Jak zorganizować wymianę informacji z księgowością/kadrami

Lista spraw

1. Sprawy od księgowej

 
Zacznę od wyjaśnienia czemu taka lista ma służyć – w przypadku spraw/informacji, które potrzebuje księgowa Ty i osoby z Twojej firmy powinniście móc zobaczyć w jednym miejscu co i na kiedy macie wykonać/dostarczyć. Oto najprostsze przykłady:

• zatwierdzenie i opisanie faktur zakupu (do 10-tego)
• informacja o wartości zapasu magazynowego na koniec miesiąca (do 12-tego)
• informacja czego dotyczyła płatność kartą Pana Marka na kwotę Xzł
• formularz zakończenia zatrudnienia Janka Kowalskiego (do 5-tego)
• itd.

W minimalnej formie zawiera informacje „co” i „na kiedy”. W bardziej rozbudowanej jest „wykonawca” (jeśli jest wiele osób po stronie firmy współpracujących z księgową), „do czego potrzebne” (aby znać kontekst i tym samym ważność/pilność), „instrukcja wykonawcza” (podpowiedź jak to wykonać np. w danym systemie informatycznym). Ważnym jest aby lista była współdzielona, a nie miała formę pliku na osobistym komputerze. Chodzi o to aby wszelkie aktualizacje były widoczne dla wszystkich natychmiastowo – tylko wtedy lista będzie pełnić swoją funkcję.

 
Jeżeli księgowość jest wewnętrzna i w firmie istnieje jakiś system workflow to idealnie byłoby „wpiąć się” w niego z tą sferą. Po prostu słabo sprawdzają się rozwiązania jeśli istnieje x list spraw do zrobienia, więc jeśli taka lista istnieje to należy się „do niej dopisać”. Jeżeli natomiast księgowość jest zewnętrzna to po prostu rolą biura rachunkowego jest dostarczyć gotowe rozwiązanie (system online).

 
A co jeżeli w firmie nie ma systemu zarządzania pracą lub biuro czegoś takiego nie używa – pozostaje stworzyć to samemu. Wtedy polecam wystartować z rozwiązaniem z natury ułomnym (o czym za chwilę) ale szybkim w uruchomieniu i będącym dobrym punktem startu tzn. umieszczonym w sieci arkuszem kalkulacyjnym (np. Google Sheets, Microsoft Excel 365, itp.). Po prostu ma to formę tabelki do której każda osoba może zapisać link we własnej przeglądarce, a w samej tabeli dodajemy kolumnę statusu (min. to sprawy niezrobione i zrobione) i filtrując taką tabelkę mamy przegląd zadań.

 
Kolejną sprawą jest automatyczne informowanie o nowych zadaniach. Po prostu część osób nie ma nawyku rozpoczynania dnia pracy od sprawdzenia listy zadań do wykonania (szczególnie jeśli jest to jakiś zewnętrzny system) lub taką listą jest dla nich skrzynka poczty email. W związku z tym potrzebny jest mechanizm, który w przypadku utworzenia przez księgową nowego zadania wyśle o tym informację mailową/SMS do wykonawcy. Bez dedykowanych, automatycznych narzędzi się nie obędzie. Powiązany z tym jest kolejny aspekt – monitoring realizacji i przypomnienia. Gdy zbliża się termin wykonania zadania lub gdy niepilne zadanie nie zostało wykonane to potrzebny jest mechanizm, który dla takich zadań wyśle wykonawcy automatyczne przypomnienie. Tak jak w poprzednim przypadku potrzebne do tego jest dedykowane narzędzie

 
Kolejna cecha takiego narzędzia to archiwum wątku komunikacji wraz z ewentualnymi załącznikami. Można to porównać do zapamiętanego wątku wymiany SMS razem z załączonymi zdjęciami/plikami. Dzięki temu widzimy co i kiedy się działo. Dedykowane systemy workflow z natury mają tego typu funkcjonalności, natomiast konstruując to za pomocą arkusza kalkulacyjnego trzeba to zrealizować albo w formie komentarzy/notatek do komórki albo kolejnych kolumn opisujących dane zadanie,

