Wybór księgowego – co sprawdzić i jak cz.2

3 dodatkowe parametry oceny:

Specjalizacja

 
Jesteśmy tym lepsi w danej dziedzinie im bardziej się na niej koncentrujemy czyli innymi słowy im bardziej się w niej specjalizujemy. W przypadku księgowych czy też całych biur rachunkowych nie jest inaczej. O jakiej specjalizacji mówimy ?

1. zakres usług – np. tylko usługi kadrowo-płacowe, tylko księgowość, tylko audyt, tylko doradztwo podatkowe, tylko zarządzanie finansami, itd.
2. wielkość klienta / forma ewidencji – np. mikrofirmy na książce przychodów i rozchodów, małe i średnie firmy na księgach rachunkowych (tzw. pełnej księgowości), księgowość fundacji i organizacji non-profit, pełen outsourcing procesów finansowych dużych firm
3. branża/profil klienta – np. tylko firmy budowlane, tylko startupy, tylko firmy produkcyjne (ale ona występuje bardzo, bardzo rzadko)

 
Idealny układ 🙂 jest jeżeli księgowy lub firma, którą zatrudniasz specjalizuje się we wszystkich tych aspektach. Wtedy po prostu trafiłeś w kogoś kto obsługuje takich jak ty z takimi potrzebami jak Ty. Zapewne lepiej będzie rozumiał biznesy takie jak Twój, na co dzień rozwiązuje problemy takie jak Twoje, itd. Jest po prostu lepiej dopasowany.

 
Powyższy układ ciężko spotkać bo w praktyce mało kto tak wąsko się specjalizuje więc częściej spotykanym i pożądanym układem 🙂 jest specjalizacja w zakresie usług lub wielkości klientów. Szukaj partnerów którzy np. zajmują się tylko kadrami i płacami, albo tylko księgowością ale dla całego spektrum klientów, albo odwrotnie koncentrują się na pewnej wielkości klientach oferując im mniej lub bardziej kompleksowy zakres usług.

 
Unikaj 🙁 natomiast niestety dość często spotykanych formuł działania typu „zrobimy wszystko dla wszystkich” zwanych często „kompleksową obsługą” tzn. zazwyczaj jest to biuro księgowe, które obsługuje przede wszystkim mikrodziałalności na książce przychodów i rozchodów, ale spółkę produkcyjną na księgach rachunkowych z grupką pracowników też obsłuży, fundacji nie odmówi, itd. Podstawowe usługi to oczywiście księgowość oraz kadry i płace, ale jeśli się da to i sprzeda ubezpieczenia, pośredniczy w uzyskaniu kredytu, zajmie się wdrożeniem systemów informatycznych, doradztwem podatkowym, itd.

Jest to częsta metoda zwiększania przychodów i o ile w przypadku dużych biur / firm z obszaru finansów możliwym jest zapewnienie dobrej jakości w ramach szerokiej palety usług (poprzez wydzielanie specjalizujących się w nim działów) to jednoczesne pogodzenie tego z szeroką paletą rozmiarów klientów (od freelancera z kilkoma fakturami na dużych fabrykach skończywszy) jest po prostu nie możliwe (oczywiście na wysokim poziomie obsługi).

Jak to sprawdzić ? Po pierwsze zapytaj po prostu co robią i dla kogo. W jakich obszarach możesz liczyć na ich pomoc. Jednak dużo lepszym pytaniem będzie czego nie robią. To jest dopiero prawdziwy test na specjalizację ! Z „otwartą przyłbicą” powiedzieć potencjalnemu klientowi czego NIE zrobimy, po to aby się nie rozpraszać i móc inne rzeczy zrobić na najwyższym poziomie.

Zakres usług

 
Częściowo temat został poruszony powyżej. Tutaj chcę odpowiedzieć na częste pytanie „Czy lepsze kompleksowe usługi (wszystko od jednej firmy) czy osobni specjaliści do każdego z tematów (księgowość, kadry, doradztwo podatkowe, itd.) ?”

