I. O czym tu mówimy
Na potrzeby tego artykułu sprecyzuję co oznaczają raporty operacyjne: są to raporty potrzebne w horyzoncie czasowym krótszym niż 1 miesiąc służące operacyjnej kontroli i zarządzaniu finansami. Ich celem jest zapewnienie aby bieżące procesy finansowe (głównie księgowo-kadrowe) przebiegały bez zakłóceń oraz aby dostarczać zarządzającym informacji, które potrzebują w krótkim horyzoncie czasowym (dni/tygodnie).
Nie są to raporty używając terminologii wojskowej taktyczne czy też strategiczne, a więc takie które służą zarządzaniu finansowemu firmą (np. analiza wyników finansowych za okres, analiza zyskowności, długookresowe plany gotówki, itp.). Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego zagadnienia zajrzyj do artykułów na temat zarządzania finansami.
II. Jakie raporty
Poniżej przedstawiam propozycję palety raportów pokrywającej główne obszary finansów operacyjnych. Potraktuj to jako „menu”, z którego możesz wybrać to co w Twojej firmie jest potrzebne. Zapewne będziesz także ograniczony możliwościami systemów informatycznych, które posiadasz, aktualną organizacją pracy „w” i „na styku z” księgowością albo możliwościami biura księgowego z którym współpracujesz – w takim wypadku dla każdego z obszarów wybierz jeden najprostszy wariant i potraktuj to jako cel wdrożeniowy dla księgowych.
PŁATNOŚCI
- lista niezapłaconych faktur – jak pisałem we wcześniejszym artykule: jeżeli spływ faktur do księgowości odbywa się nie raz w miesiącu ale na bieżąco (najlepiej 1-2 razy w tygodniu), to płatności, które należy wykonać wynikają z listy zarejestrowanych w systemie księgowym faktur i wyciągów bankowych.
W przypadku zobowiązań(płatności do wykonania przez firmę) lista powinna zawierać dostawcę (lub szerzej podmiot któremu płacimy), numer faktury, kwotę dokumentu, kwotę pozostałą do zapłaty i termin płatności. Najwygodniej aby lista była ograniczona terminem płatności np. nie ma na niej płatności z terminem dalszym niż za 3 dni (bo za 3 dni będzie kolejna lista i tura płatności) i dodatkowo pogrupowana wg dostawców (aby wszystkie faktury do danego dostawcy widzieć razem).
Dla kogo: dla osoby, która decyduje komu i kiedy płacić. Razem z listą powinna być dostępna informacja o aktualnym, możliwym do dyspozycji saldzie bankowym aby móc ograniczać (odraczać) poszczególne płatności gdy dostępnych środków na koncie jest za mało.
Do czego: Taka lista albo po zatwierdzeniu albo po naniesieniu korekt (wykluczeniu niektórych płatności) staje się dyspozycją do zrobienia przelewów. Księgowość na tej podstawie powinna wygenerować tzw. plik bankowy czyli paczkę wybranych do realizacji przelewów, którą można wczytać w systemie bankowym.
W przypadku należności (płatności do wykonania od klientów) lista powinna mieć układ jak powyżej ale przedstawiać jedynie przeterminowane pozycje. Jeżeli jest ich dużo to wygodnym układem jest grupowanie faktur w tzw. „kubełki czasowe” np. (przeterminowane do 1 tyg., 2-4 tyg., pow. 4 tyg.).
Dla kogo: dla osoby, która zajmuje się miękką windykacją (przypomnienia, wezwania, ustawienie limitu kredytu kupieckiego). Czasami na pierwszym etapie jest to osoba prowadząca kontakt z klientem, a czasami księgowość. - plan gotówki na najbliższe dni/tygodnie – pewnym rozwinięciem dwóch prostych list opisanych powyżej jest plan gotówki, a więc krótkoterminowa prognoza, która pokazuje jakich wpływów możemy się spodziewać (zapłaty klientów), jakie wydatki musimy ponieść (zapłaty za faktury dostawców, ale także inne wydatki jak wynagrodzenia, podatki, raty kredytów, itp.) oraz wynikowo jakiego stanu gotówki można się spodziewać na koniec każdego dnia/tygodnia.
W przyjaznej dla odbiorcy wersji ma formę kaskadowego wykresu słupkowego z możliwością zagłębienia się w szczegóły (np. kliknięcie w sumaryczny słupek wydatków wyświetla nam składającą się na niego listę faktur). Co więcej przeglądający takie zestawienie ma możliwość korekty wydatków „w locie” np. widząc niewystarczający stan gotówki danego dnia w planie (ujemne saldo) przesuwa płatności wybranych faktur w przyszłość, lub po uzgodnieniu z klientem przyśpiesza wpływy z należności, a cały plan się przelicza pokazując zaktualizowany obraz przyszłości.
