Jak zorganizować obieg informacji pracowniczych

 
 
 
 
Często obserwuję w firmach, że wiele różnych spraw związanych z obsługą ewidencyjną posiadanego zespołu pracowników zajmuje stosunkowo dużo czasu i energii, po prostu kuleje w sferze realizacji i nikt nie ma pomysłu jak to okiełznać. Wszyscy w tym uczestniczący z reguły z braku pomysłów jak to wygodnie poukładać wychodzą z założenia, że „tak już musi być”.

 
Rzeczywiście jest to sfera, która łączy w sobie wiele różnych rodzajów tematów, wiele z nich występuje sporadycznie, a znaczna część ma swoją indywidualną specyfikę. Komunikacyjnie jest to także trudny problem bo z reguły mamy min. 3 strony (kadrową, pracownika, przełożonego i czasami osobę administracyjną). Innymi słowy nie jest to jednorodne zagadnienie do realizacji przez jedną osobę i dlatego jest trudne do efektywnego zorganizowania.
Niemniej nie znaczy to, że nie można tego efektywnie zorganizować – to jest kwestia wdrożenia odpowiednich procedur i narzędzi, a gdy to już wykonasz możesz liczyć na takie efekty:

• Ty i inni w to zaangażowani będziecie spędzać na tym mniej czasu i będzie mniej „podejść” do tematu (większość będzie się zamykać w cyklu wypełniam dane i przesyłam oraz czekam na efekt od kadrowej)
• będzie jasność co i kto ma zrobić – zamiast zbytecznych telefonów do kadrowej i ustalania co i jak
• będzie łatwy dostęp do informacji

 
Reasumując: mniej czasu, wygodniej, jasno i czytelnie.

Aby było łatwiej pokrójmy tego słonia na kawałki:

I. Sprawy bieżące

 
W odróżnieniu od tych, które się dzieją raz w miesiącu (np. naliczenie wynagrodzeń) tutaj mam na myśli sprawy takie jak:

• zatrudnienie nowego pracownika
• odejście z pracy
• przygotowanie zaświadczenia (np. do banku)
• zmiana danych osobowych lub warunków zatrudnienia
• zgłoszenie rodziny do ubezpieczenia
• itd.

To są tylko przykłady, ale zauważ, że tego typu sprawy gdy się pojawiają nie mogą czekać np. do końca miesiąca i muszą być obsłużone w przeciągu maksymalnie kilku dni (także ze względu na to, że terminy urzędowe w niektórych ze spraw są do 7 dni).

 
Zazwyczaj jest tak, że w firmie nie wiedząc co trzeba zrobić pracownik najpierw zgłasza się w firmie z prośbą o …, potem ktoś każe mu poczekać aż dowie się u kadrowej co trzeba zrobić, potem ta osoba dzwoni do kadrowej i ustala co trzeba przygotować/wypełnić, kadrowa przesyła jakieś druczki do wypełnienia lub prosi o informacje na email, potem się okazuje, że nie było dość czytelne jak wypełnić te druczki i co przesłać więc, zaczyna się pierwsza tura uzupełnień i tak to trwa i trwa …

 
Aby całość skrócić i uczynić odpornym na błędy i braki potrzebne są następujące rzeczy:

1. spis typów spraw wraz z informacją co zrobić – 95% przypadków to możliwe do zdefiniowania typy zagadnień w związku z czym można je spisać (będzie tego nie więcej niż kilkanaście pozycji) np. w takiej formie: „zatrudnienie pracownika”, „zmiana danych osobowych”, „zwolnienie”, itd. Obok powinna być informacja co zrobić. Tak się składa, że praktycznie w każdym przypadku kadrowa musi dostać pewien zestaw informacji aby wystartować z pracą (jeśli zatrudnienie to kwestionariusz, jeśli zmiana danych osobowych to zmienione dane, jeśli przygotowanie zaświadczenia to informacja jakie i za jaki okres, itd.).

    
   Tak więc towarzysząca informacja to zaledwie wskazanie jaki formularz wypełnić (o formularzach w kolejnym punkcie). Jeśli taką listę by zrobić w formie papierowej to będzie zaledwie jedna strona A4. W wygodniejszej, bardziej profesjonalnej wersji będzie to strona internetowa z szerszymi opisami gdzie po kliknięciu zostaniesz przeniesiony wprost do właściwego formularza

 

2. formularze do zbierania danych – dlaczego tak ? Napatrzyłem się w wielu firmach co oznacza „ręczne” zbieranie danych:
   • po pierwsze zawsze się kończy na brakach w danych (bo na wstępie nie było wiadomo że jeszcze to czy tamto jest potrzebne, bo nie było dość jasne dla podającego informacje jak to zrobić
   • po drugie długofalowo potrzebne dane, ale nie niezbędne w danym momencie dane praktycznie nie są nigdy uzupełniane. Przychodzi jednak w przyszłości moment gdy brak tych danych „odbija się czkawką” i wszyscy mają problemy. Przykład: pracownik zmienił miejsce zamieszkania, podał na formularzu nowe dane ale już dane nowego urzędu skarbowego nie – póki co można z tym żyć. Po zakończeniu roku kadrowa przygotowała PIT roczny i wysłała do poprzedniego, błędnego urzędu skarbowego – pracownik czekał na zwrot podatku, ale się nie doczekał bo w procesie był błąd.

