Umowa z biurem rachunkowym – czego dopilnować, a co odpuścić cz. 1

Wstęp

 
Ten artykuł z założenia nie prezentuje żadnego wzorca umowy ale raczej jest krótkim poradnikiem co zrobić z umową, który zapewne dostaniesz jako gotowiec od swojego przyszłego księgowego – na co zwrócić uwagę, co przeredagować jeśli będzie potrzeba. Na końcu artykułu znajdziesz checklistę, którą się możesz posłużyć.

Na jaką okoliczność tworzyć umowę ?

 
Uważam, że konstruując umowę o współpracy musimy wiedzieć po co to robimy, czemu to ma służyć. Oczywiście wielu od razu powie, że po to aby spisać uzgodniony zakres i warunki, itd. – pełna zgoda. Jeśli dalej bym podrążył i zapytał ale po co to spisywać to większość odpowie coś w stylu „gdy księgowy / biuro rachunkowe się nie wywiąże ze swoich obowiązków to z umową mogę pójść do sądu i …”. Tu także jest pełna zgoda. Ja umowę w tej sytuacji nazwałbym „orężem na ewentualną wojnę” jednak nie będę tutaj tego wątku rozpisywał bo chcę Ci podsunąć jeszcze drugi powód. Moim zdaniem przy dobrze napisanej umowie ma on częstsze zastosowanie niż pierwszy:

„Dla „zapominalskich” – wyobraź sobie, że współpracujesz już ze swoim księgowym od pewnego czasu, ale pojawia się zgrzyt, lekkie tarcie gdzie obie strony mają różne zdania jak pewne zagadnienie X powinno być zrobione. Źródło takiego zgrzytu może pochodzić z obydwu stron np.

• Ty oczekujesz, że księgowy w ramach swoich obowiązków przygotuje Ci komplet dokumentów do banku bo starasz się o kredyt, a księgowy oczekuje dodatkowej zapłaty
• księgowy twierdzi, że nie powiedziałeś mu o nowym rachunku bankowym odpowiednio wcześnie (i z tego wyniknęły pewne problemy), a Ty jesteś przeświadczony, że niby czemu miałeś o takich rzeczach informować
• opłata jest wg Ciebie naliczona nieprawidłowo, lub z drugiej strony nie jest uregulowana w ustalonym terminie

 
Tego typu zgrzyt zazwyczaj ma nieprzyjemne konsekwencje dla przynajmniej jednej ze stron i zaczyna się przerzucanie kto i co powinien był zrobić. No i można się domyśleć, że ponieważ każda ze stron nie ma twardej podstawy dla swoich twierdzeń zgrzyt się niepotrzebnie zaognia. Rzecz w tym aby mieć słowo spisane (notabene w idealnym świecie wolałbym aby to był po prostu luźny, przyjazny email o wzajemnych ustaleniach), który w życzliwy i przyjazny sposób można wyciągnąć i powiedzieć „Droga Pani Kasiu … (załóżmy że to imię Twojej księgowej) … proszę spojrzeć na co się umówiliśmy, bo chyba już Pani zapomniała”. Wtedy zazwyczaj sytuacja się rozładowuje, a ewentualny ping-pong argumentów w stylu „a Pani/Pan powinien był …” ustaje w obliczu pisemnych ustaleń.

Także konstruując treść umowy pamiętaj o tym aby nie tylko miała ona charakter „bicza” do użycia w sądzie jak to często obserwujemy w umowach np. telekomów, banków, ubezpieczycieli czy tego typu instytucji, ale aby spisywała (choćby w luźny sposób) to na czym zależy obydwu stronom. Szczególnie zwróć uwagę na sprawy, które w praktykach/normach branży finansowej funkcjonują inaczej niż Twoje oczekiwania – np. potrzebujesz rozliczenia płac w ciągu 24h od …, oczekujesz comiesięcznego rozliczenia spłacanych pożyczek, itd. Z natury rzeczy takie szczególne wymagania, zwłaszcza gdy są niedopowiedziane będą źródłem tarć i warto mieć narzędzie (czyli umowę), która nam pomoże je rozładować.

Uwagi ogólne i formalności

 
Pominę pisanie banałów, które można znaleźć w każdym poradniku, typu „umowa powinna zawierać dane dwóch stron, datę zawarcia, zakres, czas trwania, itd.”. Podpowiem kilka innych postulatów:

• umowa powinna być tak krótka jak to możliwe, tzn. nie ma sensu definiować rzeczy, które pokrywa ogólnie obowiązujące prawo. Piszę o tym bo mam wrażenie, że niektórzy prawnicy pomagający przygotować umowy są rozliczani od ilości stron i często znajdujemy w umowach masę zapisów, które powielają i tak już istniejące prawo, które wiąże dwie strony umowy. Nie warto tego robić bo czas weryfikacji takiej umowy, ewentualnych negocjacji spornych paragrafów, a potem użycia umowy w przyszłości będzie po prostu niepotrzebnie wydłużony
• nie ujmować wprost rzeczy, które będą się zmieniać – bo aby utrzymać aktualność dokumentu za każdym razem trzeba będzie umowę aneksować. Zakładając, że natury zmian nie znamy i tym samym nie możemy opisać w umowie lepiej powołać się na zewnętrzne dokumenty i określić w jakim trybie będą się zmieniać. Na przykład ceny będą ujęte w osobnym cenniku, a publikacja zmian nastąpi min. 1 miesiąc przed wejściem ich w życie. Albo coroczna aktualizacja zbioru procedur współpracy będzie wdrażana z początkiem każdego roku. Aktualne wersje takich dokumentów można potraktować jako załącznik na moment podpisania umowy.
• jaki czas trwania umowy – w większości przypadków czas trwania będzie nieograniczony i o ile nie chcemy testować nowego księgowego na kolejnych okresach próbnych to brak daty końcowej umowy ma sens
• jaki okres wypowiedzenia – zazwyczaj jest jeden (choć z rozróżnieniem ze względu na to kto wypowiada umowę byłoby lepiej) i wtedy z Twojej perspektywy powinien być dłuższym z 2 poniższych przypadków :
  • Jak szybko chciałbyś się rozstać jeśli Ty dojdziesz do takiego wniosku? – Pewnie ASAP 🙂
  • Ile czasu potrzebujesz aby znaleźć innego księgowego jeśli obecny z jakiś względów będzie chciał zakończyć umowę ? – Uważam, że rozsądnym okresem jest jeden miesiąc, a dla zajętych/leniuchów maksymalnie dwa.

