Jak policzyć zyskowność produktów, usług, klientów – cz.2 Analiza

Jak analizować dane?

 
Ilość danych zazwyczaj jest ogromna – odpowiada przecież wszystkim liniom faktur sprzedaży gdzie dla każdej z nich wykonano kalkulację pewnego rodzaju mini rachunku zysków i strat (wyliczenia przychodów, kosztów, marż). Analiza w formie przeglądania takiej ilości „surowych” danych będzie karkołomna i do niczego nie doprowadzi. Dlatego dane trzeba przekształcić do formy dostosowanej do analizowania i założyć pewną, stałą metodykę analizowania. Oto szczegóły:

Metoda 1 (gdy mamy/tworzymy narzędzie do analiz):

1. Najpierw powinniśmy zagregować obliczenia szczegółowe wg:
   • produktów
   • grup produktów (wg własnej nomenklatury)
   • klientów
   • grup klientów

    
   Innymi słowy powinniśmy dysponować sumami marż dla wymienionych kategorii. Dodatkowo trzeba przygotować sumy całkowite czyli dla sumy dla całej firmy. Jeżeli przyjęta metoda wyceny poszczególnych przychodów i kosztów nie różni się od metod wyceny przyjętych w księgowości (co sugeruję dla spójności danych) to poszczególne sumaryczne marże powinny odpowiadać tym z księgowego zestawienia rachunku zysków i strat. Takie rozwiązanie ułatwia sprawę – w zestawieniu z księgowości widzimy np. stratę za cały miesiąc i w analizie zyskowności na poziomie całej firmy widzimy taką samą stratę. Unikamy żmudnych wyjaśnień dot. różnic w metodach kalkulacji obydwu zestawień.

 

2. Punktem startu analizy jest wybór na poziomie całej firmy marży, którą chcemy śledzić – przypomnę, że nie musimy się ograniczać do marży pierwszej (tzw. marży kontrybucyjnej) uwzględniającej koszty produkcji, ale możemy operować na dowolnych niższych poziomach marż aż do zysku netto włącznie.

 

3. Dla wybranego typu marży tworzymy rankingi wg zagregowanych wcześniej kategorii – co to są rankingi ? Aby nie analizować wg danego kryterium: np. wszystkich produktów czy wszystkich klientów i dostać gotowca z tymi „naj”, ułatwiamy sobie życie i już wstępnie przygotowujemy listę tych trzech, pięciu czy dziesięciu „naj”. To nic innego jak uporządkowanie rosnąco lub malejąco wszystkich kategorii i odcięcie topowych X pozycji.

    
   Jakie to są kryteria wg których powinniśmy tworzyć ranking ? Proponuję 4:

   1. A) Największe przychody (wartościowo) – na czym/kim robię największe obroty. Ranking wg tego kryterium analizuj pod kątem podniesienia zyskowności. Czego szukać:
      • Które pozycje kosztowe struktury produktów są największe i jednocześnie mają największy potencjał usprawnień?
      • Czy zwiększając sprzedawane ilości osiągniemy efekty skali i obniżymy koszty jednostkowe ?
   2. B) Największa marżowość (procentowo) – co/dla kogo najbardziej opłaca mi się produkować. Ranking wg tego kryterium analizuj pod kątem możliwości zwiększenia sprzedaży. Nad czym trzeba się zastanowić:
      • Czy mogę zwiększyć sprzedaż do tych klientów na obecnych warunkach ?
      • Komu jeszcze mogę sprzedać te wysokomarżowe produkty ?
      • Być może marża jest na tyle wysoka, że rabaty będą stymulowały klientów do zwiększonych zakupów ?
   3. C) Największe zyski (wartościowo) – na czym/kim najwięcej zarabiam.
      Ranking wg tego kryterium analizuj pod kątem dalszego rozwijania zyskowności / sprzedaży.
      W przypadku klientów zadaj sobie pytanie:
      • Jakie inne wysokomarżowe produkty mogę sprzedać tym klientom ?
      W przypadku produktów zadaj sobie pytanie:
      • Komu jeszcze mogę sprzedać te wysokomarżowe produkty ?
   4. D) Największe straty (wartościowo) – na czym/kim najwięcej tracę.
      Ranking wg tego kryterium analizuj pod kątem eliminacji przyczyn nierentownej sprzedaży. O ile klienci nie przynoszą strat na wszystkich produktach to taką analizę robi się przede wszystkim dla produktów a nie klientów szukając:
      • Gdzie zużycie materiałów jest zbyt duże zwłaszcza w wyniku przekroczenia norm ?
      • Gdzie koszty procesu produkcji są zbyt wysokie zwłaszcza w wyniku przekroczenia norm ?
      • Czy ceny sprzedaży nie są zbyt niskie i możliwe jest ich zwiększenie ?

