Kiedy biuro rachunkowe, a kiedy wewnętrzna (firmowa) księgowa

01.01.2021

Czego się dowiesz:

  • Dlaczego najmniejsze i największe firmy korzystają z zewnętrznych usług księgowych, a te pośrodku czasami nie
  • Kiedy warto w Twojej firmie zatrudnić wewnętrzną księgową, a kiedy biuro rachunkowe
  •  
     
     
     

    Rozmiar firmy, a sposób obsługi księgowej

     
    W wariancie minimum czyli jeśli prowadzimy mikroprzedsiębiorstwo odpowiedź jest prosta tzn. skala działania jest na tyle niewielka, że pracy jest za mało aby zatrudniać do tego własną księgową i jednocześnie koszty takiej decyzji byłyby zbyt duże.

    Jeżeli spojrzymy na drugą stronę skali czyli na bardzo duże organizacje (korporacje) to zobaczymy, że w przypadku księgowości (ale już nie sfery zarządzania finansami) są to zewnętrzne firmy prowadzące księgowość. Mówimy tu o całym, dużym przemyśle centrów księgowych, które duże korporacje często lokują w Polsce i w których pracuje już kilkadziesiąt tysięcy księgowych. Nawet jeżeli takie centrum jest od strony formalnej prowadzone wewnątrz firmy to de facto działa jak zewnętrzna firma (osobna lokalizacja geograficzna, księgowi nie są częścią zespołów, których dokumenty obrabiają, istnieją wewnętrzne rozliczenia za usługi, procedury współpracy, itd.)

    Natomiast jest sporo firm pomiędzy tymi skrajnościami i pewnie jesteś ciekaw dlaczego część z nich posiada swoją księgową (bądź całe zespoły) a część korzysta z usług zewnętrznych. Abyś mógł zdecydować, który model jest dla Ciebie najlepszy najpierw trzeba zrozumieć jak od wewnątrz funkcjonuje księgowość oraz jak ona współpracuje z resztą firmy.

     

    Co tak naprawdę robi księgowość i ile to zajmuje

     
    Od strony wewnętrznej na pewnym poziomie abstrakcji możemy podzielić pracę na 3 grupy:

    1. komunikacja z firmą czyli po prostu
      • na wejściu: zebranie na czas wszystkich potrzebnych dokumentów (faktur, umów, wyciągów bankowych, umów o pracę, delegacji, itp.) i związanych z nimi informacji dodatkowych (opisów na fakturach, informacji o odbytych podróżach, w płacach o obecności, przyznanych premiach, itd.)
      • na wyjściu: informacje o podatkach do zapłaty, o naliczonych wynagrodzeniach, o pozostałych urlopach czy też przekazanie informacji/raportów finansowych dla zarządzających, itd.
    2. właściwe prace księgowe czyli poksięgowanie dokumentów, zaraportowanie do urzędów (wysłanie deklaracji VAT/JPK, ZUS, itp.)
    3. nazwijmy to zapewnienie jakości i rozwój – otóż nie wchodząc w szczegóły cyklicznie powinny być wykonywane weryfikacje poprawności danych i tak zwane uzgodnienia, trzeba przeznaczyć czas na szkolenia, wymianę doświadczeń z innymi księgowymi. Także trzeba wdrażać nowe narzędzia informatyczne usprawniające czy pracę własną czy współpracę z resztą firmy.

    Teraz zastanówmy się ile może trwać grupa czynności nr 2) czyli właściwa praca księgowa ? Otóż intuicja podpowiada, że nie tak dużo – w końcu era księgowości w papierowych skoroszytach minęła, współczesne programy wiele rzeczy same liczą, same księgują, a we wprowadzaniu dokumentów wspiera OCR (dla niewtajemniczonych, że to technologia odczytująca dane ze skanu faktury i automatycznie wprowadzająca je do programu). Z drugiej strony nachodzą Cię wątpliwości bo przecież częstym zjawiskiem jest, że firmowa księgowa mając powiedzmy ze dwieście faktur na miesiąc i garstkę pracowników mówi że „jest zarobiona do nocy”. Także patrząc na oferty biur księgowych taka skala działalności kończy się opłatą nie mniejszą niż dwa tys. złotych.