Nie będę się zagłębiał w szczegóły takiego rozwiązania ponieważ do realizacji tego potrzebne jest dedykowane narzędzie informatyczne (zazwyczaj funkcja w systemie księgowym lub osobny system), a różne systemy różnie rozwiązują to zagadnienie.
Ważnym jest to, że tutaj nie tak jak w poprzednim wypadku reagujemy na ewentualne braki gotówki w momencie gdy mamy płacić (termin płatności jest teraz lub w horyzoncie 2-3 dni) ale widzimy zbliżający się „dołek” z wyprzedzeniem iluś tam dni/tygodni (zależy to od przyjętego horyzontu planu – zazwyczaj do 3-4 tygodni) i możemy wcześniej na to reagować np. stopując mniej pilne płatności.
KOMPLETNOŚĆ FAKTUR ZAKUPU
Poniższe raporty mają wszystkie na celu ustalić czy, a jeśli to możliwe to gdzie są faktury dotyczące kosztów poprzedniego miesiąca:
- faktury zalegające w obiegu
Do czego służy: jeżeli w firmie istnieje elektroniczny obieg faktur (poczytaj o tym w artykule „Jak zorganizować obieg faktur”) to częstym zjawiskiem jest to, że faktury po rejestracji w systemie, które zostały skierowane do zatwierdzenia i opisania do poszczególnych decydentów u nich zalegają. To taka forma przetrzymywania faktur w „elektronicznej szufladzie”. Problem jest taki, że te faktury trzeba zapłacić, zaksięgować a nie docierają one do księgowości. W takim wypadku z systemu elektronicznego obiegu faktur należy wygenerować listę tych faktur.
Jaka forma: lista z następującymi, potrzebnymi informacjami: u kogo znajduje się faktura, od ilu dni, dostawca i numer faktury, kwota, termin płatności (wygodnie byłoby z ilością dni do/po terminie aby ocenić pilność), data faktury/wpływu do firmy (potrzebne gdy listy używamy do „pozbierania” faktur z miesiąca, którego ewidencję księgowość ma zakończyć)
Dla kogo: głównie dla księgowości, ale także dla szefa firmy aby ponaglić tych którzy przetrzymują faktury. Zauważ, że ta metoda koncentruje się na fakturach, które już wpłynęły do firmy (zostały zarejestrowane) ale to nie pokrywa przypadków zakupów jeszcze niezafakturowanych przez dostawców, ani - zamówienia zrealizowane i niezafakturowane
Do czego służy: do oszacowania jakie koszty zostały poniesione ale nie są jeszcze udokumentowane fakturą od dostawcy. Ważne jest to gdy chcemy w kolejnych krokach mieć wiarygodne dane do analiz finansowych, a musimy zakończyć ewidencję danego miesiąca. Innymi słowy: księgowa informuje, że kończy się czas spływu faktur, wiemy że miały miejsce dostawy materiałów/towarów lub zrealizowano usługi ale faktur wciąż nie ma.
Jaka forma: Tutaj nic nie zdziałamy jeśli nie oprzemy się na systemie ERP. W takim systemie muszą się dziać 3 rzeczy:- przynajmniej na podstawowe materiały/towary/usługi muszą być rejestrowane zamówienia zakupu do dostawców (i dalej przetwarzane w systemie czyli ich wysyłka do dostawcy, potwierdzenie, itd.)
- realizacja zamówień jest odnotowywana w systemie (najczęściej jest to forma przyjęcia magazynowego realizowana przez magazyniera – czyli co, kiedy i w jakiej ilości przyjechało/zrealizowano)
- aktury zakupu na etapie autoryzacji są łączone z zarejestrowaną wcześniej realizacją zamówień (w papierowej formie odpowiednikiem tego kroku było łączenie tzw. „PZ-tek” z fakturą)
Gdy mamy te trzy elementy to z systemu ERP należy wygenerować raport w formie listy wszystkich zrealizowanych, a jednocześnie nie połączonych z fakturami linii zamówień zakupu. Taką listę tworzy się zazwyczaj dla zamówień zrealizowanych do końca ubiegłego miesiąca (aby pominąć np. te świeżo zrealizowane dzisiaj czy wczoraj). To co nas interesuje to oczywiście wartość, ale także data realizacji. Jeżeli data jest odległa to jest mało prawdopodobne, że dostawca nie dostarczył faktury – to sygnał dla zakupowca odpowiedzialnego za dane zamówienie aby ściągnął fakturę. Wartość pozostałych pozycji posłuży księgowej aby prawidłowo odzwierciedlić koszty danego miesiąca.