  Pozostają jednak argumenty drugiej strony. Jestem zwolennikiem nie przeciągania współpracy jeśli choćby jedna ze stron jej nie chce, jednak uważam jeden argument po stronie księgowych za racjonalny (choć termin z niego wynikający nie powinien przekraczać Twojego):

  jeżeli księgowy rozpoczął prace nad ewidencją danego miesiąca to pomimo tego, że jeszcze nie dostarczył efektów powinien móc dokończyć te prace. Po prostu wyliczanie wynagrodzenia za fragment pracy jest nierealne. Więc z tego punktu widzenie okres wypowiedzenia to „do zakończenia miesiąca którego obsługa się rozpoczęła” wydaje się racjonalny

  Zdaję sobie sprawę, że częsta praktyka to 3 miesiące. Jeśli to nie jest okres obowiązujący w pierwszym roku współpracy (zrekompensowanie dodatkowego wysiłku „wdrożenia się” w firmę) to nie widzę dla niego uzasadnienia. Oczywiście biuro rachunkowe będzie argumentować to alokacją pracowników ale zastanówmy się czy to się różni czymś od ryzyka biznesowego producentów czy innych dostarczycieli usług których stali klienci mogą zniknąć z dnia na dzień ?

• rozliczenia – pominę temat poziomu cen, który został omówiony w osobnym artykule na temat wyboru księgowego. Zwróć natomiast uwagę na dwie kwestie sposobu rozliczania usług:
   
  • cena stała czy też uzależniona od parametrów – z pewnością ilość pracy księgowych jest zależna od skali (ilość dokumentów i zdarzeń) i charakteru działalności firmy (handel, usługi czy produkcja, transakcje z zagranicą czy nie, itd.). Skoro tak to albo zapiszesz w umowie / cenniku formułę ceny, która będzie automatycznie ustalać cenę w zależności od zmiany skali prac, albo co jakiś czas czeka Cię renegocjacja warunków. Po prostu wybierz co preferujesz. Dodam, że typowymi miarami są:
    • dla kadr i płac – ilość zatrudnionych osób
    • dla księgowości – ilość dokumentów. Tutaj uważaj i poproś o sprecyzowanie co uznajemy jako dokument – różne biura różnie to definiują począwszy od korzystnego i łatwego w kontroli rozwiązania gdzie dokument to faktura (nie licząc całej reszty), a skończywszy na wariancie gdzie dokumentem jest każdy zapis w księgach (tzw. dowód ks.) nawet wytworzony przez samo biuro. Wtedy praktycznie nie masz kontroli nad tym ile płacisz.

   

  • wszystko w pakiecie czy za każdą usługę osobno – na czym to polega. W jednych biurach rachunkowych tak długo jak poruszamy się w obszarze księgowości oraz kadr i płac o cokolwiek poprosimy dostaniemy to bez dodatkowych opłat (jest w cenie). Natomiast w innych biurach w pakiecie jest wszystko to, co się cyklicznie powtarza i upraszczając jest niezbędne aby spełnić formalne obowiązki, jednak gdy poprosimy o zaświadczenie dla pracownika, wypełnienie formularza do banku, przygotowanie indywidualnego raportu to zapłacimy za to dodatkowo.

    Co lepsze ? To jest kwestia wyłącznie Twoich preferencji. To trochę jak z wakacjami w kurorcie: jedni preferują „all inclusive” nie martwiąc się o rachunek (na starcie wyższy, ale od początku znany) a inni płacą tylko za te elementy, których potrzebują (finalnie czasami więcej, a czasami mniej niż w wariancie stałym). Pamiętaj tylko, że w odróżnieniu od zakupów jednorazowych jak wakacje to są usługi ciągłe, więc jeśli w długim okresie pracochłonność Twoich usług będzie trwale przekraczać cenę, to biuro rachunkowe zwróci się z podwyżką bo nie będzie pracować charytatywnie. W drugą stronę to już tak nie zadziała tzn. jeżeli będziesz przepłacał bo wolisz „full pakiet” to po prostu będziesz przepłacał tak długo aż się o tym zorientujesz.

   
  Moja sugestia ? Ustal cenę w zależności od obiektywnych i możliwych do sprawdzenia przez Ciebie parametrów odzwierciedlających zmieniającą się skalę Twojego biznesu – firma będzie rosła (ilość pracowników, dokumentów, itp.) to koszt usług będzie rósł proporcjonalnie a więc w przewidywalny sposób, a gdy będą gorsze czasy cena automatycznie spadnie. To bezpieczne rozwiązanie.

  Natomiast jeśli masz możliwość wyboru to „napompowanych” rzadko używanymi opcjami ofert „full service” nie bież. Jeśli można, to zadbaj aby w stałej cenie były te rzeczy, z których korzystasz regularnie, a za pozostałe dopłacisz tylko wtedy gdy z nich skorzystasz.