Odpowiem tak – na pewno nie wybieraj kompleksowych usług gdy oczekujesz ich na najwyższym poziomie (a przyznam, że najwyższy poziom nie zawsze jest konieczny) i jednocześnie wiesz, że będzie się nimi zajmować jedna osoba. Ze względów opisanych powyżej (specjalizacja) nie będą one dobrze zrobione. Gdy masz do czynienia z firmą i zespołem specjalistów gdzie różne usługi (np. księgowość, analizy finansowe, doradztwo podatkowe) będą realizowane przez różnych specjalistów to moja rekomendacja jest taka:

1. dla usług, które w stały sposób, naturalnie się zazębiają / nachodzą (np. księgowość, cykliczne analizy finansowe, kadry i płace, itp.) potrzeba ich ciągłej integracji przemawia za jednym dostawcą. Po prostu potencjalne problemy z koordynacją prac następujących po sobie wykonawców, wymianą informacji między nimi, przenoszeniem danych miedzy różnymi systemami, itd. są zbyt duże w stosunku do potencjalnego wzrostu jakości gdyby nawet to robił zewnętrzny „mistrz świata” w danej dziedzinie

 

2. dla usług odseparowanych od pozostałych i często jednorazowych, pomimo, że wciąż finansowych (jednorazowa porada podatkowa, jednorazowy audyt, wdrożenie systemu informatycznego, itp.) nie dyskwalifikując specjalistów z firmy Twojego księgowego szukaj najlepszych na rynku. Często okaże się że najlepsi doradcy podatkowi wcale nie są w biurach księgowych „na doczepkę”, ale pracują w wyspecjalizowanych kancelariach podatkowych, najlepsi informatycy wdrażający systemy finansowe tak samo, itd. Innymi słowy wybieraj najlepszych na rynku, a jeśli okaże się, że nimi są osoby z firmy Twojego księgowego to jeszcze lepiej.

Cena

 
Najpopularniejszy temat zostawiam na koniec. Pisząc o cenie mam także na myśli wynagrodzenie którego oczekuje księgowy jeśli go zatrudniasz jako pracownika. Podzielmy to zagadnienie na dwa obszary:
 

1) Powtarzalne prace cykliczne

 
w tym przypadku zazwyczaj wiadomo co i jak trzeba wykonać, narzędzia pracy są znane i tym samym praca jest w znacznym stopniu przewidywalna. Typowym przykładem jest większość prac w księgowości czy kadrach i płacach (wyłączając doradztwo czy obsługę przypadków szczególnych). W takim wypadku (zresztą to nie jest cecha tylko tej branży) skoro potrzebny czas, kompetencje i narzędzia są raczej stałe to i koszt wykonania i idąca za tym cena dla klienta jest raczej stała u różnych wykonawców – nazwijmy to rynkowa.
Jeżeli cena się różni o więcej niż 10-20% to jest to potraktuj to jako sygnał:

• cena jest zaniżona – nie ma cudów, po prostu ktoś obciął zakres wykonywanych prac lub obciął zakres dostarczanych efektów. Jak ? Np. nie wykonując całego szeregu czynności weryfikujących, które zapewniają poprawność danych (a do czasu gdy się tego nie sprawdzi lub nie pojawią się przykre konsekwencje nawet nie będziesz miał świadomości, że tak się dzieje). Inny przykład (dotyczy biur księgowych) to zatrudnianie niskopłatnych osób bez minimalnych, potrzebnych kwalifikacji (niestety częste zjawisko). Kolejny przykład to wykonywanie usługi w wariancie minimum np. jeśli nie będzie się robić dla klienta co miesiąc kompletu raportów, nie przygotuje się bazy skany dokumentów, nie wdroży narzędzi do wygodnej wymiany informacji, planowania pracy, itd. itd. to oczywiście koszty będą niższe i tym samym cena (i nie mam tu na myśli eliminowania wodotrysków tylko rzeczy, które przy pewnej skali działania być muszą aby chociażby utrzymać jakość danych).

  Generalnie ten wariant podsumowałbym tak: zbyt niska cena = będziesz miał problemy, ale jeszcze o tym nie wiesz.

  Jest jeden wyjątek od powyższej reguły: cena może być niższa bez uszczerbku na jakości czy zakresie wtedy gdy „technologia pracy” jest inna (lepsza). Co to oznacza ? Gdy metody pracy i narzędzia są inne, wydajniejsze to i koszt jest niższy. Przykłady:

  • jeszcze kilka lat temu był realnym wyróżnikiem (ale już przestaje nim być): jeżeli księgowa po pierwsze otrzyma od razu skany dokumentów a nie wersje papierowe, a potem skorzysta z tzw. mechanizmu OCR (automatyczny odczyt treści ze skanów i wprowadzenie do systemu) to zaoszczędzi masę czasu w stosunku do takiej, która ręcznie pracuje na papierach.
  • jeżeli klientowi udostępni się możliwość podglądu raportów on-line lub automatycznie wygeneruje co miesiąc pełen zestaw to jest to szybsze i tańsze nie komunikacja i wykonywanie raportów na życzenie.
  • kolejnym przykładem są internetowe portale do prowadzenia książki przychodów i rozchodów, w których większość czynności klient może wykonać samemu, a księgowa wykona tylko te których klient nie potrafi – efekt widać w bardzo przystępnych cenach tak prowadzonych usług.