Dla kogo: Dla zakupowców aby na koniec miesiąca sprawdzili czy mają komplet faktur oraz dla księgowej aby ewentualne braki w fakturach odzwierciedliła w prawidłowych sposób w kosztach. - zestawienie kosztów z budżetem lub historią
Do czego służy: Trzecią formą weryfikacji czy mamy komplet faktur/kosztów jest porównanie poszczególnych kategorii kosztowych mijającego miesiąca z budżetem lub miesiącem historycznym (np. poprzednim). Jeżeli jest istotna różnica w pozycjach kosztów, występujących cyklicznie na względnie stałym poziomie to jest to sygnał, że pewnie czegoś nam brakuje. Przykład: koszty energii elektrycznej czy telekomunikacyjne zazwyczaj nie zmieniają się gwałtownie z miesiąca na miesiąc i z reguły są pokrywane 1-2 fakturami. Jeżeli porównamy pozycje kosztowe „energia elektryczna” lub „usługi telekomunikacyjne” z bieżącego miesiąca z budżetem lub poprzednim miesiącem to w przypadku braku faktur różnica będzie widoczna gołym okiem.
Jaka forma: czterokolumnowe zestawienie: rodzaj kosztu, wartość w bieżącym miesiącu, wartość w budżecie/poprzednim miesiącu, różnica (najlepiej procentowa).
Zauważ, że z jednej strony takie zestawienie ma swoje ograniczenia (cykliczne, względnie stałe koszty, gdzie jedna faktura stanowi istotny udział w całkowitej wartości), ale z drugiej strony możesz w odróżnieniu od dwóch poprzednich uruchomić je praktycznie bez większych przygotowań.
KOMPLETNOŚĆ FAKTUR SPRZEDAŻY
Poniższe 2 raporty mają na celu dostarczenie rzetelnej informacji o poziomie sprzedaży oraz upewnienie się, że zafakturowano wszystkie zrealizowane zamówienia klientów
- sprzedaż zafakturowana
Do czego służy: Po pierwsze dla zarządzających jest to jeden z kluczowych parametrów który śledzą i chyba nie trzeba uzasadniać, że tak być powinno. Drugi aspekt to kontrola czy wszystkie dostarczone towary/wyroby oraz zrealizowane usługi zostały zafakturowane.
Jaka forma: Tutaj trudno o jednoznaczną propozycję ponieważ co firma i co menedżer to inny punkt widzenia. Co więcej na pewno jakieś raportowanie sprzedaży w firmie już istnieje więc nie będę się rozwodził nad jego formą. Ważne aby źródłem danych były faktury sprzedaży (a nie plany, prognozy, itp.). Po drugie jeśli istnieje najmniejsza szansa, że dane w systemie sprzedaży (fakturowania) nie przełożą się 1:1 na przychody rejestrowane w księgowości to sugeruję podejście w którym finanse są bezstronnym dostarczycielem obiektywnych danych. Mam na myśli nie tak rzadkie sytuacje, w których szef sprzedaży informuje o super wynikach przychodowych tyle, że po podliczeniu miesiąca przez księgowość przychody w rachunku wyników tego nie potwierdzają (bo sprzedaż „się przesunęła”, bo weszły korekty tytułem dodatkowych rabatów, bo … bo… bo …) - Niezafakturowane, wydane/wykonane zamówienia sprzedaży
Do czego służy: Do upewnienia się, że wszystkie zrealizowane do klienta dostawy/usługi zostały zafakturowane. Jest to oczywiście zarówno w interesie samej firmy jak i obowiązek prawny jednak przy dużej masie zamówień zdarzają się w firmach spore przesunięcia czasowe w fakturowaniu. Pomijając aspekt płynności finansowej (późniejsze fakturowanie to późniejszy spływ gotówki, a podatki trzeba płacić) powoduje to kłopoty w analizie finansowej firmy i często wygląda to tak: materiały zużyto, ludzie pracowali, inne koszty poniesiono, a efektu (przychodu i zysku) brak.
Jaka forma: Analogicznie do raportu po stronie zakupowej nic nie zdziałamy jeśli nie oprzemy się na systemie ERP. W takim systemie muszą być min 2 rzeczy:- są zarejestrowane zamówienia klientów i dla nich jest rejestrowana realizacja (wydania towarów/wyrobów do klienta i/lub realizacja usług)
- fakturowanie polega nie na tworzeniu faktur „od zera” ale fakturowaniu zrealizowanych zamówień
Przy spełnieniu powyższych założeń należy wygenerować raport w formie listy wszystkich zrealizowanych, a jednocześnie nie zafakturowanych pozycji. Taką listę tworzy się zazwyczaj dla zamówień zrealizowanych do końca poprzedniego dnia lub jeśli cykle fakturowania są dłuższe (np. raz na tydzień) to do dnia poprzedzającego ostatnie planowane fakturowanie. Cel tego jest właściwie jeden – upomnieć się o zafakturowanie zaległości.
