Jak zorganizować obrót gotówką w firmie

A czy w ogóle warto ?

 
Przewrotnie na starcie postawię tezę, że należy w ogóle wyeliminować obrót gotówką w firmie. W tym momencie Ci wszyscy, którzy latami prowadzili w firmie kasę lub całkiem niedawno poszli na łatwiznę uruchamiając ją zawołają, że się nie da, że przecież są takie a takie wydatki, które „przecież zawsze były płacone gotówką i dalej muszą”. No to przyjrzyjmy się temu bliżej:

Co podobno „musi” być płacone gotówką ?

 
Typowe odpowiedzi to:

• Drobne zakupy robione przez pracowników „na mieście” – zaopatrzeniowiec pojechał po przysłowiową śrubkę do sklepu, sekretarka zrobiła zakupy spożywcze, zamówiono pizzę z dowozem, itp.
• Kupowanie z dostawą jako przesyłka za zaliczeniem
• Zaliczki gotówkowe dla pracowników na delegacje
• Dużo rzadziej – wypłata wynagrodzenia w kasie

Co się z tym wiąże ?

 
Otóż komplikacje ewidencyjne bo poza fakturami gotówkowymi / płaconymi kartą osobistą (niefirmową) pojawia się nowa kategoria faktur: faktury gotówkowe płacone przez firmę. Nie jest to problem o ile faktury są prawidłowo opisywane (kto i jakich pieniędzy zapłacił), o ile komuś przypadnie wątpliwa przyjemność prowadzenia fizycznej kasy (ma to formę kasetki czy tez osobnego portfela) oraz prowadzenia ewidencji wszystkich wpłat i wypłat. Tutaj właśnie „jest pies pogrzebany” tzn.

• faktury nie są odpowiednio opisywane,
• kasetka z pieniędzmi służy czasami jako „centrum pożyczkowe”
• a ewidencja prawie zawsze jest kulawa bo albo nie jest robiona w ogóle albo się nie zgadza

 
W tej sytuacji u księgowej ewidencja, którą zazwyczaj miała pod kontrolą (wydatki z prywatnych pieniędzy pracowników oraz zapłaty kartami pracowniczymi tez zaczyna się rozjeżdżać ponieważ operacje które wcześniej były tylko w tej jednej puli czasami trafiają pod „firmową kasę” i czasami jest odwrotnie. Reasumując bałagan się rozlewa na nowe obszary.

 
Można to porównać do sytuacji w której na magazynie był jeden produkt i magazynier dobrze wiedział ile go ma. Teraz dołożono kolejny, który stanowi margines tego pierwszego ale przez „rozjechaną” ewidencję nie wie teraz nawet tego co poprzednio.

Jak się z tym uporać ?

 
Rekomenduję wycofanie się z posiadania na stanie takiej kategorii jak gotówka firmowa. Jak to zrobić ?

• pracownikom którzy robią wydatki gotówkowe wyrobić firmowe karty płatnicze z odpowiednimi limitami – będą płacić kartą firmową
• zaprzestać zakupów za zaliczeniem – pracownicy mogą teraz płacić kartą lub przestawić się na zakupy płatne na podstawie faktury z odroczonym terminem płatności
• pracownicy na wyjazdy służbowe już nie będą potrzebować gotówki ponieważ będą dysponować kartą
• kontrahentów dostarczających cokolwiek do firmy za gotówkę (dostawca pizzy, firma taksówkowa dowożąca kogoś do firmy, itp.) powinni być poinformowani, że od teraz tylko kartą

A co jeżeli zdarzy się sytuacja gdzie będąc pod ścianą musimy zapłacić ? – pracownik wykłada z własnej kieszeni i otrzyma zwrot przelewem.

Oczywiście osoby, które przez lata operowały gotówką stwierdzą, że w ich przypadku się nie da, że mają specyficzną sytuację, że prościej jest utrzymywać status quo, itd. Hmm … gdyby zmiana była łatwa to by każdy ją wdrożył, ale na pewno zaoszczędzi wszystkim w firmie i księgowej zbędnej pracy i wyjaśniania niezgodności.