 
Z wymianą informacji w ramach zadania wiąże się kolejna potrzebna cecha tzn. aktualizacja przypisania zadania do osoby. Zauważ, że często to może mieć formę „przekazywania pałeczki”, tzn. księgowa poprosiła Cię o coś (zadanie jest po Twojej stronie), Ty natomiast aby to zrobić zapytałeś się jej o jakiś szczegół wykonawczy (zadanie teraz po stronie księgowej), on z kolei Ci odpowiedziała (zadanie znowu po Twojej stronie), itd. Aby zadanie nie zawiesiło się w czasie i w statusie „niczyje” ta „pałeczka” (status zadania) musi być aktualizowany, najlepiej automatycznie. Jeśli firma wewnętrznie lub Twoje biuro rachunkowe posiada takie mechanizmy to nie masz problemu, ale w wersji startowej na arkuszu kalkulacyjnym ktoś te statusy (przypisanie do wykonawcy) musi pamiętać aby aktualizować.

2. Sprawy dla księgowej

 
A co z sprawami z którymi Ty lub Twoi współpracownicy zwrócili się do księgowej ? Na przykład:

• proszę o raport … do …
• proszę o zaświadczenie o dochodach pracownika
• proszę o informację czy można wystawić fakturę …

Powinno to być zorganizowane dokładnie tak samo i wręcz w ramach tej samej listy zadań. Jak może zauważyłeś w poprzednim przypadku zadania, w ramach których jest przekazywanie „pałeczki” de facto stają się zadaniami drugiej strony i nie ma znaczenia kto je inicjował. Oczywiście w przypadku Twoich zadań nie powinieneś sobie zaprzątać głowy np. przypominaniem czy osobnym informowaniem o zleceniu zadania. To powinno mieć wręcz formę taką, gdzie wysłany przez Ciebie email do księgowej automatycznie staje się zadaniem, którego postępy możesz śledzić.

Przekazywanie informacji

 
W jaki sposób zorganizować przekazywanie informacji aby było szybko, wygodnie i bez błędów? To zależy od tego:

• jakie informacje (znany, powtarzalny zakres czy też nie)
• w jakim kierunku (do księgowości czy do firmy)
• jak często (cyklicznie czy jednorazowo)

1. Do księgowości

 
Księgowość, a zwłaszcza kadry i płace potrzebują w większości tych samych informacji tyle, że dostarczanych cyklicznie, a sytuacje dodatkowego dopytywania, wyjaśniania, itp. są sporadyczne o ile proces zbierania informacji jest dobrze zorganizowany. Jeżeli proporcje są odwrotne tzn. księgowość w większości dzwoni, wyjaśnia, dopytuje, itp. to znaczy, że organizacja procesu zbierania informacji szwankuje. Co oznacza w tym przypadku dobrze zorganizowany proces ?
Otóż osoby po stronie firmy dostarczające informacje/dokumenty powinny w wyprzedzeniem wiedzieć co i na kiedy mają zrobić, a forma/sposób jak to zrobić powinna być jasna i czytelna.

 
Najlepszą metodą pokrywającą 90% przypadków jest przygotowanie interaktywnych formularzy dla wszystkich typowych sytuacji zbierania danych, np. „formularz danych potrzebnych do zamknięcia miesiąca”, „formularz zmiany danych pracownika”, „formularz zakończenia zatrudnienia pracownika”, itd. Taka forma zapewnia, że:

• po pierwsze w jednym kroku zbierzemy wszystko co potrzebne (zamiast w iluś tam turach dopytywać mailowo czy telefonicznie o kolejne, brakujące szczegóły),
• w przypadku niejasnych danych możemy posłużyć się listami wyboru i objaśnieniami,
• w wersji interaktywnych formularzy można zaimplementować ścieżki warunkowe tzn. w zależności od podania takiej czy innej informacji formularz się zmienia pokazując różne warianty kolejnych pytań/punktów.

