Umowa z biurem rachunkowym – czego dopilnować, a co odpuścić cz. 2

Obowiązki i odpowiedzialność po stronie księgowego

Zakres zleconych prac versus zakres całości prac w finansach

1. Szczególnie małych i średnich firmach, które niedawno były mikroprzedsiębiorstwem z garstką faktur ewidencjonowanych w książce przychodów i rozchodów pokutuje przekonanie, że księgowa to osoba odpowiedzialna za wszystko co dotyczy finansów w jakikolwiek sposób.
   W skali mikro to słuszne założenie bo tematów dodatkowych, wykraczających poza rutynową ewidencję księgową i kadrowo-płacową jest tyle co nic (np. raz na jakiś czas porada co zrobić z fakturą, okazjonalnie wypełnienie jakiegoś wniosku do banku i tyle). Gdy firma rośnie to w ramach finansów pojawiają się coraz to nowe tematy, które nijak nie kwalifikują się jako pierwotnie rozumiana księgowość (raportowanie wewnętrzne, analizy, kontroling, kontakty z bankami, udział we wdrożeniach systemów informatycznych, itd.). Jednak właśnie z przyzwyczajenia, niesłusznie istnieje oczekiwanie, że tym wszystkim zajmie się księgowa.
    
   Warto mieć świadomość tego definiując zakres prac w umowie, bo typowa umowa, którą przedstawi Ci księgowa / biuro rachunkowe będzie w swym zakresie obejmowała standardowy, cyklicznie wykonywany zestaw zadań z być może ogólnie sformułowanym zapisem o „informowaniu o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa” lub temu podobnym. To może nie odpowiadać Twojemu wyobrażeniu o tym czym powinna się zająć księgowa.
2. Drugi wątek rozbieżności zakresu w umowie a Twoich oczekiwań może się wydać dla większości osób oczywisty, ale jak pokazał kiedyś przykład pewnego małżeństwa właścicieli pewnej spółki kapitałowej taki nie jest. Otóż umowa obsługi finansowej zazwyczaj precyzyjnie definiuje, jakiej spółki/spółek dotyczy. Jednak zdarzają się sytuacje w których znowu na bazie założenia, że księgowa zajmie się całymi moimi finansami są oczekiwania, że to oznacza także np. moje prywatne rozliczenia finansowe.
    
   Oto przykład: osoba będąca właścicielem spółki kapitałowej (np. z ograniczoną odpowiedzialnością) otrzymuje dywidendę z zysków spółki. Ta dywidenda po wypłaceniu jej ze spółki staje się dochodem osoby fizycznej (formalnie to inny podmiot podatków). Jednak często pada oczekiwanie, że księgowy zajmujący się spółką także w domyśle, z automatu zajmie się rozliczeniem i raportowaniem tej osoby (formularz PIT). Czasami jest to drobiazg, ale w wariantach różnych źródeł dochodu takiej osoby to może być całkiem spory zakres dodatkowych prac.
    
   Wniosek jest taki aby obie strony miały takie same rozumienie (i zapisały to w umowie) jakie podmioty są w ramach umowy obsługiwane.

 
Jako konkluzja tych dwóch wątków przychodzi mi na myśl taka historia:
Gdy Janek był młody to wykupił abonament medyczny w prywatnej służbie zdrowia – dla siebie, taki podstawowy do lekarza pierwszego kontaktu. Przez wiele lat gdy był kawalerem i cieszył się zdrowiem to przyzwyczaił się, że wszystko co z medycyną związane załatwiał u swojego lekarza. Lata minęły, Janek ma rodzinę, a i zdrowie się popsuło. Idzie więc do swojego lekarza i mówi, że dziecko chore i proszę zbadać, a choroby które się u niego pojawiły wymagają wizyt u innych specjalistów.
W tym momencie Janek rozumie, że kolejni członkowie rodziny to kolejny abonament do wykupienia, a jego obecny abonament wizyt u specjalistów nie obejmuje. Warto aby Janek pamiętał o tych uniwersalnych zasadach także gdy trafi do swojego księgowego.

No to jak spisać zakres obowiązków

1) Pokrycie formalnych obowiązków

 
Po tym długim wstępie będzie konkretniej. Otóż punktem wyjścia powinien być zapis realizacji wszystkich urzędowych obowiązków ewidencyjno-sprawozdawczych w obszarze finansów. Do tego trzeba dodać „gwiazdeczkę i kilka dopisków małym druczkiem”, ale o tym za chwilę.

