Jak zorganizować zautomatyzowane płatności

Zautomatyzowane płatności

 
Płatności to osobny proces, ale z racji tego, że mocno bazuje na efektach poprzedniego warto na niego spojrzeć jako kolejny krok po wdrożeniu elektronicznego obiegu faktur.

Punkt startu

 
Aby uchwycić kontekst zmian oto krótki opis jak zazwyczaj funkcjonuje ten obszar przed wdrożeniem systemu obiegu faktur:
Zazwyczaj funkcjonuje rejestr faktur zakupu do opłacenia (bo faktury powędrowały lub powędrują do księgowości). Czasami jest dodatkowy rejestr nieopłaconych faktur klientów, który służy do windykacji. Szef firmy albo samodzielnie albo za pomocą księgowej/asystentki prosi o wprowadzenie przelewów do systemu bankowego. Wtedy siada do systemu bankowego filtrując i sortując wprowadzone faktury i decyduje co płacić. Częstotliwość tego jest duża, bo zarówno spływ faktur jest nieregularny jak i zdarza się wiele sytuacji „na zaraz” (bo proces nie jest uporządkowany).

Jakie zmiany

 
Jak często ? Na wstępie uporządkowałbym częstotliwość wykonywania płatności. W wielu firmach odbywa się to codziennie chyba, że osoba która jest uprawniona do wykonywania przelewów w systemie bankowym jest nieobecna. Dlaczego tak się dzieje ? Zazwyczaj nikt tego wcześniej nie uporządkował.
 
A jeżeli proces obiegu faktur odbywałby się regularnie w stałych interwałach czasowych to jak często należy płacić ? Otóż większość faktur ma terminy płatności dłuższe niż tydzień więc przy braku większych opóźnień w zbieraniu faktur zakupu (przekazywaniu ich do skanowania i rejestracji) faktury będą gotowe do płatności min. na dobrych kilka dni przed ich terminem płatności. W związku z tym można by założyć, że „pochylanie się nad tematem” płatności może odbywać się raz w tygodniu. W praktyce jednak zdarzają się przypadki gdy faktury wymagające płatności przeleżą u kogoś w oczekiwaniu na autoryzację, ktoś nie przekaże faktur otrzymanych emailem na czas lub różnego rodzaju inne płatności do wykonania na szybko (np. przedpłaty na zamówienie, wynagrodzenia zaraz po ich wyliczeniu, itp.) wymuszą i tak wykonywanie tego częściej. Dlatego optymalnym jest 2 razy w tygodniu, w stałe dni przypadające zaraz po dniu w którym są księgowane faktury.

Jakie kroki ?

1. Wygenerowanie listy płatności – albo z systemu obiegu faktur albo z modułu księgowego trzeba po prostu utworzyć listę pozycji do zapłaty, do powstania której podstawowym kryterium jest termin płatności. Pomijam tutaj kwestie techniczne takie jak konieczność wprowadzania numerów rachunków bankowych na etapie rejestracji, przypisywanie z jakiego rachunku bankowego chcemy realizować płatność, itp. Jeżeli firma stosuje krótkoterminowe plany cashflow to selekcja do tej listy jest korygowana o przesunięcia wg planu cashflow (płatności niektórych faktur są zazwyczaj opóźnione).

 

2. Dodatkowa autoryzacja – skoro faktury zostały zaakceptowane merytorycznie (także przez szefa jeśli to było wymagane) to wydaje się, że mogłyby trafić od razu do płatności. Tak zresztą sugeruję no bo skoro faktury zostały zatwierdzone, a system ich dodawania jest szczelny (nie można dodać pozycji bez wiedzy szefa) to po co autoryzować ? Jednak w wielu firmach stosuje się ze względów bezpieczeństwa „drugie sito” czyli kontrolę na etapie płatności. Można to zrobić w dwojaki sposób:
   • Jeśli system księgowy posiada taką funkcjonalność to płatności faktur z takiej listy muszą być zautoryzowane przez odpowiednią osobę (zazwyczaj dyrektora finansowego lub szefa)
   • Poprzez zwolnienie przelewów do realizacji w systemie bankowym (częściej stosowana metoda)

 

3. Załadowanie do systemu bankowego – oczywiście można to zrobić ręcznie przepisując faktura po fakturze, uzupełniając bankową kartotekę dostawców, ich rachunki, itd. To są jednak zamierzchłe metody – obecnie systemy księgowe oferują:
   • tworzenie tzw. plików bankowych z poleceniami przelewu. W takim pliku zawarte są wszystkie informacje tzn. z jakiego naszego rachunku na jaki rachunek, jaką kwotę, kiedy i za co. Pozostaje jedynie kliknąć w systemie bankowym import takiego przelewu i wszystko gotowe, bez błędów związanych z przepisywaniem
   • załadowanie przelewów przez bezpośrednie połączenie, przez tzw. „webservice”. Innymi słowy po wcześniejszym uzyskaniu w banku danych dostępowych i konfiguracji system księgowy połączy się systemem bankowym i prześle polecenia przelewu

    
   Polecam aby ten krok pozostawić albo księgowej (jeżeli księgowość jest wewnętrzna) albo osobie odpowiedzialnej za administrację. Osoba ta nie musi mieć w systemie bankowym uprawnień do zwalniania przelewów.

 

4. Zwolnienie przelewów do realizacji – po prostu zalogowanie się do systemu bankowego i zwolnienie przelewów do realizacji. No comments 😉