Takie formularze należy:

• używać w ramach wcześniej omawianej listy spraw i za jej pomocą rozsyłać, monitorować spływ, przypominać, przekierowywać do innych osób. Np. gdy księgowość potrzebuje zebrać informacje potrzebne do zamknięcia miesiąca to taki formularz wysyła np. do kierownika magazynu aby podał wartości stanów magazynowych, czy też do kierownika zakupów aby zatwierdził ostatnie faktury zakupu.
• dla sytuacji, które nie są inicjowane nie przez księgowość czy kadry (zazwyczaj sytuacje kadrowe np. pracownik się zwalnia, albo potrzebuje zaświadczenie o zarobkach, albo dostaje podwyżkę) formularze powinny być udostępnione zainteresowanym aby mogli po nie sięgnąć, wypełnić i przekazać do księgowości/kadr. Może to mieć formę strony internetowej z listą przypadków (zatrudnienie pracownika, podwyżka, prośba o zaświadczenie, itd.) i podłączonymi formularzami, ale może to mieć formę np. kuwetki z wydrukowanymi niewypełnionymi formularzami, która stoi w sekretariacie.

Od strony technicznej formularze można przygotować albo za pomocą narzędzi internetowych albo za pomocą desktopowych edytorów tekstowych jak Word czy Acrobat albo skorzystać z oferty firm dostarczających tego typu usługi dla księgowych.

 
 
Czasami jednak sytuacja i charakter zbieranych informacji jest bardziej złożony np.

• do naliczenia wynagrodzeń potrzebny jest komplet danych: zestawienie nieobecności, nadgodzin, przyznanych premii i potrąceń, itd.
• do weryfikacji niewyjaśnionych rozrachunków z dostawcami, klientami czy pracownikami potrzebne są zestawienia faktur i płatności wraz z informacjami uzupełniającymi

Tego typu sytuacje (zauważ, że wciąż powtarzalne) nie da się załatwić predefiniowanym formularzem i tutaj są potrzebne dedykowane narzędzia. Powinny one z jednej strony zaprezentować dane wyjściowe z systemów ewidencyjnych (lista pracowników z kalendarzem pracy, lista faktur i przedpłat kontrahentów, itd.), a z drugiej czytelnie pokazywać wypełniającemu jakie informacje i w jaki sposób muszą być uzupełnione. Oczywiście konkretne rozwiązanie zależy od danego zagadnienia. Biura rachunkowe powinny nimi dysponować, natomiast w przypadku wewnętrznej księgowości zazwyczaj tworzenie takich rozwiązań jest nieopłacalne i kończy się na ręcznych metodach zbierania źródłowych informacji (dokumenty, wydruki z systemów) i przekształcania wraz z wprowadzaniem do systemu księgowego/kadrowego.

 
Jeżeli wdrożone zostaną powyższe rozwiązania to możesz spodziewać się, że często spotykana praktyka w której „księgowa ciągle z czymś dzwoni i mailuje” w dużym stopniu zaniknie, Ty i Twoi ludzie tym samym zyskacie czas, a w danych finansowych będzie mniej pomyłek.