Dlaczego tak, a nie w tradycyjny sposób w stylu listy ?:
„ – prowadzenie i przechowywanie ksiąg rachunkowych”
„ – sporządzanie deklaracji podatkowych i ZUS”
„ – prowadzenie administracji wynagrodzeń pracowników”
„ – itd.”

• Po pierwsze bo zakres obowiązków zmienia się wraz ze zmieniającą się firmą. Na przykład firma wcześniej nie miała obowiązku raportowania do NBP, ale w wyniku wykonania pewnych operacji dewizowych już musi. Albo: firma była nowa i dotąd nie musiała raportować do GUS, ale to się zmieniło i GUS zażądał sprawozdań. Jak widać pewne obowiązki są pochodną działalności i można po prostu wszystkich wariantów nie przewidzieć. Dlatego odpowiedz sobie na pytanie: Czy jeżeli zaistnieje nowy obowiązek wymagany prawem to wolisz aby umowa to już z automatu zawierała czy też wolisz ją za każdym razem aneksować ? Zawsze możesz też po prostu polegać na ustnej deklaracji księgowego, że gdy coś takiego wystąpi to będzie to traktował jako swój obowiązek.
• Po drugie bo prawo się zmienia i ostatnimi laty regularnie dochodzą coraz to nowe obowiązki raportowe. Analogicznie do powyższego punktu chcąc być dokładnym należałoby albo aneksować umowę w przypadku poważnych zmian, albo bazować na ogólniejszych sformułowaniach niż wyszczególnianie wszystkich przypadków

 
A teraz wspomniane „dopiski małym druczkiem”:

• Nie dziw się jeżeli w umowie księgowy zaproponuje zapisy, które warunkują realizację tych obowiązków od kompletności i terminowości dostarczenia informacji. Jeżeli księgowy nie otrzyma potrzebnych dokumentów i informacji na czas to oczywiście trudno aby się zobowiązał do bezwarunkowego wykonywania tych czynności.
• Jakość prac (błędy) i ich konsekwencje – wydaje się to oczywiste ale wspomnę o tym: jeżeli księgowy otrzyma błędne / nieprawdziwe dane to i efekty jego pracy będą takie same, więc odpowiedzialność księgowego za błędy będzie ograniczona do błędów w procesie obróbki otrzymanych dokumentów i informacji, a nie będzie obejmować błędnych danych „na wejściu”. Przykład: wystawiono błędną fakturę sprzedaży na de facto niewykonaną usługę. Księgowy zaraportuje przychód i wszystko co z tym związane (podatki, JPK, itd.). Jeśli np. urząd zakwestionuje te przychody to oczywiście księgowy nie może być odpowiedzialny za ich błędne wartości.

2) Co jeszcze warto dodać:

• reprezentacja przez urzędami – wygodnym jest aby księgowy był pierwszą linią kontaktu dla urzędów, tym bardziej, że będzie autorem przesyłanych tam informacji. Jeśli nie chcesz być pośrednikiem w przekazywaniu informacji między urzędami a księgowym w przypadku zapytań czy kontroli urzędowych to zawrzyj taki zapis w umowie. Pamiętaj, że aby to było skuteczne musisz udzielić księgowemu odpowiednich pełnomocnictw i dostępów – w niektórych instytucjach polega to na złożeniu odpowiednich dokumentów podpisanych przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki (np. US, ZUS), a w innych przypadkach będzie to proces nadawania dostępu do systemów raportowych (np. GUS, NBP). Księgowy powinien poprowadzić Cię w tej kwestii.
• zachowanie tajemnicy – zazwyczaj chcemy aby wewnętrzne informacje naszej firmy były poufne. Pomimo, że w zawodach zaufania publicznego (prawnicy, lekarze, finansiści) to wydaje się oczywiste warto to sprecyzować. Najlepiej zawrzeć to w następującej formule: tajemnicą jest objęte wszystko co nie jest informacją publicznie jawną, z wyłączeniem kontaktów z instytucjami państwowymi kiedy to wszystkie informacje mogą być udostępniane.
• informacja na potrzeby wewnętrzne oraz bieżące doradztwo – opiszę obydwa te obszary razem, ponieważ są przedmiotem tego samego problemu niesprecyzowania oczekiwań/obowiązków:

  Oczywistym jest, że będziesz potrzebował informacji finansowych o swojej firmie. Także zapewne oczekujesz szybkich podpowiedzi w bieżących, formalnych zapytaniach np. czy faktura wystawiona w dany sposób jest poprawna. Jednak zazwyczaj jest duży rozdźwięk pomiędzy tym co za swój obowiązek uważa księgowy, a co myśli druga strona. Co więcej rozdźwięk jest także w kwestii na kiedy takie zapytania mają być realizowane.