    
   Pewnym remedium na powyższe problemy jest przemyślenie jakich wszystkich danych (także w różnych wariantach sprawy) potrzebuje kadrowa i spisanie tego w formie formularza:

   • po pierwsze w jednym kroku zbierzemy wszystko co potrzebne
   • w przypadku niejasnych dla wypełniającego danych możemy posłużyć się listami wyboru i objaśnieniami,
   • jeżeli natomiast zrobimy je w wersji interaktywnej (formularze w formie strony internetowej) to można zaimplementować ścieżki warunkowe tzn. w zależności od podania takiej czy innej informacji formularz się zmienia pokazując różne warianty kolejnych pytań/punktów. Co więcej możemy ustawić pola obowiązkowe bez których wypełniania formularza nie można ukończyć.

    
   Formularze w wersji papierowej najlepiej wydrukować w kilku egzemplarzach każdy i umieścić w sekretariacie w kuwetce aby były łatwo dostępne.

 

3. mechanizm zlecenia sprawy do kadrowej – wiem, że to skomplikowanie brzmi, ale w zależności od tego czy i jak zorganizowano zlecanie zadań kadrowej może to mieć różną formę. W najprostszej będzie to po prostu przesłanie formularza emailem oczekując, że będzie to wykonane w najbliższej przyszłości. Jeżeli natomiast istnieją już jakieś systemy zarządzania sprawami/zadaniami księgowości to prośba o wykonanie danej sprawy wraz z załączonym formularzem powinna być zlecona za pomocą takiego systemu.
   Jeśli korzystasz z biura rachunkowego to ono powinno takie rozwiązanie zaproponować (dobre biura planują i zarządzają swoją pracą więc tym samym muszą posiadać jakieś narzędzie do tego).

II. Sprawy miesięczne

 
Tutaj mam na myśli co miesiąc wykonywane cykle stałych czynności. Są dwa główne:

1) Naliczenie wynagrodzeń

 
W skrócie ten proces powinien wyglądać tak:

1. zebranie i weryfikacja danych źródłowych – Zacznijmy od tego co jest potrzebne kadrowej aby mogła naliczyć wynagrodzenia?
   • czas pracy – kto, kiedy i ile przepracował, szczególnie jeśli chodzi o pracę w dni wolne i nadgodziny.
   • nieobecności – kto, kiedy i z jakiego powodu był nieobecny
   • zmienne w czasie premie i potrącenia – np. premie, ale także niepieniężne dodatki typu paczki świąteczne, karnety sportowe, dofinansowania do nauki języków, itp.
   • dane do umów cywilno-prawnych – jeżeli kadrowa ma przygotować umowy zlecenia/o dzieło/itp. to potrzebne są dane do ich wypełnienia: dane osobowe, przedmiot pracy, kwota, okres, itp.

    
   Jak widzisz są to informacje różnego typu, których źródło znajduje się w różnych miejscach i w pierwszym kroku trzeba te dane zebrać. Po drugie niektóre z nich jak czas pracy są zazwyczaj potwierdzane przez przełożonych i trzeba te potwierdzenie zdobyć. Nie będę opisywał propozycji jak te dane w źródłowej formie powinny być zbierane bo jest to mocno uzależnione od sytuacji w konkretnej firmie. Jest tylko jedna sugestia – uporządkowana (taka sama co miesiąc) forma elektroniczna.

 

2. przekazanie danych kadrowej – zazwyczaj jest to przekazanie papierowych list obecności, emaili z decyzjami o przyznanych premiach, ustnych informacji o umowach do zawarcia, itp. Po prostu to generuje błędy.

    
   Nie raz spotykałem sytuację w której kadrowa otrzymywała skany ręcznie wypisywanych dokumentów gdzie zastanawiała się czy to trójka czy ósemka jest pierwszą cyfrą czyjejś premii. Innym razem okazywało się, że brakowało ostatnich 2 stron skanów, a pracowała późnym wieczorem więc bez możliwości kontaktu i na rano nie było obiecanych wyliczeń wynagrodzeń. W jeszcze innej sytuacji brakowało naliczeń nowego dodatku premiowego bo skanujący zapomniał o „dodatkowej kartce”.

