Jak zorganizować obieg faktur

Obieg faktur zakupu – po co i kiedy ?

 
Początki w firmach są takie, że zbierane są faktury z całego miesiąca i wysyłane do biura księgowego. W późniejszym etapie krok ten jest zastępowany skanowaniem faktur i przekazywaniem skanów lub gdy pojawia się wewnętrzna księgowa to ona dba o to pozbieranie faktur w firmie.

 
Na tym etapie firma jest na tyle nieduża, że ten wariant funkcjonuje ale pojawiają się pierwsze niedogodności:

• większość faktur przechodzi przez ręce właściciela i on je weryfikuje zanim odda do księgowości. Jednak czasami faktury pochodzą od zakupów robionych przez pracowników i te już nie zawsze trafią do weryfikacji właścicielskiej (a pewnie pow

inny)

• jeżeli faktury dotyczą materialnych dostaw (np. materiałów do magazynu) i dodatkowo nie przychodzą do firmy razem z dostawą (tak aby osoba odbierającą mogła od razu sprawdzić zgodność) to pojawia się kłopot jak po czasie zestawić to co przyjechało z tym co na fakturze. Jeżeli skala jest mała to daje się jeszcze nad tym zapanować
• niedogodnością staje się kontrolowanie które z faktur zapłacono, a które nie, zwłaszcza gdy faktury już oddano to księgowości (bo do tego czasu można robić zapiski na fakturze). Zazwyczaj w tym momencie pojawia się jakiś rejestr (nawet prosty Excel) z fakturami do zapłaty, innym sposobem jest wprowadzanie wszystkich faktur do systemu bankowego i co prawda w mało wygodny sposób ale można jeszcze nad tym zapanować
• gdy jest potrzeba aby zajrzeć do historycznej faktury, a księgowość nie oferuje dostępu on-line do bazy skanów to telefony do księgowej z prośbą o podesłanie skanu stają się uciążliwe

 
Gdy firma rośnie i zakupami zajmuje się nie tylko szef firmy, ilość faktur z dziesiątek przechodzi w setki, zatwierdzanie pewnych zakupów jest rozproszone do wielu osób to wcześniej wymienione problemy przybierają na sile, ale też pojawiają się nowe:

• nie daje się zapanować gdzie się znajdują faktury. Osób, które odbierają faktury jest wiele i nie wiadomo (szczególnie gdy przychodzi moment przekazania ich do księgowości) w czyim przysłowiowym biurku zalega faktura i czy w ogóle zalega
• firmy w tym rozmiarze zazwyczaj mają potrzebę planowania wydatków (plany cashflow). Przy jednorazowym i często opóźnionym spływie faktur do księgowości tworzenie planów gotówki po prostu nie jest możliwe
• zwiększa się w firmach zapotrzebowanie na informacje finansowe, a w ślad za tym ewidencja księgowa wymaga dodatkowych informacji (np. bardziej szczegółowego opisu rodzajów kosztu, dodatkowych klasyfikacji miejsca powstawania kosztu czy projektu) a nie ma wygodnych narzędzi aby te informacje zbierać
• weryfikacja faktur powinna być robiona wieloetapowo i/lub w oparciu o różne reguły przydzielania faktur (np. do pewnej kwoty tylko zaopatrzeniowiec, a powyżej dodatkowo szef, faktury z kategorii X zatwierdza Pan Jacek, z a kategorii Y Pan Marek, itd.). Takiego wariantowego kierowania faktur nie daje się zrobić ręcznymi metodami.
• Zakupy magazynowe są coraz częściej organizowane prze jedną osobę (zakupowiec) a przyjmowane do magazynu przez inną (magazynier). W związku z tym sprawdzenie czy faktura odpowiada temu co przyjęto do magazynu staje się bez narzędzi niemożliwe.