   
  Aby uniknąć rozczarowania czy to terminami kiedy będziemy otrzymywać odpowiedź czy to dodatkowymi opłatami na fakturze za realizację takich zapytań po prostu trzeba „nakreślić granicę” tego co jest w ramach pakietu usług, który obejmuje umowa, a co jest pracą dodatkową. Najlepiej jest zastanowić się czego potrzebuję cyklicznie i hasłowo wypisać to w umowie, np.: „zestawienie kosztów wg wzoru dostarczane do 10-tego każdego miesiąca”. Poza tym jest sfera bieżących zapytań, które nie sposób przewidzieć, więc jedną z metod jest określenie „budżetu czasowego” na bieżące doradztwo np. w formie „do x godzin miesięcznie”.
   
  Oczywiście zakres merytoryczny tego typu prac powinien być ograniczony do zakresu umowy i kompetencji księgowego. Trudno oczekiwać aby zobowiązał się do np. wdrożenia procesu budżetowania, ale już połączenie księgowości i doradztwa podatkowego jest częściej spotykane.

Obowiązki po stronie firmy

 
Przypomnę w firmach, które już wyrosły z etapu mikroprzedsiębiorstwa na książce przychodów i rozchodów, a w szczególności które prowadzą pełną księgowość zlecenie księgowości nie polega na comiesięcznym zrzuceniu księgowej stosu dokumentów. To jest proces, w którym przeplata się zaangażowanie księgowego z osobami po stronie firmy i jeżeli po stronie firmy czynności będą zawalane (czy to w sensie kompletności czy terminów) to całość nie będzie działać. Z tego względu w umowie biuro rachunkowe zazwyczaj domaga się czytelnego zdefiniowania obowiązków drugiej strony.

Dodam, że nie ma sensu przed tym uciekać czy też sztucznie ograniczać ponieważ jeśli one nie będą precyzyjnie zdefiniowane i Tobie znane to zapewne nie będą się wydarzać, a jeśli nie będą to finalnie czyj to będzie problem ?

 
Niestety wiele przypadków współpracy firma<->biuro księgowe rozsypało się właśnie z powodu nie realizowania przez firmę swoich obowiązków tylko nie miała ona takiej świadomości. Kończyło się takim stwierdzeniem „skoro są błędy / brak efektów to mój księgowy sobie nie radzi i należy go wymienić”. Ale już zabrakło refleksji z jakiego powodu te błędy / brak efektów się pojawił.
Zauważ, także że w Twoim interesie jest zdefiniować te obowiązki aby w razie ewentualnych problemów móc sprawę postawić tak: „Drogi księgowy: zrealizowałem wszystkie swoje obowiązki które ustaliliśmy w umowie więc skoro jest problem to jest on wyłącznie z Twojego powodu i tym samym Ty, a nie ja go rozwiązujesz …”

Tak więc, co należy zdefiniować:

• jak i do kiedy dostarczyć dokumenty i pozostałe informacje – tutaj sprawa jest prosta: trzeba określić formę (oryginał czy skan), tryb (pocztą, w systemie informatycznym, emailem, itd.) i do kiedy
• opisywanie dokumentów – nie wszystkie nasze dokumenty (zwłaszcza faktury zakupu) będą jasne dla księgowych bo po prostu nie są specjalistami w naszej branży oraz nie wiedzą czego dotyczą nasze zakupy. Jeśli mają być poprawnie zaewidencjonowane to trzeba się umówić z księgową w jaki sposób jej opiszemy czego dotyczy dokument. Rozwiązań jest wiele od słownego opisywania każdego dokumentu do opisywania tylko niejasnych przypadków za pomocą kodów odpowiadających numerom kont. Opis może być jednowymiarowy (rodzaj kosztu) po wielowymiarowy (rodzaj, dział, projekt, itd.).
  Szczegółowe rozwiązanie powinien zaproponować księgowy w zależności od posiadanych narzędzi i techniki pracy. Na pewno należy unikać rozwiązań „jak nie będzie wiadomo to zadzwonię” – to się nie sprawdza np. dlatego że przy dużej ilości pracy (zwłaszcza wieczorami) księgowa po prostu nie zadzwoni tylko zrobi to na bazie domysłów (czyli co któryś tam raz źle).
• informowanie o istotnych zmianach formalnych (nazwa, adres, nowy rachunek bankowy, itp.) – takie aktualne dane są po prostu potrzebne i nie warto chyba uzasadniać, że jeżeli je zmieniono to po prostu trzeba w trybie pilnym poinformować księgowego
• wykonywanie czynności koniecznych do prowadzenia prawidłowej ewidencji (np. inwentaryzacja stanów magazynowych, środków trwałych) – prawo po prostu wymaga raz na jakiś czas (rok, 3 lata) policzyć majątek który mamy. O ile z pieniędzmi w banku czy tez należnościami od klientów księgowa może sobie poradzić sama o tyle raczej nie policzy zapasu na magazynie czy też środków trwałych. Twoim obowiązkiem jest to policzyć i przekazać
• procedury współpracy – w przypadku biur rachunkowych, które mają uporządkowane zasady współpracy z klientami należy się spodziewać spisanych procedur (kto, co, kiedy i w jaki sposób powinien wykonać). Typowym przykładem będzie proces obsługi faktur zakupu czy też rejestracji płatności i weryfikacji rozrachunków z kontrahentami. Tego typu zbiór zasad często ma formę podręcznika operacyjnego i jest albo załącznikiem do umowy albo dokumentem do którego referuje umowa.

