowym / firmie, której powierzasz finanse lub może być z tą nią tylko stowarzyszony).
Jeżeli już wiesz czego potrzebujesz na starcie to super. Opisz to po swojemu np. klasyczne „jak płacić niższe podatki ?” ale także „okresowo mam problemy z brakującą wolną gotówką”, „za późno dostaję raporty”, „nie mam łatwej kontroli kosztów …”. Następnie posłuchaj jakie proponuje rozwiązania. Jeśli są to zagadnienia uniwersalne nie tak bardzo zależne od konkretnej firmy to poproś o pokazanie przykładów jak takie problemy były rozwiązywane. Szybko się przekonasz czy się tym regularnie zajmuje i w związku z tym ma gotowe know-how i gotowe narzędzia czy też będzie rozgryzał ten orzech od początku.