   
  Powstaje zatem pytanie jak odróżnić czy masz do czynienia z niską ceną wynikającą z „pójścia na skróty” czy też z księgowymi, którzy inwestują w postęp i nowe technologie ?
  W pewnym stopniu możesz przekonać się o tym gdy poprosisz aby pokazano Ci jak wygląda dwustronna współpraca z księgowym – tak jak opisałem we wcześniejszych wątkach:

  • albo ukaże Ci się obraz tradycyjnych metod i wtedy jest to sygnał, że wewnętrznie też jest tradycyjnie (bo często zmiana technologii pracy bezpośrednio wpływa na obszar na styku z klientem)
  • albo zobaczysz, że „tutaj jest inaczej”. Możesz na początku nie pokojarzyć dlaczego jest inaczej, ale widoczne duże oparcie na systemach informatycznych, zproceduryzowanie pracy, pojawiające się automatycznie terminy, itp. są właśnie przejawem innej technologii pracy

   
  Dodatkową wskazówką może być (ale nie zawsze jest) konstrukcja cennika usług takiego księgowego – jeżeli widzisz różnego rodzaju dopłaty lub rabaty za różnego rodzaju inne formy dostarczania dokumentów, informacji, otrzymywania raportów, udostępniania dodatkowych funkcjonalności systemów to jest to także sygnał, że wewnętrznie praca u takich księgowych jest zapewne poukładana w bardziej efektywny sposób i często oznacza większy efekt mniejszym kosztem bez utraty jakości.

• cena jest zawyżona – to też z czegoś wynika. Przyczyny są zazwyczaj dwie.

  Pierwszą nazwałbym „zbytki wykonawcy” – są firmy, zazwyczaj z dużym stażem rynkowym, nobliwym wizerunkiem rynkowym gdzie często w parze z tym idą reprezentatywne budynki, rozbudowane biura zarządu, spora administracja, auta firmowe, itd. Chcę nie tyle negować tu potrzebę tych rzeczy ale ich nadmierny rozmiar. Oczywiście poza wygodą i okazaniem statusu właścicieli / zarządzających często jest to budowanie wizerunku. Przecież jeśli firma tak właśnie wygląda to pierwszym skojarzeniem potencjalnych klientów będzie, że ich fachowość jest proporcjonalna do wizerunku, a w ślad za tym pojawi się u potencjalnego klienta domniemana akceptacja wysokiego poziomu cen (bo płacę za fachowość).

  Opisując to próbuję Ci jedynie zwrócić uwagę, że w takim wypadku raczej rzadziej niż częściej (o ile w ogóle) Twoimi sprawami będą się zajmować księgowi o kwalifikacjach proporcjonalnych do tego okazałego wizerunku firmy. Co więcej, Ci księgowi którzy się tym zajmują mają wystarczające kompetencje, a Ty prawdopodobnie do tego typu prac (w odróżnieniu od tej drugiej kategorii) wręcz nie potrzebujesz super ekspertów. Po prostu wyższą ceną sfinansowałeś nie wzrost jakości pracy dla Ciebie, ale właśnie ten wizerunek.

  Drugą przyczyna to nieefektywność wykonawcy – ktoś po prostu nie potrafi pracować sprawniej, nie potrafi opanować nowoczesnych narzędzi, nie ma środków aby je kupić, nie potrafi scedować prostszych prac do osób o niższych kwalifikacjach (ale wciąż wystarczających), itd. W takim wypadku wykonawca „pracuje po staremu”, a większą ilość czasu potrzebnego na tę samą pracę pokrywa w postaci wyższej ceny.

• trzeci przypadek – niestety ale zdarza się też trzeci przypadek, tzn. cena jest mniej więcej rynkowa, ale wynika z mix-u dwóch powyższych przypadków. Jeśli ten wariant występuje to zazwyczaj ma taką formę: średniej lub większej wielkości firma, ze sporym stażem na rynku, trochę „nadętym / napuszonym” wizerunkiem, niestety z dużym narzutem nieefektywności administracyjno-marketingowych, a wewnętrznie w ogóle nie idąca w ślad za image-em, po prostu słaba jakość usług dotycząca mniejszych klientów. Daje się wyczuć koncentrację na dużych, kluczowych klientach, którzy dostarczają gros przychodów, z jednoczesnym odczuciem że Ci, którzy do tego wzoru nie przystają są obsługiwani przez „kogoś tam”, w „jakiś tam sposób”.
  Reasumując praktyka pokazuje, że znana marka ze stażem na rynku nie gwarantuje wysokiej jakości usług jeśli będziesz dla nich małych klientem – tę jakość trzeba sprawdzić.