 
Jak widać lista uciążliwości się wydłuża… Podsumowując – jeśli z dziesiątek faktur zakupowych przechodzisz w setki i/lub nie panujesz nad płatnościami i/lub faktury „się gubią” to czas aby wdrożyć system obiegu faktur. Dodajmy, że czasami narzędzia do tego przeznaczone mogą obsługiwać obieg także innych dokumentów (umów, dokumentów kadrowych, dokumentacji projektowej, itp.), więc możesz to potraktować jako pierwszy krok w digitalizacji archiwum dokumentów.

Jak ?

 
Omówię kilka wariantów zorganizowania obiegu faktur w zależności od rozmiaru firmy oraz tego czy księgowość jest wewnętrzna czy też w biurze rachunkowym oraz czy dysponujemy systemem ERP, który wspiera zarządzanie fakturami zakupu.

Wariant 1 mini – małe firmy, brak dedykowanego systemu obiegu faktur

 
Najprostszym wariantem, który umożliwi pozbycie się kilku (ale nie wszystkich) wymienionych wyżej problemów jest przejście na regularne i cykliczne przekazywanie księgowości faktur, np. raz lub dwa razy w tygodniu (w stałe dni tygodnia). W ślad za tym księgowość także raz lub dwa razy w tygodniu (także w stałe dni tygodnia) księguje te faktury. Proces dalej jest jednokierunkowy (tzn. faktury nie wracają w formie elektronicznej), ale poprzez zwiększenie jego częstotliwości i regularność uzyskujemy aktualność danych w księgach. Oto przykład:
Po stronie firmy faktury są przekazywane zawsze do końca dnia np. w poniedziałek i czwartek. Natomiast księgowość (czy to wewnętrzna czy zewnętrzne biuro) ma obowiązek poksięgować je kolejnego dnia czyli we w każdy wtorek i piątek np. do południa. Dodatkowo w te dni powinny być poksięgowane wyciągi bankowe.

 
Co zyskujemy ? Otóż we wtorek i piątek w drugiej połowie dnia mamy aktualne dane o rozrachunkach z klientami i dostawcami. W zależności od indywidualnych rozwiązań technicznych (system księgowy w firmie, system raportowy online, repozytorium raportów) wykaz tych rozrachunków będzie pochodził z księgowości. Dzięki temu:

• można zrezygnować z wewnętrznych rejestrów faktur do zapłaty oraz rejestrów niezapłaconych faktur klientów. Unikniemy tym samym kłopotów gdy taki wewnętrzny rejestr „rozjedzie się” z księgami.
• mamy już podstawę (dane są w systemie księgowym) do tworzenia krótkoterminowych prognoz gotówkowych (będziemy wiedzieli jak będzie się kształtować poziom gotówki w kolejnych dniach/tygodniach – czy np. nie zabraknie)

 
Osobnym elementem, który warto wdrożyć na tym etapie gdy księgowość jest zewnętrzna to przekazywanie do księgowości skanów i składowanie oryginałów faktur w firmie. Przez to mamy wgląd w dokumenty o ile biuro rachunkowe nie oferuje dostępu do bazy skanów on-line.

Wariant 2 Midi – ilość faktur pow. 100 mies., z systemem obiegu faktur

 
Zachowując cykliczność opisaną w poprzednim wariancie oraz założenie pracy na skanach faktur zaczynamy używać systemu elektronicznego obiegu faktur. Pominę tutaj omawianie konkretnych systemów informatycznych i skupię się na wyjaśnieniu jaka może być organizacja samego procesu i w związku z tym jakie są potrzebne funkcjonalności:
Niezależnie od narzędzia trzeba wykonać 5 kroków:

1. Zbieranie faktur – kilka praktycznych uwag:
   • dla faktur otrzymywanych emailem warto utworzyć osobną skrzynkę pocztową np. taką faktury@…
   • w sekretariacie warto umieścić kuwetkę do której trafiają wszystkie faktury papierowe. Pracownicy, zwłaszcza Ci którzy regularnie dostarczają faktury (zakupowcy, jeżdżący w delegacje) powinni wyrobić w sobie zwyczaj, że faktura tam trafia od razu, a nie po przejrzeniu, weryfikacji, itp.
   • jedyny kierunek „wyjścia faktur” z kuwetki to kolejny krok (skanowanie) czyli nie traktujemy kuwetki jako miejsca z którego cos weźmiemy, potem odłożymy, itp.
   • o ile data wystawienia faktury nie pokrywa się z datą wpływu do firmy (zwłaszcza chodzi o terminy przełomu mies. i rozliczeń VAT) to oznaczamy datą wpływu fakturę (pieczątka z datownikiem koło kuwetki lub dopisek długopisem)
2. Skanowanie i archiwizacja – w zależności od ustaleń z księgowością (kto to robi) skanujemy faktury i je archiwizujemy czyli umieszczamy wg typów (zazwyczaj podział na zakupy/sprzedaż wystarczy) i chronologicznie (wg daty wpływu) do segregatora. W niektórych systemach ewidencji dokumentów na tym etapie na papierowym dokumencie umieszczany jest kod QR lub kreskowy – nie wchodząc w szczegóły, o ile ilość dokumentów liczymy w dziesiątkach czy setkach, a nie tysiącach to rozwiązanie to wydaje się nadmiarowe.

    
   Kolejną kwestią jest archiwizacja faktur dostarczonych elektronicznie – pierwsza metoda to wydruk faktur aby zachować kompletność dokumentacji w segregatorze, a druga to odpowiednie (bezpieczeństwo) zarchiwizowanie plików faktur. Jeżeli faktury nie są drukowane to wygodnym rozwiązaniem jest załączenie do segregatora listy plików wraz z odpowiadającym im numerami faktur oraz ich liczbą. Będzie to pomocne w przypadku konieczności dotarcia do oryginałów oraz w czasie miesięcznej procedury sprawdzenia czy ilość faktur w systemie księgowym odpowiada ilości w archiwum

3. Rejestracja – krok polega na tym aby dane z faktury (skanu) znalazły się w systemie obsługującym obieg faktur. Po załadowaniu skanu do systemu albo jest to realizowane ręcznie (przepisanie danych) albo półautomatycznie przez mechanizm OCR (automatycznego rozpoznawania tekstu). W przypadku obsługi przez zewnętrzne biuro rachunkowe kwestią ustaleń jest czy wykonuje to biuro rachunkowe czy też sekretarka/osoba od spraw administracyjnych po stronie firmy.
   Dodam, że na tym etapie nie jest wymagana żadna wiedza księgowa – przepisaniu podlegają dane typu dostawca i jego dane, kwoty netto i brutto, numer i data dokumentu, itp. Co więcej w niektórych systemach faktury już na tym etapie są widoczne w kontekście pozycji do przyszłej zapłaty czy tez planowania cashflow.

    
   Kolejnym krokiem jest skierowanie faktury na odpowiednią ścieżkę autoryzacji czyli w uproszczeniu skierowanie jej do odpowiedniej osoby w firmie.

4. Autoryzacja i opis – autoryzacja to nic innego jak merytoryczne zaakceptowanie faktury. W małych firmach zasada jest prosta – wszystkie faktury przechodzą przez szefa. Gdy firma rośnie to zasady stają się bardziej rozbudowane, np.:
   • faktury do zakupów realizowanych przez inne osoby niż szef trafiają do tych osób
   • faktury powyżej pewnego progu najpierw trafiają do osób realizujących zakup, a w drugiej kolejności do szefa
   • faktury o najwyższej wartości muszą być zaakceptowane przez min. 2 członków zarządu
   • itd.