2. Do firmy

1. Raporty operacyjne czyli raporty z których korzystamy na bieżąco np. lista faktur do zapłaty, miesięczne zestawienie kosztów, rachunek zysków i strat, itp. – najlepszym rozwiązaniem jest dostęp online.
   • Pierwsze rozwiązanie to dostęp wprost do systemu, w którym prowadzone są księgi i w którym jednocześnie są zdefiniowane definicje raportów, które możesz wyświetlić gdy tego potrzebujesz. Takie rozwiązanie jest możliwe gdy księgowość jest prowadzona przez wewnętrzny dział księgowości lub zewnętrzne biuro księgowe pracuje zdalnie na systemie księgowym firmy
   • Drugie rozwiązanie to dostęp online do systemu raportowego. Może to przybrać formę zarówno systemu, w którym uruchamiamy raporty, które w czasie rzeczywistym są budowane z danych systemu księgowego lub formę repozytorium wcześniej przygotowanych raportów. Ważne aby raporty były dostępne od ręki.
   • Kolejne rozwiązanie to synchronizacja danych pomiędzy dwoma modułami finansowymi tego samego systemu – rozwiązanie stosowane czasami we współpracy z biurami rachunkowymi. Polega ono na tym, że w firmie jest albo taki sam albo okrojony moduł finansowy / kadrowo-płacowy tego samego systemu i dane są cyklicznie (np. co noc lub co tydzień) przesyłane z systemu na którym pracują księgowi do systemu który jest w firmie. Oczywiście moduł w firmie powinien mieć skonfigurowane definicje raportów aby po synchronizacji można je uruchomić.

    
   Czego unikać – rozwiązania w którym nie masz dostępu on-line i zwracasz się do księgowej z tym co potrzebujesz, a potem mija czas, długi czas, często dłuższy niż byś sobie życzył … i dopiero je otrzymujesz. Co więcej w takim wypadku gdy raporty są robione raz na jakiś czas często wychodzą pomyłki, więc raport wraca do poprawki i znowu mija czas. To wszystko sprawia, że porzucasz korzystanie z tego bo to jest kategoria raportów które albo masz wtedy gdy je potrzebujesz albo nie korzystasz z nich w ogóle. Dlatego ustal raz ze swoją księgową ich zakres oraz terminy udostępnienia (zakończenia prac na danych lub przygotowania raportów), a po tych terminach raporty powinny po prostu na Ciebie czekać.

    
   Jeśli chcesz poznać szczegóły tego tematu (jakie raporty sugeruję zdefiniować, czemu mają służyć, co powinny zawierać zajrzyj do osobnego artykułu „Jak zorganizować operacyjne raportowanie finansowe”.

2. Informacje podsumowujące – co jakiś czas księgowa / kadrowa:
   • informuje o zmianach prawnych wpływających na pracę innych (np. sposób wystawiania faktur, ewidencję czasu pracy, itp.),
   • informuje o sposobie współpracy,
   • podsumowuje dane miesięczne,
   • itp.

    
   Oczywiście warto takie informacje otrzymać emailem, jednak niezależnie od tego powinna istnieć swego rodzaju „tablica ogłoszeń” gdzie tego typu informacje byłyby składowane, sklasyfikowane i zawsze dostępne. Np. gdy chcesz prześledzić wszystkie zmiany wprowadzone np. w obszarze autoryzacji i opisywania faktur, albo rejestracji czasu pracy i nieobecności dużo wygodniej jest zajrzeć do takiej „tablicy ogłoszeniowej” zamiast filtrować maile z ostatnich miesięcy/lat.

    
   Najlepsze rozwiązanie to tablica ogłoszeniowa w formie strony internetowej jednak w najprostszej formie może to być udostępniony folder z dokumentami zawierającymi treść poszczególnych informacji. Oczywiście gdy pojawia się nowa informacja należy o tym w jakiś sposób poinformować (najlepiej rozesłać ją lub link do niej emailem). Dystrybucja wyłącznie emailem powoduje, że trudno jest znaleźć komplet informacji na dany temat (brak sklasyfikowania) czy też wrócić do konkretnego tematu.

3. Instrukcje i informacje typu „jak …”– Jeżeli korzystasz z usług biura księgowego to bezsprzecznie wygodnym rozwiązaniem jest dostęp do repozytorium informacji/instrukcji, które pomogą Tobie i innym osobom w firmie w wykonaniu swojej pracy na styku z finansami. Mam na myśli nie tyle często publikowany na stronach internetowych zbiór informacji na temat zmieniającego się prawa finansowego (no bo czy na pewno chcesz samemu to śledzić zamiast dowiedzieć się dedykowanego Twojej sytuacji podsumowania od księgowej ?), co raczej informacje o tym „jak”, np. jak interpretować pozycje danego raportu, jak opisywać i akceptować faktury, jak podpisać elektronicznie sprawozdanie zarządu czy złożyć je w KRS, jak wyświetlić prognozę cashflow, itp. Innymi słowy jest to know-how dotyczący czynności, które nie wykonuje księgowa, ale Ty bądź inne osoby po stronie firmy.