Inne drobne ustalenia

 
W umowie mogą znaleźć się następujące zapisy:

• zgoda na przetwarzanie danych osobowych – formalność związana z powierzeniem do przetwarzania danych osobowych pracowników
• oświadczenie o posiadaniu polisy OC biura – biura rachunkowe mają obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia ksiąg. Innymi słowy w razie wyrządzenia szkód klientowi (błędne dane spowodowały np. kary urzędowe, nieprzyznanie kredytu którego to brak z kolei spowodował problemy, itp.) istnieje możliwość pokrycia tych start z polisy. W praktyce jest to bardzo, bardzo rzadko występujące zjawisko. Reasumując – jak to z ubezpieczeniem warto aby było, ale nie jest to kluczowy element umowy.

Inne dokumenty na starcie współpracy

 
Poza umową na starcie współpracy księgowy powinien zostać formalnie umocowany do realizacji swoich obowiązków raportowych do instytucji państwowych czyli innymi słowy musimy go upoważnić do wysyłania deklaracji, raportowania oraz udzielania wyjaśnień i reprezentowania firmy w trakcie kontroli. W przypadku niektórych instytucji polega to na złożeniu podpisanych formularzy lub pism np. US, ZUS, a w innych przypadkach będzie to dostęp do systemów raportowych np. GUS, NBP, Izba Celna (Intrastat), US (Portal Podatkowy). Księgowy powinien przygotować Ci dokumenty do podpisania oraz instrukcje co zrobić w odpowiednie do sytuacji Twojej spółki.

Checklista do sprawdzenia umowy

 
Podsumowanie powyższych tematów w formie checklisty:

• formalności
  □ czasu trwania umowy – jaki
  □ okres wypowiedzenia – jaki
  □ rozliczenia – czy i jak się zmieni cena w zależności od rozmiaru firmy (ilości pracy)
  □ rozliczenia – wybierz wariant „basic + dopłaty” albo „full service”
• zakres obowiązków księgowego
  □ realizacja obowiązków urzędowych
  □ reprezentacja przed urzędami
  □ zachowanie tajemnicy
  □ informowanie wewnętrzne i doradztwo
  □ czego jeszcze potrzebuję ?
  □ czy pokrywamy tylko spółkę z którą jest zawierana umowa ?
• zakres obowiązków po stronie firmy
  □ dostarczanie dokumentów i informacji – jak, do kiedy, itp.
  □ opisywanie dokumentów – czy, a jeśli tak to jakie i w jaki sposób
  □ wyjaśnienia – co i w jakim trybie
  □ informowanie o istotnych zmianach – o jakich i do kiedy
  □ inwentaryzacja majątku – po prostu zobowiązanie do wykonywania tego gdy trzeba
  □ procedury współpracy (opcja) – jeśli istnieją to niech są spisane
• inne ustalenia
  □ zgoda na przetwarzanie danych osobowych
  □ oświadczenie o posiadaniu polisy OC
• upoważnienia i dostępy
  □ Urząd Skarbowy – formularz UPL, pełnomocnictwo do reprezentowania, konto w portalu podatkowym
  □ ZUS – PEL (pełnomocnictwo do składania deklaracji i reprezentowania)
  □ GUS – konto w portalu sprawozdawczym
  □ PFRON– konto w portalu sprawozdawczym
  □ NBP – konto w portalu sprawozdawczym