    
   Najłatwiej rozpocząć od prostych reguł, np.:

   • faktury za zakupy od stałych dostawców trafiają do osób na stale współpracujących z tymi dostawcami (osoba autoryzująca przypisana do dostawcy)
   • faktury powyżej ustalonej wartości idą w drugim etapie do szefa
   • faktury od dostawców jednorazowych na drugim etapie zawsze trafiają do szefa

    
   Kolejny krok to opis merytoryczny, który umożliwi księgowej poprawne zaksięgowanie dokumentu. Tutaj różne księgowe stawiają różne wymagania, od praktycznie braku ich w ogóle (nieopisane faktur) po szczegółowe opisywanie każdej. Oto wytyczne przy których będzie „i wilk syty i owca cała” czyli księgowa uzyska to co potrzebuje, ale druga strona wypełni tylko tyle i musi i to w najłatwiejszy/najszybszy sposób:

    
   Opis dotyczący rodzaju kosztu, np. materiał (grupa), usługa (grupa), amortyzacja, itd.:

   • dla pozycji faktur gdzie rodzaj jest oczywisty (usługi telekomunikacyjne, energia elektryczna, paliwo, itp.) opis nie jest konieczny
   • dla pozycji faktur gdzie rodzaj jest niejednoznaczny np. „platforma XGR”, „obsługa okresowa”, „usługi wg umowy …”, itp. czyli takich gdzie osoba niewtajemniczona nie będzie miała jasności co to jest należy opisać co to jest. Najwygodniejszą metodą jest przygotowanie przez księgowość jednostronicowego spisu możliwych pozycji (odpowiadających kontom rodzajowym) wraz z kodyfikacją numeryczną np.: 40110 – Materiały do remontów. Wtedy wystarczy, że opisujący wprowadzi odpowiedni kod (oczywiście o ile nie życzymy sobie aby w ewidencji były słowne opisy transakcji)

    
   Opis dotyczący działu ponoszącego koszt, czyli tzw. miejsca powstawania kosztu (MPK) np. dział sprzedaży i marketingu, dział produkcji nr 1, administracja, itd.:

   • tam gdzie można na stałe powiązać regułą konkretnych dostawców z konkretnymi działami opis nie jest konieczny
   • w pozostałych przypadkach wzorem opisu rodzajowego należy stworzyć ściągę z kodami działów np.: 501 – wydział prod.1, 530 – sprzedaż, itp.
   • dla pozycji nieopisanych można przyjąć regułę, że trafiają do puli kosztów ogólnofirmowych

    
   Opisy dodatkowe np.:

   • dotyczące projektów wewnątrzfirmowych zazwyczaj związanych z projektem produktowym lub dot. danego klient
   • dotyczące środków trwałych / wartości niematerialnych polegające na nabyciu nowych pozycji lub rozbudowie, modernizacji istniejących
   • dotyczące umów i kontraktów aby badać np. ich marżowość

    
   W tego typu przypadkach zazwyczaj tylko niewielka część z całości faktur dotyczy tych kategorii dlatego najlepszą jest zasada: jeżeli faktura, bądź tylko wybrane pozycje dotyczą danej kategorii to jej kod/opis jest umieszczany na fakturze, a jeśli brak to opisu nie się nie umieszcza.

5. Księgowanie – czyli po prostu zapis w księgach. Począwszy od tego momentu faktura jest widoczna do wszelkiego raportowania (koszty, płatności, cashflow).

    
   Dodam, że tego typu proces i system powinien obsługiwać także sytuacje niestandardowe np.

   • przekierowanie faktury do innej, nieujętej w pierwotnej ścieżce osoby
   • zawrócenie faktury przez księgową aby odpowiedzieć na pytanie / uzupełnić informacje
   • dodanie dodatkowego skanu (np. brakującej specyfikacji, umowy)

 
Co zyskujemy ? Jak się można domyśleć w stosunku do poprzedniego wariantu znika większość problemów opisanych na wstępie, a zwłaszcza:

• autoryzacja faktur odbywa się u właściwych osób,
• księgowość zbiera potrzebne informacje (klasyfikacje),
• jest kontrola gdzie są faktury – ewidencja gdzie skierowano (u kogo wiszą) faktury jeszcze niezautoryzowane

Wariant 3 Max – ilość faktur to setki mies., z systemem obiegu faktur i ERP

 
W tym wariancie poza procesem opisanym wcześniej mamy integrację z systemem ERP firmy. Ta integracja może wynikać „sama z się” gdy elektroniczny obieg faktur jest realizowany wprost przez system ERP lub może polegać na tym, że obydwa systemy ze sobą współpracują, np. obieg faktur korzysta np. w kartoteki dostawców ERP, a ERP zaczytuje dane faktur do swojego modułu księgowego.