Dla kogo: Dla księgowej i osób fakturujących szczególnie po zakończeniu miesiąca.
KADRY I PŁACE
- kalendarze prac i faktyczna obecność
Do czego służy: czy to odniesieniu do poszczególnych osób czy obsady całych działów umożliwienie szybki wglądu w informacje o tym kto i kiedy planuje być pracy oraz czy był w pracy. Ma to szczególne znaczenie w planowaniu obsady działów w systemach wielozmianowych.
Jaka forma: Różne systemy kadrowe mają różne predefiniowane rozwiązania dotyczące prezentacji tych danych. Nie wchodząc w szczegóły poszczególnych rozwiązań powinna to być:- albo tabela grupowana działami przedstawiająca za pomocą symboli dla każdego dnia plan pracy i faktyczną obecność (w wierszach pracownicy, posumowani działami, w kolumnach kolejne dni, a na przecięciu symbole informujące o planie, realizacji i czasie)
- albo prezentacja w formie kalendarza dla każdego z pracowników.
Warto też wspomnieć o ciekawej alternatywie – otóż istnieją rozwiązania gdzie każdy z pracowników posiada na telefonie/tablecie aplikację mobilną gdzie ma wygodny dostęp do danych swoich i podległych pracowników (więcej na ten temat w osobnym artykule ” Jak zorganizować obieg informacji dotyczących spraw pracowniczych”)
Dla kogo: Dla szefów działów i szefa firmy - rozliczenia zaliczek pracowniczych
Do czego służy: w niektórych firmach pracownicy działów zakupu, administracji czy też Ci podróżujący w delegacje czasami robią zakupy gotówkowe (nie polecam takich rozwiązań, ale istnieją). W związku z tym albo jest wypłacana gotówka firmowa albo pracownicy przedpłacają swoją. Trzeba nad tym zapanować i nie zwlekając wyliczać jaką kwotę pracownik lub firma powinna zwrócić drugiej stronie. Klasycznym ale bardzo pracochłonnym dla wszystkich stron (pracownik, przełożony, księgowość) rozwiązaniem są druczki „rozliczenia zaliczki”. To co proponuję to zestawienie zbiorcze pokazujące dla każdego z pracowników różnicę między pobranymi zaliczkami a fakturami opłaconymi z własnej gotówki, które na bieżąco (np. raz w tygodniu) powinno być podstawą do zapłaty tej różnicy (firma zwraca przelewem pieniądze pracownikowi lub odwrotnie).
Jaka forma: lista transakcji przelewowych i faktur z widocznym tytułem, kwotą, datą i przede wszystkim podsumowaniem per pracownik.
Dla kogo: Dla księgowych oraz opcjonalnie dla szefów decydujących o tego typu rozliczeniach
III. Jak dostarczać raporty
Natura raportów operacyjnych jest taka, że używamy ich tylko wtedy gdy są dostępne od ręki. Słabo sprawdzają się rozwiązania gdzie tego typu raport trzeba „zamówić” w księgowości czy kadrach i odczekać swoje aż będzie gotowy. Dlatego pierwsza podpowiedź to raporty powinny być dostępne online. A w jaki sposób ten dostęp online zrealizować ?
- Pierwsze rozwiązanie to dostęp wprost do systemu, w którym prowadzone są księgi i w którym jednocześnie są zdefiniowane definicje raportów, które możesz wyświetlić gdy tego potrzebujesz. Takie rozwiązanie jest możliwe gdy księgowość jest prowadzona przez wewnętrzny dział księgowości lub zewnętrzne biuro księgowe pracuje zdalnie na systemie księgowym firmy
- Drugie rozwiązanie to dostęp online do systemu raportowego. Może to przybrać formę zarówno systemu, w którym uruchamiamy raporty, które w czasie rzeczywistym są tworzone z danych systemu księgowego lub formę repozytorium wcześniej przygotowanych raportów. Ważne aby raporty były dostępne od ręki.
- Kolejne rozwiązanie to synchronizacja danych pomiędzy dwoma modułami finansowymi tego samego systemu – rozwiązanie stosowane czasami we współpracy z biurami rachunkowymi. Polega ono na tym, że w firmie jest albo taki sam albo okrojony moduł finansowy / kadrowo-płacowy tego samego systemu i dane są cyklicznie (np. co noc lub co tydzień) przesyłane z systemu na którym pracują księgowi do systemu który jest w firmie. Oczywiście moduł w firmie powinien mieć skonfigurowane definicje raportów aby po synchronizacji można je uruchomić.
Dodaj komentarz