2) Prace wymagające indywidualnego rozwiązania problemu

 
Typowym reprezentantem tej kategorii jest prawie całe doradztwo, analizy i controling finansowy czy też tworzenie na potrzeby finansów jednostkowych rozwiązań informatycznych. To są zagadnienia, które wymagają indywidualnego podejścia, w których inaczej niż w poprzednim przypadku metoda rozwiązania problemu nie zawsze jest znana i ustandaryzowana (trzeba ją wypracować) i w związku z tym ciężko ustalić rynkowy koszt takiej usługi. Co więcej jakość wypracowanych rozwiązań może się bardzo różnić.
Przykładowo inaczej będzie wyglądać zarówno koszt jak i efekt pracy gdy zwrócimy się z zagadnieniem optymalizacji podatków płaconych przez firmę do świeżo upieczonego absolwenta prawa, a inaczej gdy tematem zajmie się doświadczona w tym kancelaria doradztwa podatkowego.

 
Z tego względu w tym zakresie nie mam dla Ciebie prostych i łatwych wytycznych co zrobić.

• Po pierwsze pozostaje zdrowy rozsądek i pamiętaj, że tutaj jak w wielu twórczych obszarach cena zapewne będzie skorelowana z jakością ostatnich efektów tego wykonawcy.
• Po drugie nie zawsze Twój problem wymaga zajęcia się tym przez specjalistę z pierwszej ligi. Dopasuj kaliber wykonawcy do problemu aby nie przypominało to sytuacji gdzie idziesz do wykwintnej restauracji znanego szefa kuchni i zamiast zamówić potrawę gdzie ten unikalny kunszt możesz dostrzec to zamawiasz np. jajko na twardo czy wodę mineralną 😉

Podsumowując

• Opinia o księgowym/biurze – ważna ale tylko gdy pochodzi od takiego samego polecającego jak Ty
• Wizerunek i pierwsze wrażenie – tak, weź pod uwagę ale jako czynnik drugorzędny
• Zewnętrzne porady jak wybrać księgowego – ostrożnie z tymi z niefachowych źródeł
• Odpowiedzialność za spełnienie wszystkich wymogów formalnych – zapisz w umowie
• Wiedza merytoryczna – ważna, ale nie najważniejsza. Nie będąc finansistą możesz jedynie oszacować ją proporcjonalnie do doświadczenia i rób to zawsze dla konkretnej osoby (a nie firmy jako całości)
• Oczekujesz jakości – to sprawdź czy są stosowane plany i procedury – bez tego będzie przy pewnej skali jak po grudach
• Oczekujesz wygodnej współpracy – to zapytaj jak to wygląda i oceń czy to tradycyjny ping-pong telefoniczno-mailowy czy może widzisz, że ktoś to wcześniej przemyślał, zorganizował i są działające narzędzia i procedury
• Oczekujesz terminowości – poprzez podane referencje dowiedz się kiedy są kończone tematy / jak to długo trwają. Po drugie sprawdź czy terminowość wynika z planów i procedur i nie wierz w słowne deklaracje.
• Oczekujesz doradztwa i wsparcia w zarządzaniu finansami – jeśli zatrudniasz jedynego, wewnętrznego księgowego to odpuść – to nie jego profesja. Jeśli jednak firmę z gronem specjalistów to posłuchaj co proponują w tym zakresie
• Unikaj takich co robią wszystko dla wszystkich – Twój księgowy powinien się specjalizować
• Dla usług, które potrzebujesz ciągle/cyklicznie (księgowość, kadry, analizy, …) – szukaj takich, którzy zaoferują Ci cały pakiet. Dla tego co potrzebujesz jednorazowo wybieraj za każdym razem najlepszych na rynku.
• Cena – dla popularnych usług (księgowość, kadry) jeśli nie widzisz innej „technologii działania” to unikaj skrajności: niska – będziesz miał problemy ale jeszcze o ty nie wiesz, wysoka – finansujesz zbytki lub nieefektywność księgowego. Natomiast tam gdzie chodzi o jednorazowe rozwiązanie problemu klasa fachowca i jakość efektów będzie zazwyczaj powiązana z ceną.