Jakich dodatkowych korzyści można się spodziewać (dodam, że zależy to od funkcjonalności danego systemu ERP):

• precyzyjna i szybka kontrola zakupów opartych na zamówieniach – gdy w systemie ERP będą ewidencjonowane zamówienia zakupu (jest informacja m.in. co zamówiliśmy i po jakiej cenie) oraz realizacja zamówień (najpopularniejsza forma to przyjęcia magazynowe dot. tych zamówień) to osoba autoryzująca fakturę będzie miała mocno ułatwione zadanie tzn.
  System z jednej strony porówna kwotę całej faktury wprowadzoną na etapie rejestracji z wyliczeniem przyjętych ilości wymnożonych przez ustalone ceny z zamówienia. Ewentualne rozbieżności wartościowe będą automatycznie pokazane.

   
  Praktyka pokazuje, że przed wprowadzeniem takiego mechanizmu wiele dodatkowych kosztów jest przepuszczanych bo faktury są zatwierdzane „na oko”, nikt nie pamięta wszystkich cen, rabatów i treści złożonych zamówień. Tak więc jeśli faktura jest „mniej-więcej” OK to jest bez mrugnięcia okiem akceptowana. Po wdrożeniu widać 2 efekty:

  • po pierwsze ujawniają się najmniejsze różnice w cenach w stosunku do zamówień, zaokrąglenia w ilościach oraz nieuzgodnione wcześniej pozycje dodatkowe (pakowanie, transport, itp.)
  • po drugie jeżeli pracownicy wcześniej nie autoryzowali faktur formalnie (podpisem) i/lub faktura nie szła później do sprawdzenia przez szefa to z natury przepuszczano więcej niezgodności. Jeżeli jest świadomość, że umieszczam swój elektroniczny „podpis” pod fakturą i będzie to oglądał mój szef to weryfikacja jest bardziej dokładna
• aktualna baza cen zakupowych – jeżeli podczas autoryzacji faktury, naniesione zostaną ewentualne aktualizacje cen na podstawie faktury to system aktualne ceny z faktur zapamięta i tym samym uzyskamy bazę aktualnych cen z faktury. Możemy ją wykorzystać potem do wyceny zapasu, kalkulacji cen własnych produktów i usług czy zapytań ofertowych.
• zunifikowane dane klasyfikacyjne (kartoteki) i automatyzacja opisów – wcześniej przedstawiłem sposób opisu faktur oparty na listach kodów przygotowanych przez księgowych. Jeżeli odbywa się to w integracji z systemem ERP to listy dostawców, kodów rodzajów kosztów, działów firmy, projektów, środków trwałych, itd. pochodzą wprost z systemu ERP (nie trzeba ich synchronizować, czy też przesyłać zmian). Co więcej wiele systemów umożliwia częściowo automatyczne podpowiadanie części kodów (np. rodzaju kosztu w zależności do tego co zamawiamy). Po prostu jest szybciej, wygodniej i mniej błędów
• statystyki z możliwością dojścia (drill down) do szczegółów – większość systemów ERP obsługująca wyżej opisane sytuacje umożliwi także zbieranie statyk sumarycznych (na dostawcę, pozycję zakupową, projekt, itd.) oraz umożliwi analizę typu „drill down” do szczegółów którymi są pozycje faktury zakupu. Na przykład: po wykonaniu kalkulacji kosztów produktu/usługi możemy zagłębiać się w pozycję materiały, a potem konkretna pozycja a potem odczytać na podstawie jakiej faktury została przyjęta taka, a nie inna cena. Podobnie z wyznaczaniem wartości zapasu wg wycen rzeczywistych (FIFO, LIFO, średnia), gdzie dla każdej z pozycji możemy zejść do poziomu szczegółu konkretnej faktury. Innymi słowy jakość danych i ich transparentność jest większa.