    Odpowiedź jest taka – intuicja Cię nie zawodzi. Właściwa praca księgowa nie zajmuje aż tyle czasu, jednak to co jest piętą achillesową samych firm, ale także większości biur księgowych (z wyłączeniem tych dużych centrów księgowych) to brak wiedzy i umiejętności jak efektywnie zorganizować wymianę informacji/dokumentów na styku księgowość-firma. Zwłaszcza gdy firma rośnie coraz częstsze stają się sytuacje szukania zaginionych faktur, telefony od księgowej po brakujące dane / dokumenty pracownika, pytania „za co była ta płatność”, ponaglanie księgowej „gdzie jest mój raport”, itd. Bierze się to stąd, że właściciel nie ma na to czasu i najzwyczajniej jak większość ludzi na świecie nie lubi tego robić. Tak więc najpierw pojawia się w firmie wewnętrzna pomoc administracyjna np. sekretarka i na nią są scedowane te zadania. Jeżeli po stronie księgowej/biura księgowego i/lub po stronie klienta brakuje narzędzi i procedur (a także systematyczności i terminowości) to problem jest tylko odłożony w czasie tzn. z obserwacji wynika, że gdy firma dojdzie do kilkudziestu zatrudnionych / 200-300 faktur miesięcznie to te same problemy przyjmą znowu trudną do opanowania skalę pomimo wsparcia przez osobę administracyjną.

     

    Co zazwyczaj źle działa i jak zła diagnoza problemu prowadzi do złych decyzji

     
    Zauważ że efekt tego jest taki, że czasowe zaangażowanie w czynności z grupy 1 (komunikacja z firmą) rośnie kosztem oczywiście tego co nie jest pilne (ale niestety ważne), a więc czynności z grupy 3 (jakość i rozwój). Dodajmy, że w przypadku biur księgowych ograniczenie czasowe jest stymulowane przez ceny rynkowe, które po prostu determinują ilość czasu którą można poświęcić klientowi. Dalsze skutki można już przewidzieć – jakość ewidencji/prac księgowych spada i zauważamy pierwsze tego sygnały w formie kontroli urzędu skarbowego, który znajduje poważne błędy, wychodzą błędy w kalkulacji wynagrodzeń pracowników, zarządzający nie dostają od księgowej takich informacji jak prosili i nie tak szybko jak chcą, itd. Dodatkowo zazwyczaj towarzyszą temu inne błędy, których laik nie zauważy (ale ryzyka z nimi związane prędzej czy później się zmaterializują).

    Teraz dochodzimy do momentu w którym w ocenie zarządzającego firmą obecne biuro księgowe nie robi swojej roboty jak trzeba i staje on przed decyzją na kogo je wymienić. Opcję są dwie:

    • jeżeli postrzega problem wyłącznie jako „to biuro jest niekompetentne”, jednocześnie po stronie firmy nie dostrzega problemów (np. nie dostarczania kompletnych informacji na czas), jeśli nie boli go fakt, że gdy potrzebuje informacji to księgowa nie jest drzwi obok to następuje wymiana na inne biuro księgowe
    • jeżeli natomiast sam odczuwa niechęć do tych cyklicznych i nudnych próśb księgowej lub gdy zdaje sobie sprawę, że to po obydwu stronach po prostu nie działa i nie bardzo wie jak to naprawić i/lub „przerobił” już kilka biur księgowych i/lub po prostu nie wie jak wybrać partnera księgowego (przeczytaj na ten temat osobny artykuł) to stwierdza, że rozwiązaniem jest wewnętrzna księgowa. Ona sama sobie te wszystkie dokumenty skompletuje, dopyta się w firmie o potrzebne jej informacje, a do tego gdy będzie potrzebna informacja z finansów to będzie dostępna drzwi obok. Czyli de facto księgowa przejmie obowiązki dostarczania sobie informacji i sytuacja będzie wyglądać tak:

    Zauważ, że natura powyższych problemów nie ma nic wspólnego z wiedzą stricte księgową. To jest zupełnie inna sfera umiejętności (nie merytorycznych ale organizacyjnych). Szczególnie w małych i średnich spółkach stosunkowo rzadko występują przypadki gdy problemy wynikają z tego, że coś kolokwialnie mówiąc jest „źle zaksięgowane” z punktu widzenia przepisów prawa.