    
   W przypadku wewnętrznej księgowości trudno oczekiwać aby księgowa przygotowała takie materiały jednak w przypadku biur rachunkowych powinno to być standardem.

4. Informacje pracownicze – to jest specyficzna kategoria informacji ponieważ zazwyczaj podlega większym ograniczeniom ze względu na poufność danych oraz część informacji jest dystrybuowana nie tylko do wąskiego grona odbiorców (szef firmy / dyrektor finansowy) ale do wszystkich pracowników. Z tego względu poza tradycyjną metodą gdzie kadrowa udostępnia np. przez stronę internetową albo współdzielony folder komplet dokumentów lub rozsyła dokumenty emailem warto rozważyć rozwiązania z aplikacją mobilną na telefonach pracowników za pomocą której, mają dostęp do swoich dokumentów (wyliczenia wynagrodzeń, roczne PIT, rozliczenia delegacji, itp.) ale także mogą raportować nieobecności, podglądać kalendarze pracy (systemy wielozmianowe), aplikować i rozliczać delegacje, przesyłać dokumenty do przełożonych i kadrowej, zarządzać wszystkim z powyższych dla swoich pracowników.

 

5. Cała reszta – gdy uporządkujemy przekazywanie informacji w powyższych obszarach (a stanowi to 80-90% przypadków) to zostaną nam jedynie sporadyczne, indywidualne sprawy i dla nich powinien pozostać email i telefon.

Płatności

 
Tradycyjnie informacje o płatnościach podatków i składem otrzymujemy od księgowej emailem i na tej podstawie wprowadzamy je ręcznie do banku i płacimy. To jest OK, ale warto taki schemat rozszerzyć o następujące elementy:

• Lista wszystkich płatności do wykonania – po pierwsze płatności powstające z ewidencji danego miesiąca mają różne terminy, często wykraczające zazębiające się z innymi płatności z innych okresów. Do tego dochodzą czasami płatności związane z sytuacjami jednoazowymi (np. korekty). Z tego względu może być ciężko zapanować, które przelewy zostały zrealizowane, a które nie. Dlatego lista na której możesz odznaczać, które płatności już zleciłeś w banku będzie bardzo pomocna.

 

• Koniec z ręcznym wpisywaniem przelewów – można to zrobić na 2 sposoby:
  • Praktycznie każdy system bankowy dla firm ma obecnie możliwość importu przelewów z pliku (typu pli, txt, xml, …). Poproś swoją księgową aby równolegle z informacją o kwocie i terminie przygotowywała Ci plik bankowy który możesz zaimportować do systemu bankowego – szybko i bez błędów.
  • Możesz upoważnić swoją księgową do rachunku bankowego i może ona wprowadzać przelewy wprost w systemie bankowym. Ty je tylko zautoryzujesz. Dodam, że niektóre banki umożliwiają wręcz odbieranie takich zleceń przelewu wprost z systemu księgowego (popytaj w banku o dostęp przez tzw. webservice)

 
Terminy – na koniec warto wspomnieć o wydawałoby się oczywistej rzeczy: otóż ustal z księgową, że nie dostajesz przelewów do realizacji na dzień przed terminem płatności. Spotkałem masę przypadków gdy np. w dzień płatności VAT szef firmy dowiaduje się, że ma przelać podatek na (i tutaj pada spora suma jak dla danej firmy), a takich środków na rachunku nie ma. Oczywiście planowania gotówki nie było i był zgrzyt.