    
   Aby uniknąć błędów zalecam to co możliwe importować lub pobierać wprost z systemów źródłowych (np. z systemów rejestracji czasu pracy), a pozostałe dane przekazywać w zunifikowanej (takiej samej co miesiąc) formie tabelarycznej w plikach. Przykładowo można wystartować od pliku excelowego zbierającego wszystkie potrzebne dane w jednym pliku. Sam fakt ujednolicenia układu, możliwości kopiowania danych z poprzednich miesięcy jako wzór, czy korzystanie z podłączonej aktualnej kartoteki pracowników spowoduje, że niczego nie zapomnimy.

    
   W przypadku specjalizowanych biur księgowych kolejnym krokiem jest udostępnienie interaktywnych stron do wprowadzania danych bazujących na aktualnych danych z systemu kadrowo-płacowego. Wtedy szybkość pracy i weryfikacja danych jest jeszcze większa.

 

3. naliczenie płac – pominę szczegóły tego kroku bo z Twojego punktu widzenia to techniczne czynności wykonywane przez kadrową. Zwrócę uwagę tylko na jedną sprawę: wynagrodzenia w wielu firmach są naliczane w tym samym okresie. Jeżeli korzystasz z zewnętrznej księgowości to aby otrzymać wyliczone wynagrodzenia na czas:
   • albo upewnij się, że Twoja kadrowa zarządza swoim grafikiem prac i tym samym jest w stanie co miesiąc poinformować Ciebie, że aby otrzymać jej wyliczenia na żądaną przez Ciebie datę (np. 7-ego), Ty musisz jej dostarczyć dane nie później niż …
   • albo jeśli kadrowa nie pracuje wg harmonogramów prac ustal z nią maksymalny czas realizacji (leadtime), np. 3 dni robocze od momentu przesłania danych.

 

4. dystrybucja informacji zwrotnych – oczywistym rezultatem, który chcesz otrzymać to wyliczone kwoty wynagrodzeń do wypłaty aby wykonać przelewy bankowe. Jednak pakiet który powinieneś otrzymać powinien składać się z:
   • plik bankowy – plik, który załadujesz do systemu bankowego aby ręcznie nie wprowadzać przelewów (czas i błędy !). Alternatywne możliwości to połączenie on-line z systemu płacowego do banku (część banków umożliwia automatyczne ładowanie przelewów ale wdrożenie tego nie jest proste) lub Twoja kadrowa po prostu sama wprowadzi te przelewy ręcznie. Ważne abyś uniknął robienia tego ręcznie
   • lista wypłacanych wynagrodzeń – zestawienie komu i ile należy wypłacić wraz z podsumowaniem kwot. Jeżeli jeszcze istnieją w Twojej firmie osoby, które odbierają wynagrodzenie w gotówce (takie mają prawo) to te wypłaty powinny być w osobnym zestawieniu. Jest to możliwa do przeczytania forma pliku bankowego (wiesz co masz w pliku lub jeśli z jakiś względów z niego nie korzystasz to ta lista jest podstawą do wprowadzenia przelewów do banku).
   • lista płac – czyli szczegółowa rozpiska z jakich składników (wynagrodzenie podstawowe, premie, potrącenia, składki i podatki, itd.) składa się wyliczone wynagrodzenie wraz z informacją o finalnie wyliczonych kwotach. Jest to dokument dla osoby, która w firmie ma wgląd w wynagrodzenia wszystkich osób i współpracuje z kadrową
   • kwitki płacowe – informacje dla pracowników jak zostało wyliczone ich wynagrodzenie. Jest to inna forma listy płac, która jest przeznaczona aby w kawałkach (per pracownik) rozdać ją zainteresowanym. Aby uniknąć zabawy w papier i nożyczki poproś kadrową aby przygotowała to w formie osobnych stron/dokumentów lub wprost rozesłała to w formie emaila do pracowników
   • umowy cywilno-prawne z rachunkami – powinieneś dostać umowy jeżeli nie wystawiasz ich samodzielnie, natomiast rachunek jest końcowym rozliczeniem umowy (odpowiednik kwitków płacowych dla etatu) i jest zazwyczaj jednocześnie potwierdzeniem wykonania prac objętych umową (dla Ciebie i wykonawcy)

    
   Wygodnie dla Ciebie będzie rozwiązanie gdzie taki komplet poza/równolegle do wysyłki emailem znajdzie się w dostępnym Tobie repozytorium dokumentów – może to być folder na Twoim firmowym serwerze lub w przypadku zewnętrznych księgowych system on-line. Z doświadczenia wiem, że często jest potrzeba aby zajrzeć do dokumentów z wcześniejszych miesięcy, a efektywnie nie da się tego robić gromadząc dokumenty tylko w skrzynce email.