    Na dobrą sprawę jeśli się zastanowisz ile w ostatnim roku wystąpiło w Twoich dokumentach / operacjach gospodarczych czynności, które zdarzyły się po raz pierwszy i były unikalne (nie występujące w innych popularnych biznesach) to dojdziesz do wniosku że bardzo, bardzo niewiele. A przecież tylko takie operacje mogą stanowić wyzwanie dla Twojej księgowej od strony merytorycznej. Dlatego też aspekt znajomości przepisów prawa jakkolwiek jest ważny to jest często przeceniany w ocenie tego jakie kompetencje musi posiadać Twój partner księgowy.
    Zresztą tak na marginesie w przypadku większości profesji z grupy usług profesjonalnych zawsze przeceniamy „suchą” wiedzę merytoryczną nie doceniając innych aspektów jak umiejętność zastosowania jej w praktyce i ilość tych praktyk (doświadczenie), zdolności komunikacyjne, organizacja pracy własnej i współpracy z klientem czy też stojąca za takim profesjonalistą infrastruktura / narzędzia.

     

    Czy zmiana na wewnętrznego księgowego to dobry kierunek

     
    Na koniec zastanówmy się czy wymiana na wewnętrznego księgowego to zawsze pozytywny kierunek. Otóż nie zawsze, a w miarę gdy firma rośnie to wręcz prawie zawsze nie. To takie pójście na łatwiznę (samo wybieranie łatwiejszych rozwiązań to akurat pozytyw 😉 ale za cenę odroczenia korzyści w czasie. Otóż:

    • po pierwsze są to mniejsze kompetencje (a czasami wręcz duuuużo mniejsze) – de facto przecież decydujemy się na to, że nasza księgowa ma być omnibusem, tzn. ma się znać na prawie księgowym aby prowadzić księgowość, na prawie pracy aby policzyć płace i prowadzić kadry, mieć zdolności organizacyjne aby zorganizować przepływ dokumentów i informacji, być choć trochę analitykiem finansowym aby zrobić analizy jeśli są potrzebne, umieć wybrać i wdrożyć potrzebne do tych wszystkich oprogramowanie, itd. Czujesz już chyba, że to fikcja ? Więc jak się skończy ? Pewnie księgowa zrobi poprawnie podstawową sferę księgową bo się na tym zna, płace o ile nie wystąpią szczególne przypadki będą bez większych błędów ale reszta będzie już niestety na marnym poziomie i tak naprawdę nie można jej za to winić. Nikt nie jest w stanie konkurować z całym zespołem specjalistów, który zatrudniają dobre biura księgowe.
    • po drugie słabsze rozwiązania – np. programy do analiz, elektronicznego obiegu faktur, prezentacji danych finansowych czy też know-how efektywnej organizacji pracy księgowych, komunikacji z resztą firmy, itd. Biura rachunkowe są w stanie inwestować czas i pieniądze w tego typu rozwiązania bo te koszty rozłożą się na wielu klientów i tym samym mają uzasadnienie ekonomiczne, a w Twojej firmie już nie.
    • po trzecie nieperspektywiczne inwestycje w księgowość – gdy firma zacznie rosnąć cyklicznie będziesz stawał przed dylematem „Czy już poszukać kompetentnego partnera księgowego (biura / centrum księgowego) czy dalej rozwijać własny dział ?” Często z wcześniej opisanych powodów pada decyzja o dalszej rozbudowie działu księgowości bo to taka niesłuszna analogia do rozbudowy działów naszego „core businessu”. Więc pojawia się kolejna i kolejna księgowa, kadrowa, itd. Pierwsza księgowa, która dostała tytuł głównej księgowej a może i dyrektora finansowego w całkowicie naturalny i typowo ludzki sposób zaczęła postrzegać swoją pozycję w firmie przez tytuł, wielkość działu, którym zarządza i idące w ślad za tym pieniądze więc spirala się dalej nakręca. Księgowe zaczynają się specjalizować w swoich obszarach, jeździć na szkolenia, kupujemy coraz to nowe oprogramowanie a to do obiegu faktur, a to do analiz i … co my tak naprawdę robimy – a no budujemy wewnętrzną firmę księgową :-(. Nieświadomie w ramach pomocniczego działu weszliśmy w inwestycje budowy wewnętrznych kompetencji finansowych. Oczywistym chyba jest, że jakością i poziomem kosztów nie możesz dorównać tym którzy się tym zajmują zawodowo od lat (biura / centra księgowe), ale faktem jest też, że nie wszyscy takiej jakości oczekują, a także nie zawsze chcą się angażować w proces wyboru i organizacji współpracy z zewnętrznym partnerem.