    
   Oto logika wyznaczania tych 4 kryteriów. Pamiętaj, że taki ranking tworzymy osobno dla każdej z kategorii wymienionych w pkt 1)

4. Analiza „drill down” wg rankingu – Mając:
   • wybrany typ marży (np. marża pierwsza, zysk netto)
   • wybraną kategorię (np. grupa produktów, klient)
   • wybrane kryterium rankingu (np. największe straty, największa marżowość)

    
   Analizujemy zagłębiając się w poszczególne składowe. Oto przykład: Rozpoczynając od rankingu największych strat wg klientów wybieramy klienta pierwszego w rankingu (generuje największe straty). Dla niego schodzimy poziom niżej przeglądając ponownie w rankingu wszystkie jego produkty. Gdy widzimy te generujące największe straty zagłębiamy się w jeden z tych produktów widząc wszystkie faktury sprzedaży tego produktu do tego klienta (ponownie w rankingu). Tak możemy schodzić „w dół” aż dojdziemy do poziomu pojedynczej linii faktury sprzedaży i odpowiadającemu jemu zleceniu produkcyjnemu.

5. Identyfikacja przyczyny – Będąc na najniższym poziomie szczegółowości rankingu powinieneś wyświetlić/przejrzeć listę transakcji źródłowych składających się na wynik, który widzisz w rankingu. W rankingu widzisz marżę, która jest niczym innym jak różnicą przychodów i kosztów, a w transakcjach powinieneś zobaczyć jak to zostało wyliczone (faktura sprzedaży, zużyte materiały, czas produkcji z odpowiadającymi mu kosztami, itd.).
   Ułatwieniem w przeglądaniu takich transakcji będzie porównanie z normą (dla kosztów produkcyjnych) lub wartościami historycznymi (dla kosztów nieprodukcyjnych). Wtedy od razu „zapalą się światełka ostrzegawcze” w formie odchyleń od normy. Zobaczysz czy przyczyną było większe zużycie materiału (i jakiego), wyższe ceny zakupów, większe koszty operacji produkcyjnych, czy też może koszty były w normie ale cena sprzedaży nie zapewnia zysku.

 
Jak zapewne już sobie zdajesz sprawę przygotowanie danych w formie potrzebnej do analizy oraz narzędzia do analizy nie należy do najprostszych jednak jak wspomniałem na wstępie ogromny potencjał zajęcia się tym zagadnieniem (podniesienie zysków) uzasadnia duże nakłady czas i pracy. Oczywiście jest też droga na skróty, a więc zlecenie tego firmom, które tego typu usługi świadczą.

Metoda 2 (gdy nie mamy dedykowanego narzędzia i pozostaje Excel)

 
Metoda pierwsza aczkolwiek najskuteczniejsza nie jest jedyną. Można poprzestać na użyciu Excela i poniżej opisałem uproszczoną procedurę:

1. Przygotuj główną tabelę analityczną
   Poniższa metoda ma pewne ograniczenia jednak jest wystarczająca w prostszych przypadkach: Wyobraź sobie, że wyliczone dane powinny przybrać formę tabeli w której wiersze będą odpowiadały poszczególnym liniom faktur sprzedaży. W kolumnach będą informacje identyfikacyjne (jak faktura, klient, produkt, itd.) oraz wyliczone wartości (przychody, poszczególne koszty, marże).

   Taką tabelę należy uzupełnić o:

   • brakujące kategorie analizy: grupy produktów, grupy klientów
   • brakujące kryteria rankingu: % zyskowności

 

2. Przygotuj odpowiedniki rankingów w formie tabel przestawnych. Oczywiście pracochłonnym byłoby przygotowanie rankingów dla wszystkich kombinacji typów marż, kategorii i kryteriów dlatego najpierw zastanów się jakich kombinacji będziesz używał.

 

3. Analizuj następującą metodą:
   a) Odczytaj z tabel przestawnych dla wybranego typu marży i kryterium interesującą Cię kategorię (np. dla zysku netto i największej procentowej marżowości wybierasz klienta)
   b) Przejdź do tabeli analitycznej i odfiltruj daną kombinację. Następnie wybierz podkategorię wg której chcesz zawęzić dalsze poszukiwania i albo od razu powtórz ten krok (filtrując dalej np. wybrany produkt) albo wróć do wcześniejszego punktu ale tym razem wybierając tabelę przestawną dla wybranej podkategorii przefiltrowaną do wybranego wcześniej klienta.

   Tak, wiem że to zawiłe i skomplikowane 😉 ale Excel to półśrodek i nie zastąpi dedykowanych do tego narzędzi.

 

4. Zobacz szczegóły (tabele kosztów produkcyjnych)
   Gdy dojdziesz do najniższego poziomu szczegółowości zadasz pytanie „no dobrze, ale skąd te marże, skąd te koszty ?” Zazwyczaj 90% pytań będzie się koncentrowało nie na przychodach (bo te czytelnie widzisz i sam dotrzesz do faktury) ale na kosztach produkcyjnych. Dlatego pomocnym będzie przygotowanie tabel, które będą zwierały wszystkie wydania materiałów oraz wszystkie operacje produkcyjne. To nic innego jak dane będące źródłem dla wyliczeń. Zorganizuj je tak (chodzi o kolumny informacyjne: produkt, zlecenie produkcyjne, itp.) aby móc wyfiltrować z nich kombinację na której skończyłeś się zagłębiać w poprzednim etapie.
   Pomocnym będzie jeśli zadbasz o kolumny odchyleń ilościowych, czasowych, cenowych aby szybciej wychwycić anomalie.