2) Raportowanie miesięczne

 
Zazwyczaj po zamknięciu ewidencji danego miesiąca czyli naliczeniu wynagrodzeń warto przygotować kilka dokumentów, których zadaniem jest informowanie z wyprzedzeniem o sytuacjach, których niedopilnowane może powodować problemy lub po prostu „nerwówkę” w przyszłości. Na przykład:

• czy wolisz w dniu naliczania wynagrodzeń dowiedzieć się, że pracownik nie dostanie wypłaty bo zapomniano ustalić nowe warunki pracy gdy skończyła się poprzednia umowa ?
• albo czy chcesz się narażać na kary Inspekcji Pracy bo zapomniano odnowić badania BHP ?

 
Tego można uniknąć jeżeli cyklicznie, co miesiąc na podstawie bazy kadrowej zostaną wygenerowane wydruki. Oto propozycja na start:

• umowy o pracę, które się kończą w kolejnym miesiącu
• osoby, którym się kończą badania okresowe
• osoby, którym się kończą certyfikaty uprawnień zawodowych

 
Jeżeli współpracujesz z biurem rachunkowym, to warto aby tego typu sytuacje były zgłaszane Tobie nie tylko w formie dostarczonych wydruków, ale także trafiały na listę zadań do wykonania po stronie firmy (o szczegółach takich list poczytaj w osobnym artykule „Jak zorganizować wymianę informacji z księgowością i kadrami”).

 
Tego typu zestawienia warto uzupełnić także czysto informacyjnymi. Tu sytuacja zależy od praktyk w konkretnej firmie (wskaźniki wydajności, jakości pracy, terminowości, itd.) jednak takim uniwersalnym przykładem jest zestawienie pozostających do wykorzystania urlopów (do wywieszenia na gazetce firmowej aby każdy miał aktualne informacje).

III. Elektroniczne teczki pracownicze

 
Wspomnę dla nieświadomych, że od lat prawo wymaga prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie tzw. teczek. Jest to nic innego jak zbiór dokumentów danego pracownika, podzielony na 3 części:

• przed zatrudnieniem w Twojej firmie (świadectwa pracy, wykształcenia, potwierdzenia kursów, itp.)
• w trakcie zatrudnienia w Twojej firmie (umowy o pracę, zaświadczenia o przebytych szkoleniach, itd.)
• zakończenie zatrudnienia (dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy – wypowiedzenie, świadectwo pracy, itp.)

 
Co w związku z tym ? Osoby zarządzające czasami też mają potrzebę dostępu do dokumentów – np. przegląd warunków w poprzedniej umowie o pracę, przejrzenie szczegółów certyfikatów z kursów, itp. Zachęcam aby teczki pracownicze przenieść do formy elektronicznej (prawo to dopuszcza). Wtedy skorzystasz z wszystkich zalet elektronicznych archiwów:

• dostęp 24/7 z dowolnego miejsca
• możliwość pobrania dokumentów
• w wersji zaawansowanej możliwość wyszukiwania dokumentów wg frazy tekstu (baza dokumentów po procesie tzw. OCR)

IV. A co gdyby tak mobilnie ?

 
Chcę Ci podpowiedzieć dodatkowe rozwiązanie w wymianie informacji w trójkącie: pracownik – przełożony – kadrowa. Otóż istnieją aplikacje mobilne dla pracowników i przełożonych na telefon lub tablet, które są zintegrowane z systemem kadrowym. Otwiera to zupełnie nowe możliwości:

• jest skrócony czas pozyskiwania informacji od pracowników (wprowadzają je sami)
• aktualność danych jest większa (nie trzeba oczekiwać na ich zebranie, przekazanie kadrowej i wprowadzenie czy też zwrotnie dystrybucja informacji do pracowników jest natychmiastowa)
• oszczędzasz czas i koszty na zbieraniu i dystrybucji informacji od/do pracowników (brak ogniwa pośredniego w formie kadrowej i czasami osoby z administracji bo pracownicy wymieniają informacje wprost z systemem kadrowym)
• powstają możliwości usprawnienia i skrócenia czasu w nowych obszarach, które w tradycyjnych rozwiązaniach nie mogłyby zafunkcjonować (np. raportowanie czasu pracy, nieobecności)

 
Przykładowe obszary do objęcia przez wdrożenie aplikacji mobilnej:

• podgląd kalendarzy pracy przez pracowników
• raportowanie czasu pracy i nieobecności
• wnioski urlopowe i ich zatwierdzanie
• podgląd bazy danych podwładnych pracowników (adresy, telefony, certyfikaty, badania, itp.)
• wgląd w własne i podwładnych dokumenty pracownicze (w szczególności umowy cywilno-prawne, rozliczenia PIT, kwitki płacowe)
• podgląd sfery „miękkiego HR” (oceny pracownicze, szkolenia)
• delegacje (wnioski, zatwierdzanie, rozliczanie)