     

    Łatwiej się sprężyć aby poszukać właściwego podwykonawcę czy brać się za to samemu ?

     
    Porównałbym dylemat „księgowość realizować samemu czy zlecić” do analogicznych sytuacji typu „kupić czy produkować samemu”:

    Często jeśli nie możemy znaleźć odpowiedniego produktu / usługi, który jest nam w firmie potrzebny to bardzo łatwo dochodzimy do wniosku, że musimy się tym zająć sami. Tak samo postępujemy gdy jesteśmy zawiedzeni współpracą z ostatnim wykonawcą (który często nie był jedynym) i tworzy się nam przeświadczenie, że wszyscy w tej branży tak działają – jesteśmy zniechęceni na myśl, że oddamy to znowu w czyjeś ręce. Jednocześnie nie mając pełnej wiedzy z czym się wiąże robienie tego samodzielnie jesteśmy nadmiernymi optymistami w ocenie tego jak „przecież szybko i łatwo można to zrobić”.
    Problem jest w tym że nie zadajemy sobie pytań:

    • Czy naprawdę tak jest, że nikt nie robi tego w sposób spełniający nasze oczekiwania (tylko my zabierając się za to samemu po raz pierwszy zrobimy to najlepiej) ?
    • Czy naprawdę oczekujemy, że cały trud zorganizowania takiej produkcji wyrobu/usługi samemu będzie mniejszy niż ten potrzebny do wyszukania właściwego wykonawcy ?
    • Czy naprawdę w świecie globalizacji, usług zdalnych nie można znaleźć nikogo kto już to robi lepiej niż my, którzy zaczniemy to robić po raz pierwszy ?

    Reasumując często lepszym kierunkiem jest większy wysiłek w wyszukanie właściwego partnera i zorganizowanie z nim współpracy niż opanowywanie nowej, kolejnej dziedziny (a zorganizowanie finansów firmowych ewidentnie nią jest). Jeśli dalej masz wątpliwości to zobacz jak to robią najwięksi: koncerny motoryzacyjne składają samochody z gotowych komponentów (a nie produkują je samemu), linie lotnicze koncentrują się na przelotach a catering, serwisowanie, itp. zlecają partnerom, developerzy zlecają wiele prac budowlanych podwykonawcom a nie robią wszystkiego samemu, itd. Coś w tym jest …

     

    Podsumowanie

     
    Jeżeli masz mikrobiznes to ze względu na mały wolumen zdarzeń i relatywnie duży koszt księgowego – zewnętrzny księgowy / biuro księgowe.
     
     
    Jeżeli masz mały / średni biznes ale o takiej skali, że pełnoetatowa księgowa będzie miała co robić:

    • wybierz zewnętrznego partnera jeśli potrafisz znaleźć biuro z odpowiednimi narzędziami i know-how w zakresie organizacji współpracy (o kompetencjach merytorycznych nie wspominając)
    • wybierz wewnętrzną księgową jeśli nie potrafisz znaleźć takiego biura i/lub masz niskie oczekiwania co do wsparcia ze strony finansów i/lub nie chcesz się zaangażować w początkowe zorganizowanie sfery finansów, a wyższy koszt Cię nie przeraża.

     
    Kierujesz naprawdę dużym biznesem to rozdziel finanse na 2 sfery:

    • powtarzalne, niezbyt unikalne procesy finansowe (zazwyczaj księgowość, kadry i płace) wyprowadź do zewnętrznego centrum księgowego
    • unikalne dla twojego biznesu procesy (zazwyczaj zarządzanie finansami w tym controling, analizy) zostaw jako wewnętrzny dział

     
    Jak wybrać biuro księgowe, które posiada potrzebne Ci kompetencje opisałem w osobnym artykule.

    Dodaj komentarz

    Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *